Valtionhallinnon operatiivisia HR-prosesseja kehitetään Yhtenäistämme HR-prosesseja -hankkeessa. Hanke on usean vuoden pituinen, ja kerroimme sen käynnistymisestä verkkosivuillamme vuonna 2024. Hankkeen käynnistymisen jälkeen olemme edistäneet monia asioita yhteistyössä asiakkaidemme kanssa. Tässä blogissa tarkastelen, mitä olemme saaneet aikaan tähän mennessä ja mihin etenemme seuraavaksi.

Yhteinen tavoite ohjaa tekemistä

Valtion yhteinen henkilöstöstrategia Työtä Suomen parhaaksi julkaistiin helmikuussa 2024. Strategian tavoitteena on parantaa johtamista ja tuottavuutta sekä yhtenäistää valtion organisaatioiden toimintakulttuuria. Ministeriöillä ja valtionhallinnon virastoilla on keskeinen rooli henkilöstöstrategian tavoitteiden toteuttamisessa. Palkeet vastaa strategian Yhtenäistämme HR-prosesseja -toimenpiteen toimeenpanosta.

Valtionhallinnon yhteinen tavoite HR-prosessien kehittämiseen on selkeä: hoidamme operatiiviset HR-tehtävät nykyistä yhtenäisemmin, kustannustehokkaammin ja uudistetuilla teknisillä välineillä. Tämän tavoitteen saavutamme tekemällä yhteistyötä ja etenemällä määrätietoisesti ja vaiheittain. Lähtötilanteet valtion eri organisaatioissa vaihtelevat, mutta suunta on kohti yhtenäisiä toimintamalleja

Yhteiskehittämällä kohti yhteisiä prosesseja

Alusta asti yksi hankkeen kantavista ajatuksista on ollut se, että tätä työtä tehdään yhdessä, yli organisaatiorajojen. Tämä on toteutunut hyvin. Olemme tarkastelleet HR-prosesseja vaihe kerrallaan yhteiskehittämisen mallilla. Kehitystyöhön on osallistunut laaja joukko valtion organisaatioita, ja se on näkynyt työn laadussa ja vaikuttavuudessa.

Tähän mennessä olemme käyneet läpi 12 kehitysjaksoa. Jokaisella kehitysjaksolla olemme kuvanneet nykyiset toimintatavat, tunnistaneet konkreettisia kehityskohteita ja rakentaneet näkymää valtionhallinnon yhteisiksi HR-prosesseiksi.

Tämä työ on luonut yhteisen suunnan, johon pohjautuen olemme voineet viedä kehityskohteita eteenpäin käytännön tasolla jo matkan varrella. Samalla on konkretisoitunut yksi hankkeen alkuperäisistä ajatuksista: emme rakenna yhteistä valmista mallia yksin Palkeissa, vaan löydämme toimivimmat ratkaisut yhdessä.

Keskittäminen tuottaa tuloksia

Yksi hankkeen tavoitteista on keskittää valtionhallinnon operatiiviset HR-tehtävät Palkeisiin. Tämä työ etenee suunnitellusti. Yhä useampi valtionhallinnon toimija hyödyntää jo Palkeiden laajoja HR-palveluja, ja palvelujen käyttö kasvaa sovittujen aikataulujen mukaisesti.

Kehityksen vaikutukset näkyvät jo: henkilöstöhallinnon tehtäviin käytetty työaika valtiolla on vähentynyt, HR-prosessien yhtenäisyys on vahvistunut ja edellytykset HR-prosessien jatkokehittämiselle ovat parantuneet. Yhteiset prosessit ja toimintamallit ovat edellytys sille, että teknologian mahdollisuuksia voidaan hyödyntää tehokkaasti koko valtion mittakaavassa.

Uudistamme tekniset välineet

Uudistamme valtion HR Master -järjestelmän ennen kuin nykyinen järjestelmä tulee elinkaarensa päähän. Näin turvaamme valtionhallinnon operatiivisten HR-prosessien jatkuvuuden – eli sen, että HR-asiat hoituvat jatkossakin ilman häiriöitä. Tämän muutoksen yhteydessä toteutamme myös siirtymän pilvipohjaisiin ratkaisuihin julkishallinnon linjausten mukaisesti.

Yhtenäiset prosessit antavat raamit sille, millaisia tarpeita valtiolla on niille teknisille välineille, joilla näitä asioita hoidetaan. Toisaalta tarkastelemme myös sitä, mitä mahdollisuuksia teknologia antaa yhteisten prosessien kehittämiseen entistä sujuvammiksi. Valtionhallinnon koko henkilöstölle teknisten välineiden uudistaminen näkyy konkreettisesti työvälineiden muutoksena: missä ja miten käsitellään esimerkiksi lomat ja poissaolot.

Yhteistyö on onnistumisen ydin

Valtion HR-prosessien yhtenäistäminen on hanke, jossa yhteistyö on onnistumisen edellytys. Niinpä on ollut ilahduttavaa nähdä, että yhteistyöstä on muodostunut myös vahvuus! Kehittämistyöhön on osallistunut organisaatioita ja asiantuntijoita laajasti koko valtionhallinnosta. Yhteistyö on näkynyt konkreettisesti aktiivisena osallistumisena kehitystyöhön, kokemusten ja osaamisen jakamisena sekä haluna tukea toisia muutoksessa ja oppia toisiltamme.

Hanke etenee kohti tavoitteiden saavuttamista. Tällä hetkellä olemme vaiheessa, jossa suunta on selkeä, ensimmäiset hyödyt ovat jo näkyvissä ja yhteinen tekemisen tapa on vakiintunut. Haluan lämpimästi kiittää kaikkia mukana olleita ja kannustaa huomaamaan, että tavoiteltu muutos saadaan aikaan, kun teemme sen yhdessä!

Yhtenäistämme HR-prosesseja -hanke on käynnistynyt vuonna 2023 esiselvityksillä ja jatkuu aina vuoteen 2030 saakka. Prosessi- ja toimintatapamuutosten lisäksi hanke tuo mukanaan järjestelmäuudistuksia. Julkishallinnon linjausten mukaisesti teemme siirtymää pilvipohjaisiin ratkaisuihin.

---

Blogin kirjoittaja

Katri toimii johtajana Yhtenäistämme HR-prosesseja -hankkeessa.

Katri Vermanne

Johtaja

Yhtenäistämme HR-prosesseja -hanke