Matkustamisen peruspalvelun ohella Palkeet tarjoaa asiakkailleen Matkapalvelua, Matka Plus -palvelua ja Maksukorttipalvelua. Yhtenäiset toimintatavat tuovat kustannustehokkuutta ja matkahallinnon keskittämisen myötä organisaatioissa vapautuu työaikaa muihin tehtäviin.

Rikosseuraamuslaitoksessa (RISE) ja Maanmittauslaitoksessa (MML) päädyttiin tarkastelemaan matkahallinnon järjestämistä uudella tavalla, kun omat resurssit vähenivät eläköitymisten myötä. Erityisasiantuntija ja tiimivastaava Inka Alaspää RISE:sta kertoo, että noin 2700 työntekijän organisaatiossa otettiin käyttöön Matka Plus- ja Maksukortti-palvelut matkahallintoa helpottamaan. Myös 1780 työntekijän MML:ssa haluttiin vastuualuepäällikkö Päivi Kekin mukaan matkustamisen arkeen apua ja päädyttiin käyttämään Maksukortti-palvelua.

Asiakkaiden työ sujuvoituu, kun matkahallinnon rutiinit ja maksuaikakorttien hallinnointi hoidetaan Palkeissa. ”Neuvomme matkustajia asiakasvirastojen omien matkustusohjeiden ja valtion matkustussäännön mukaisesti. Tuemme myös M2-järjestelmän ja matkatoimistoportaalin käytössä. Teemme kuukausittain henkilökohtaista kierronvalvontaa avoimista ostotapahtumista ja keskeneräisistä matkalaskuista”, kertoo ryhmäpäällikkö Jenna Punkkinen Palkeista. ”Opastamme matkustajille toimintatavat matkan eri vaiheissa, voimme tehdä matkavarauksia ja laatia matkasuunnitelmat Palkeiden varaamiin matkoihin. Auton vuokrauskin onnistuu”, Jenna lisää. Lisäksi kortinhaltijat saavat Palkeista neuvontaa ja käytännön apua.

Käyttöönotoissa tehtiin tiivistä yhteistyötä

RISE:ssa Matka Plus -palvelun ja Maksukorttipalvelun käyttöönotto sujui hyvässä ja joustavassa yhteistyössä. Palkeiden kanssa yhdessä järjestetyt henkilöstön infotilaisuudet tukivat merkittävästi palvelujen omaksumista. ”Ennakkosuunnittelu ja valmistelu kuuluivat palvelujen käyttöönottoon, mutta matkan varrella pystyttiin ratkomaan tehokkaasti myös yllättävät tilanteet, kaikkia kanavia hyödyntäen”, sanoo Inka. Uuden Eurocard-maksuaikakortin käyttöönotossa automaatio tarjosi helpotusta ja toi selkeästi lisäarvoa. ”Kun korttien käyttöönottositoumukset saatiin robotin avulla lähetettyä reilulle tuhannelle vastaanottajalle, niin siinä säästyi monta työtuntia”, Inka toteaa.

Myös MML:ssa Maksukorttipalvelun käyttöönotto sujui hyvin. Suunnitteluvaiheessa oli tärkeää selkeyttää roolit ja vastuut asiakkaan ja Palkeiden välillä, jotta yhteistyö toimii saumattomasti. ”Erityisen arvokkaaksi koimme yhteistyön korttitoimittajan vaihtuessa. Asiat saatiin hoidettua tehokkaasti Palkeiden avulla”, Päivi kertoo. Hän antaa vinkin myös käyttöönoton dokumenttien hallintaan: ”On hyvä pohtia, miten tiedot säilytetään ja arkistoidaan – se auttaa välttämään päällekkäisyyksiä ja hajautumista.”

Yhtenäiset prosessit tuovat sujuvuutta matkahallintoon

Matkahallinnon operatiivisten tehtävien keskittäminen Palkeisiin on koettu sekä RISE:ssa että MML:ssa hyväksi ratkaisuksi. ”RISE:ssa arki on helpottunut huomattavasti ammattikäyttäjän näkökulmasta. Palkeet tarjoaa yhtenäistä palvelua ja siellä on vahvat hartiat hoitaa sujuvasti monimutkaisetkin matkustuksen kysymykset”, sanoo Inka. Myös MML:ssa ollaan samoilla linjoilla. ”Esihenkilötkin ovat kiitollisia, kun käyttösitoumuslomakkeet, läpikäynnit kortinhaltijoiden kanssa ja muut kortin käyttöönoton rutiinit hoituvat Palkeissa. Näkemyksemme on, että meillä myös matkustajat ovat tyytyväisiä saamaansa palveluun ja tukeen matkustukseen liittyvissä kysymyksissä”, Päivi toteaa.

Palvelujen käyttökokemuksen kasvaessa Palkeet on saanut asiakkailta hyviä kehittämisehdotuksia. Inka mainitsee vinkiksi kehittämiseen käyttösitoumuslomakkeiden arkistoinnin Palkeissa. Päivin mukaan on hyvä jatkossakin kiinnittää huomiota siihen, että toimintatavat ovat yhtenäisiä ja panostaa edelleen myös digitaaliseen kehittämiseen manuaalisen työn vähentämiseksi.

”Haluamme Palkeissa kehittää matkustamisen palveluja kokonaisvaltaisesti, jotta ne tekisivät aidosti asiakkaidemme matkustukseen liittyvästä arjesta helppoa”, sanoo Jenna. Kehittämistyötä tehdään asiakkaiden kanssa yhdessä. ”Meneillään olevaan valtionhallinnon HR-prosessien yhtenäistämisen hankkeeseen sisältyy myös matkustamisen kehitysjaksoja, joihin asiakkaat pääsevät mukaan tuomaan esiin kehitystarpeita ja jakamaan parhaita käytäntöjään”, Jenna kertoo.

Tutustu myös Yhtenäistämme HR-prosesseja -hankkeeseen.

Matkapalvelun, Matka Plus -palvelun sekä Maksukorttipalvelun käyttöönotto ja sisältö suunnitellaan asiakkaan kanssa yhdessä, organisaation erityispiirteet huomioiden.

Palkeet järjestää kuukausittaiset perehdytystilaisuudet uusille työntekijöille ja harvoin matkustaville.

Palveluissa on nopeat toimitusajat ja palvelua saa useiden kanavien kautta.

Tämä uutinen on osa Asiakastarinat-juttusarjaamme.