Luonnonvarakeskuksessa (Luke) tunnistettiin tarve kehittää projektitalouden ennustettavuutta ja tiedolla johtamista sekä keventää tilinpäätöksen työmäärää. Tavoitteen saavuttamiseksi Lukessa ryhdyttiin Palkeiden tuella automatisoimaan yhteisrahoitteisten projektien tuloutuksia. Ensimmäisenä automatisoitiin Suomen Akatemian projektit, mutta toteutusta on sittemmin laajennettu myös muiden rahoittajien projekteihin.

”Aiemmin projektit tuloutettiin maksatushakemusten tai tilinpäätöksen yhteydessä, mikä tarkoitti, että tulokertymä näkyi kirjanpidossa hyvin harvakseltaan. Käytännössä näimme vasta tilinpäätöksessä, miten edellinen vuosi oli mennyt”, kuvailee johtava asiantuntija Tiina Kituniemi. Automaattijaksotuksessa robotti tulouttaa tuottoja kuukausittain projekteille kertyneiden kustannusten perusteella. Tämä mahdollistaa sen, että tulojen kertymisestä ja projektien etenemisestä on koko ajan saatavilla ajantasainen tieto.

Automatisoinnin toinen keskeinen tavoite on vapauttaa työaikaa manuaalisista tehtävistä asiantuntijatyöhön ja yhdenmukaistaa käytäntöjä, kun laskenta tehdään samoilla säännöillä kaikille projekteille. Samalla virheiden määrä vähenee, kun inhimilliset näppäilyvirheet poistuvat. ”Olemme nähneet, että robotin laskelmat vastaavat erittäin tarkasti omiamme – erot ovat olleet senttitasolla. Joitakin satunnaisia koodivirheitä on ilmennyt, mutta ne on pystytty korjaamaan nopeasti”, Tiina kuvailee.

Huolellinen määrittelytyö onnistumisen perustana

Automatisoinnin käyttöönotto vaati huolellista valmistelua, kuten nyky- ja tavoitetilan kuvaamista sekä tarkkoja määrittelyjä. Työ tehtiin yhdessä Palkeiden automatisointiasiantuntijoiden kanssa ja valmiita määrittelypohjia hyödyntäen. Myös Valtiokonttori otettiin jo varhaisessa vaiheessa mukaan tukemaan esimerkiksi tilirakenteeseen ja kirjanpidollisiin ratkaisuihin liittyvissä asioissa. ”Alussa robotiikkaan liittyviä vaatimuksia oli vaikea hahmottaa, mutta olemme oppineet paljon matkan varrella. Kehittämistyö on ollut mielekästä ja opettavaista, ja yhteistyö eri toimijoiden kanssa erittäin hyvää”, kiittelee Tiina.

Hyöty kasvaa vaiheittain

Lukessa koetaan, ettei projektien tuloutuksen automatisointi ole vielä merkittävästi muuttanut asiantuntijoiden päivittäistä arkea. Tällä hetkellä eletään muutosvaihetta, kun osa projekteista on automatisoinnin piirissä ja osa käsitellään vielä manuaalisesti. Vaikka käyttöönotot ovat vaatineet paljon työtä, Lukessa uskotaan, että se maksaa itsensä takaisin. ”Jos esimerkiksi puolet projekteista saadaan automatisoinnin piiriin, alkaa hyöty realisoitua merkittävästi”, Tiina sanoo. ”Suurin vaikutus näkyy tilinpäätöksessä: mitä enemmän automatisointeja saadaan käyttöön, sitä helpommaksi tilinpäätös muuttuu”, hän jatkaa.

Lukesta kannustetaan muitakin organisaatioita, erityisesti paljon projekteja hallinnoivia tutkimuslaitoksia, lähtemään rohkeasti mukaan kehitystyöhön. ”Itsekin ehkä alkuun vähän jännitin, että kuinka ison palan olemme haukkaamassa. Tämä on kuitenkin ollut mukavaa ja palkitsevaa työtä, ja tulokset ovat näkyneet nopeasti”, Tiina kiteyttää.

Tämä uutinen on osa Asiakastarinat-juttusarjaamme.