Sisäministeriössä päätettiin alkaa hyödyntää Palkeiden tarjoamia HR-palveluja keväällä 2024, kun ministeriön HR-tehtävistä siirtyi henkilöitä uusiin tehtäviin. Käyttöönottoa oli suunniteltu jo pidemmän aikaa ja muutokset henkilöstössä tarjosivat luonnollisen hetken siirtää operatiivisia HR-tehtäviä Palkeisiin. ”Tilanne oli myös siinä mielessä hyvä, ja aika poikkeuksellinenkin, että pääsimme tarkastelemaan prosessejamme puhtaalta pöydältä”, kertoo sisäministeriön henkilöstö- ja hallintojohtaja Marja-Riitta Salokannel. ”Saimme selkeytettyä sekä niitä prosesseja, joita Palkeet nykyään tuottaa että niitä prosesseja, jotka jäivät meille virastoon tehtäviksi”, Marja-Riitta iloitsee.

Aktiivinen vuorovaikutus edistää sujuvaa käyttöönottoa

Sisäministeriön mukaan HR-tehtävien siirto Palkeisiin oli sujuvaa ja puhtaalta pöydältä aloittaminen helpotti sitä entisestään. ”Kannattaa miettiä hyvissä ajoin, millaisia toimintatapoja haluaa siirron myötä ottaa käyttöön, jotta vanhat toimintamallit eivät siirry vain mukana uusille tekijöille”, Marja-Riitta vinkkaa. ”Tärkeää on myös asiakkaan ja Palkeiden välisen vastuunjaon selventäminen etukäteen”, hän jatkaa. Ministeriössä koettiin HR-tehtävien siirron ja palvelujen toimivuuden kannalta erittäin hyödylliseksi myös viraston ominaispiirteiden taustoittaminen niille palkeetlaisille, jotka hoitavat viraston asioita.

Palkeiden näkökulmasta käyttöönotto tuli melko tiiviillä aikataululla, mutta sujui siihen nähden todella hyvin. ”Oli hienoa olla mukana ihan alusta asti. Tämä oli minulle ensimmäinen HRM-kokonaispalvelun käyttöönotto”, kertoo HRM-asiantuntija Katja Gröhn. Eniten aikataulupaineita tuotti tiedonsiirto ministeriön HR:stä Palkeisiin, mutta hyvällä yhteistyöllä tästäkin selvittiin. ”Kaikkea ei lyhyessä ajassa muistanut kysyä, vaan joitain asioita jouduimme selvittelemään jälkikäteen. Asiakkaalle on kuitenkin voinut koko ajan esittää kysymyksiä matalalla kynnyksellä, ja yhteistyö heidän kanssaan on ollut todella sujuvaa”, HRM-asiantuntija Jenna Laukkanen kiittelee. ”Käyttöönottoa helpotti toisaalta se, että myös asiakas uskalsi pyytää meitä kertomaan asioista selkeämmin, jos olimme liian syvällä prosessissa”, hän jatkaa.

Sekä Katja että Jenna kokevat antoisimmaksi asiaksi työssään yhteistyön asiakkaan kanssa, minkä vuoksi he alun perin lisäpalveluiden pariin hakeutuivatkin. ”Pääsemme kehittämään yhdessä viraston toimintaa. Jos huomaa kehityskohteita, niihin voi puuttua ja ehdottaa asiakkaalle erilaisia toimintamalleja”, Jenna kuvailee. ”Voimme ottaa vastuuta prosessien kehittämisestä asiakkaan HR:n puolesta”, Katja täydentää.

Ministeriön HR:n roolin kehittämistä ja monikanavaista palvelua

Palkeiden palvelujen käyttöönotto on vaikuttanut myös sisäministeriön HR-asiantuntijan tehtäviin, ja uusi henkilö rekrytoitiin uudistetulla tehtävänkuvalla ja vaativuustasolla. ”Olemme pystyneet kehittämään HR-asiantuntijamme tehtävänkuvaa kohti strategisempaa asiantuntijaroolia”, kuvailee johtava asiantuntija Hanne Huvila. ”Tehtävänkuva on nyt hyvin erilainen, kuin jos olisimme palkanneet uuden henkilön suoraan poistuneiden tilalle.” Ministeriössä on ollut tavoitteena, että HR toimisi johdon strategisena kumppanina, ja tätä ajattelua on nyt päästy pikkuhiljaa edistämään HR-perustehtävien siirryttyä Palkeisiin.

Yhtenä ajurina palvelun käyttöönotolle oli myös kustannustehokkuus. ”Luotamme siihen, että Palkeet pystyy tuottamaan nämä palvelut tehokkaasti”, sanoo Marja-Riitta. ”Rahallisen arvon lisäksi on huomioitava se, että palvelun saatavuus on nyt paremmin turvattuna, kun osaamista on muuallakin kuin meillä ministeriössä”, hän kiteyttää. Jatkuvuuden turvaamisen ohella erityisen hyväksi on koettu se, että palvelua on nyt sisäisille asiakkaille tarjolla aiempaa monikanavaisemmin. Käytettävissä ovat niin palvelupyynnöt, chat, puhelut kuin viraston oman HR:n apu. Tämä mahdollistaa sen, että asiakas pystyy asioimaan itselleen mieluisalla tavalla.

Ministeriössä tunnistetaan kuitenkin, että palvelun kustannustehokkuus on kiinni siitä, että Palkeet pystyy tulevaisuudessakin tarjoamaan osaavaa ja ammattitaitoista henkilöstöä tehtäviä hoitamaan. ”On jatkossa asiakkaan ja Palkeiden yhteinen intressi, että Palkeiden työnantajamielikuva pysyy hyvänä ja sinne saadaan houkuteltua parhaat osaajat”, pohtii Hanne.

Yhdessä kohti sujuvampia päästä päähän -prosesseja

Sisäministeriössä koetaan, että Palkeet voisi ottaa enemmänkin roolia asiakkaan prosessien kehittämisessä. Päästä päähän -prosesseja voitaisiin tarkastella yhteisesti entistä enemmän. ”Palkeille kertyy tietoa erilaisista tavoista järjestää prosesseja virastojen sisällä. Palkeilla olisi mahdollisuus kehittää tietotaitoaan ja auttaa asiakasvirastoja ideoimaan, miten asioita voisi tehdä eri tavalla”, pohtii Hanne. ”Toki asiakkaan täytyy vastavuoroisesti olla avoin kehitysehdotuksille”, hän jatkaa. Prosessien yhteinen kehittäminen onkin tällä strategiakaudella Palkeiden toiminnan ytimessä erityisesti Yhtenäistämme HR-prosesseja -hankkeen myötä.

HRM-kokonaispalvelu tuotetaan räätälöidysti asiakkaan kanssa sovitun vastuunjaon ja tehtäväsisällön mukaisesti. Saat asiantuntevaa, ajantasaista ja kustannustehokasta palvelua henkilöstöhallintoon ja palkanlaskentaan liittyvissä asioissa. Palvelun piirissä on tällä hetkellä 15 asiakasvirastoa ja yhteensä noin 6000 henkilötyövuotta.

Tämä uutinen on osa Asiakastarinat-juttusarjaamme.