Palkeiden Henkilöstötutkimuspalvelu tarjoaa työkaluja työhyvinvoinnin ja työyhteisön kehittämisen kokonaisuuteen, näiden mittaamiseen sekä raportointiin. Tarjolla on erilaisia henkilöstötutkimuksia, jotka asiakas voi toteuttaa joko itsenäisesti tai Palkeiden tukemana.

Poliisi ja oikeusministeriö ovat ottaneet palvelun käyttöön hieman eri tavoilla, mutta kummassakin virastossa kokemukset ovat olleet myönteisiä.

Kaksi erilaista toteutustapaa, sama tavoite

Valtion yhteinen henkilöstötutkimus HenkilöstöBaro tarjoaa valtion työnantajille työvälineen strategiseen johtamiseen. Tutkimuksella kerätään henkilöstöltä nimetöntä palautetta eri teemoista johdon ja esihenkilöiden HR-tiedolla johtamisen tueksi. Asiakas voi tilata tutkimuksen toteutuksen Palkeilta Tutka-järjestelmällä, teettää kyselyn itse tai valitsemansa toteuttajakumppanin kanssa.

Poliisihallituksella ja sen alaisilla poliisiyksiköillä on aiemmin ollut käytössä oma henkilöstöbarometri, joka sisälsi kysymyksiä myös aiemmasta VMBarosta. VMBaron uudistaminen HenkilöstöBaroksi herätti Poliisihallituksessa kiinnostusta, ja myös sitä ohjaava sisäministeriö kannusti tutkimuksen käyttöönotossa. ”HenkilöstöBaro on kattava ja silti kompakti vastata sekä saimme mukaan myös toivomamme teemat työkyvystä ja työturvallisuudesta”, sanoo Poliisihallituksessa henkilökierrolla oleva ylikomisario, henkilöstöpäällikkö Heidi Toivio. 

Erityisasiantuntija Sari Roivaisella oikeusministeriöstäon kokemusta HenkilöstöBaron ja Tutka-järjestelmän pääkäyttäjätehtävistä sekä oikeusministeriössä että aiemmassa työpaikassaan Valtorissa. Valtori osallistui aiemmin Tutka-järjestelmän pilotointiin, joten Sari on päässyt myös seuraamaan järjestelmän kehitystä.

Sarin mukaan HenkilöstöBaron käyttö oikeusministeriössä oli luonnollinen jatko aiemman VMBaron jälkeen. Esihenkilöiden rooli kyselyn vastausten analysoinnissa on aiempaa suurempi. Aikaisemmin HR on koostanut raportit valmiiksi esihenkilöille, mutta nykyään he tarkastelevat raportteja suoraan järjestelmästä. ”HenkilöstöBaron sisältöuudistus oli onnistunut”, sanoo Sari. ”Tutka-järjestelmän kehityskaaren taas huomasi selvästi syksyn 2022, jolloin järjestelmää pilotoitiin, ja tammikuun 2025 välillä”, hän jatkaa.

Tukea ja kustannustehokkuutta laajoihin kyselyihin

Henkilöstötutkimuspalvelu tarjoaa asiakkaan käyttöön valmiit tutkimusmallit ja valmisraportit, perehdytysmateriaalia ja Palkeiden tukipalvelun. Erikseen sovittaessa Palkeilta voi ostaa myös tutkimusten ja asiakaskohtaisten raporttien toteutuksen.

Oikeusministeriössä HenkilöstöBaro toteutettiin Tutka-järjestelmällä kahden pääkäyttäjän voimin Palkeiden tuella. ”Tutka on verrattain helppokäyttöinen järjestelmä, mutta olemme aina tarvittaessa saaneet apua Palkeista”, Sari sanoo.

Poliisi puolestaan päätyi hankkimaan Palkeilta kokonaispalvelun, joka osoittautui kustannustehokkaaksi ratkaisuksi suuren organisaation tarpeisiin.

Poliisihallituksessa tehtiin kustannuslaskelmia ja todettiin, että Henkilöstötutkimuspalvelu kannattaisi ottaa Palkeista kokonaispalveluna. Noin 11 000 henkilön organisaatio on iso ja se koostuu useasta eri yksiköstä. ”Laskimme, että meillä pitäisi olla joka poliisiyksikössä pääkäyttäjä ja hänelle varahenkilö. Totesimme, että kokonaispalvelun hankkiminen Palkeista olisi kustannustehokkainta”, Heidi toteaa. ”Meillä olisi mennyt kyselyn tekniikan hallintaan työaikaa, ja kun kysely tehdään poliisilaitoksilla vain joka toinen vuosi, asiantuntijoille ei ehtisi kertyä rutiinia sen toteuttamiseen. Tutkan ja HenkilöstöBaron käyttöönottovaiheessa HR-ammattilaisemme keskittyivät ensin organisaatiorakenteen ylläpitoon ja viestinnän ammattilaisten kanssa HenkilöstöBarosta tiedottamiseen. Tulosten valmistumisen jälkeen poliisiyksiköiden HR-ammattilaiset ovat saaneet keskittyä tukemaan esihenkilöitä ja johtoa tulosten raportoinnissa ja analysoinnissa sekä jatkotoimenpiteiden suunnittelussa. Tämäkin puolsi palvelun hankkimista Palkeista”, Heidi jatkaa.

Poliisissa tulosten käsittely ja kehittämiskohteiden pohdinta nivotaan tavoite- ja kehityskeskustelujen ryhmäkeskusteluosuuteen.

Tietosuoja, anonymiteetti ja huolellinen suunnittelu keskiössä

Poliisissa päädyttiin käyttämään kyselyssä organisaatiorakennetta, joka ei ulotu ryhmätasolle saakka. ”Totesimme meillä olevan niin paljon ja eri kokoisia ryhmiä, että on mielekkäämpää koota organisaatiorakenne suurempiin yksiköihin, jotta vastauksia saatiin laajemmin ja myös anonymiteetti varmistaen”, kertoo Heidi.

Heidin mukaan Palkeissa otettiin huomioon hyvin poliisin kyselyn aikataulu, jotta Palkeiden asiantuntija oli tarvittaessa käytössä ja ongelmatilanteissa saatiin apua ripeästi. Palkeiden asiantuntija järjesti myös heille räätälöityjä tilaisuuksia, joissa käytiin läpi esiin tulleita kysymyksiä.

Sarin mukaan oikeusministeriössä on oltu uudistettuun kyselyyn tyytyväisiä. Henkilöstöltä on tullut jonkin verran kysymyksiä kyselyn anonymiteettiin liittyen, mutta ei normaalia enempää. Tutka-järjestelmän raportointi saa Sarilta kiitosta. ”Meille pääkäyttäjille Tutka-järjestelmä on ollut alun haasteiden jälkeen helppo käyttää. Esimerkiksi tietojen vienti Excel-muotoon on helppoa ja raportit ovat selkeitä”, hän kertoo. Pääkäyttäjät ovat myös tukeneet ministeriön esihenkilöitä raportoinnissa ja tulosten tulkinnassa. Kehitysehdotuksena hän mainitsee tekoälyn hyödyntämismahdollisuuden avovastausten analysoinnissa erityisesti suurissa organisaatioissa.

”Käyttöönottovaiheessa kannattaa varata aikaa tietosuoja- ja tietoturva-arviointeihin sekä aikaa kyselyn sisällön määrittelyyn”, Heidi vinkkaa lopuksi. Tietosuojan varmistamiseksi poliisissa HenkilöstöBaron valmiit avokysymykset käsitellään tavoite- ja kehityskeskustelujen ryhmäkeskusteluissa. 

Tutustu myös Yhtenäistämme HR-prosesseja -hankkeeseen.

Palkeiden Henkilöstötutkimuspalvelun avulla asiakas voi toteuttaa erilaisia henkilöstötutkimuksia itsenäisesti tai Palkeiden tuottamana. Palveluun kuuluu HenkilöstöBaro, LähtöBaro, EsihenkilöBaro, SeurantaBarot sekä erilaiset pulssi- ja fiiliskyselyt.

Tämä uutinen on osa Asiakastarinat-juttusarjaamme.