Palkeet ja Väylävirasto toteuttivat syksyllä 2023 yhteistyössä prosessikävelyn Tarpeesta maksuun -prosessin kehittämiseksi. ”Haimme prosessikävelyyn vapaaehtoisia talouspalvelujen kevättiedotteella 2023 ja Väylävirasto ilmoittautui heti mukaan”, kertoo hankintojen ja menojen käsittelyn palvelukoordinaattori Pirre Puuppo. ”Prosessikävely koostui kahdesta tapaamiskerrasta, joiden aikana käytiin yhteisiä keskusteluja prosessin kulusta. Molemmat osapuolet pääsivät kertomaan, millä tavoin tietty prosessin vaihe työllistää omassa organisaatiossa”, Pirre jatkaa.

Yhteistyö oli ollut tiivistä jo ennen prosessikävelyäkin, minkä ansiosta myös kehittämistyötä lähdettiin luontevasti tekemään yhdessä. ”Tarve yhteiselle kehittämiselle syntyi myös siitä, että meistä tuntui, ettemme täysin tiedä mitä – ja miten – Palkeet tekee prosessin eri vaiheissa. Välillä vaikutti myös siltä, ettei Palkeilla ollut riittävää ymmärrystä Väylän erikoispiirteistä ja toimintatavoista”, pohtii talousasiantuntija Vilma Falkenberg Väylävirastosta. ”Toki molemmilla organisaatioilla oli myös vahva halu kehittää yhteistyötä ja edistää prosessin sujuvuutta”, Vilma kertoo.

Yhteistä ymmärrystä kirkastamassa

Prosessikävely oli molemmille osallistujille positiivinen kokemus, jonka aikana opittiin paljon toisen organisaation toiminnasta. Kehitystyön aikana tunnistettiin hyviä käytänteitä, joiden mukaan voidaan toimia tehokkaasti jatkossakin, mutta myös kehityskohteita. ”Mitään sellaisia haasteita emme kuitenkaan tunnistaneet, joihin emme pystyisi yhteistyöllä ja kehittämisellä vaikuttamaan”, iloitsee Pirre.

Väylävirasto sai prosessikävelystä uusia näkökulmia sisäistenkin toimintatapojen tarkasteluun. ”Olemme saaneet jo joitakin toimintatapojamme muutettua niin, että ne sopivat paremmin kokonaisprosessiin myös Palkeiden näkökulmasta. Tapaamisten jälkeen jäi myös tunne, että meidän erityispiirteitämme ja toimintatapojamme ymmärretään nyt Palkeissa entistä paremmin”, Vilma kertoo.

Konkreettisten toimintatapamuutosten lisäksi prosessikävelystä oli hyötyä yhteistyön tehostamisessa ja kommunikaation parantamisessa. ”Joskus asioista saatetaan puhua hieman eri termeillä. Yhdessä tekemisen myötä tuli selkeämmäksi, mitä toinen organisaatio milloinkin tietyllä termillä tarkoittaa”, Vilma pohtii.

Uusia näkökulmia ja hyviä kokemuksia kehittämistyöhön

Väylävirastosta suositellaan prosessikävelyitä myös muille kehitystyön kanssa painiville virastoille. ”Prosessikävelyn avulla ymmärrys toisen organisaation toimintatavoista kasvaa, mutta siitä saa uusia näkökulmia myös oman toiminnan kehittämiseen, mikä oli meille se suurin anti. Lisäksi hyvistä kokemuksista on helppo ammentaa myös muuhun kehitystyöhön”, Vilma vinkkaa.

Palkeet tarjoaa kehittämisen tukea kaikkiin taloushallinnon prosesseihin. Prosessikävelyssä ei tarvitse käydä läpi koko prosessia, vaan kävelyn voi tehdä myös yksittäiselle prosessin osalle. Voit halutessasi kysyä lisää asiakkuuspäälliköltäsi tai hankintojen ja menojen käsittelyn palvelusta vastaavilta.

Prosessien päästä päähän -kehittäminen on Palkeiden strategian mukaista toimintaa, jolla tähdätään prosessien tehokkuuden ja toimivuuden lisäämiseen. Lisäksi prosessikävely tarjoaa tilaisuuden kasvattaa tuntemusta asiakkaan toiminnasta ja toisaalta lisätä asiakkaan tuntemusta Palkeiden toiminnasta.