Valtion ulkopuoliset palkkionsaajat ja matkustajat pystyvät laskuttamaan toimeksiantaneelta valtion virastolta sovitut palkkiot sekä kulu- ja matkakustannukset ePalkkio ja matka -palvelun kautta.

Aiemmin paperisena ja sähköpostilla virastoille toimitettujen palkkiolaskujen kierrättäminen oli aikaa vievää ja vaati paljon manuaalista työtä. Taloussuunnittelija Marja Myllymäen mukaan digitaalinen ja automatisoitu palvelu on tuonut kaivattua tehokkuutta palkkiolaskujen käsittelyyn Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksessa (THL).

Toimintatapa otettiin hyvin vastaan

THL oli mukana jo vuonna 2022 palvelun pilotoinnissa. Käyttöönottovaiheessa THL:ssä perehdytettiin asiantuntijat Herkkä-järjestelmään, jolla palkkiot käsitellään. ”Jalkauduimme osastoille opastamaan ihan käytännössä, mitä järjestelmässä tehdään ja miten lasku siellä etenee. Tämä koettiin meillä hyväksi tavaksi oppia uusi toimintatapa, jonka asiantuntijat ottivat hyvin vastaan – oman työnsä tehostajaksi”, kertoo Marja. ”Teimme alussa myös omat hyvät kirjalliset ohjeet palkkionsaajalle ja henkilökunnalle, Palkeiden ohjetta täydentämään. Näin päästiin hyvin alkuun”, hän jatkaa. Kun palkkionsaajan kanssa luodaan palkkiosopimus, se toimii myös toimeksiantosopimuksena työlle, jonka perusteella palkkionsaaja voi tehdä laskun. ”Sopimus tukee meillä THL:ssä myös laskujen asiatarkastusta, ja saamme siitä kaiken oleellisen tiedon palkkiolaskujen käsittelyyn ja seurantaan”, Marja sanoo.

THL:n uudet palkkionsaajat on voitu suoraan ohjata ePalkkion käyttöön. ”Palvelusta löytyy palkkionsaajille tarvittaessa yhteystiedot ja Palkeista saa asiantuntevaa apua kysymyksissä. Palautetta ongelmista ei meille ole tullut”, Marja kertoo.

Palkkiolaskuja käsitellään tehokkaasti ja turvallisesti

ePalkkio- ja matka -lomakkeelle laskuttajat pääsevät Palkeiden verkkosivuilta Valtion ulkopuoliset palkkionsaajat ja matkustajat -osiosta. Lomakkeelle tunnistaudutaan Suomi.fi-palvelun kautta. Vahvan tunnistautumisen ansiosta laskujen tekeminen on turvallista.

Saapuneiden laskujen hyväksyntäkierto hoituu Herkkä-järjestelmässä. Hyväksyttyjen laskujen tallennustyön hoitaa robotti ja muun muassa palkkionsaajan verokortti haetaan järjestelmään automaattisesti Verohallinnon palvelusta. ”Automatiikkaa hyödyntävä palkkajärjestelmämme sujuvoittaa virastojen palkkiolaskujen käsittelyn prosessia”, kertoo palvelukoordinaattori Piia Judin. ”Asiakasvirastojemme työhön tuo sujuvuutta myös se, että kierrossa olevaa palkkiolaskua pääsee tarvittaessa tarkastelemaan matkan varrella ja laskut myös arkistoituvat automaattisesti”, Piia jatkaa.

Yhteistyössä asiakkaiden kanssa tehtäviä uusia käyttöönottoja ePalkkio ja matka -palvelulle on pari kertaa vuodessa ja lisäksi käyttöönottoja ja esittelyjä järjestetään tarvittaessa kysynnän mukaan. Tavoitteena Palkeissa on, että valtiolla suurin osa palkkiolaskuista tullaan käsittelemään digitaalisen palvelun kautta.

Vuonna 2024 THL:ää ePalkkiolla laskuttavia oli 256 kappaletta, joista säännöllisesti palkkioita laskuttavien osuus oli 3 %. Laskuttajat ovat THL:n arvion mukaan olleet tyytyväisiä ePalkkio ja matka -palveluun. ”Vaikka suurin osa laskuttajista on kertaluontoisia, meille on tullut palkkionsaajilta vain yksittäisiä kysymyksiä”, mainitsee Marja.

THL:ssä on neljä palkkiolaskujen käsittelijää, jotka ovat kokeneet käsittelyn ePalkkion ja Herkän myötä helpoksi ja sujuvaksi. Etätyön yleistyttyä entinen käytäntö paperi- ja sähköpostin kierrättämisineen olisikin varsin hankala. Hinta ePalkkio-laskulle on virastolle manuaalista tapaa edullisempi. ”Palkkiolaskujen käsittely Herkkä-järjestelmässä ePalkkiona on huomattavasti nopeampaa, joten työaikaa säästyy paljon. ePalkkio on hyvin kustannustehokas ja kokemuksemme siitä ovat olleet pääsääntöisesti todella positiivisia. Suosittelen ehdottomasti virastoille palvelun käyttöönottoa”, toteaa Marja.

Palkeiden digitaalinen ePalkkio- ja matka -palvelu on ollut käytössä syksystä 2022 alkaen. Palvelua käyttää tällä hetkellä reilut 30 asiakasta.

Vuonna 2024 palkkioita laskutettiin ePalkkiolla yhteensä 8000 kappaletta. Tämä on 29 % kaikista palkkiolaskuista, jotka voitaisiin hoitaa ePalkkiota hyödyntäen.

Käyttöönottoja tehdään keväällä ja syksyllä ja lisäksi tarpeen mukaan.

Tämä uutinen on osa Asiakastarinat-juttusarjaamme.