Tietosuoja

Sivuston käyttö ja tietosuojalauseke

Käyttäjä hyväksyy tämän tietosuojalausekkeen ehdot käyttämällä www.palkeet.fi-verkkosivuja.

Mitä tietoja käyttäjästä kerätään?

Keräämme käyttäjästä tarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja, mikäli käyttäjä itse antaa näitä tietoja palautelomakkeella.

Annetut henkilötiedot välitetään verkkosivuilla olevan palautelomakkeen välityksellä Palkeiden sähköpostiosoitteeseen, henkilötietoja ei tallenneta verkkosivuille. Käyttäjän antamat tai henkilökohtaisesti tunnistavat tiedot näkyvät palautelomakkeella. Yksilöityjä tietoja voivat olla esim. henkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, mahdollinen viestin sisältö, viestin lähetysaika ja päivämäärä.

Lisäksi verkkosivuilla kerätään anonyymejä tietoja verkkoanalytiikkaa varten evästeettömällä Snoobi Analytics -palvelulla.

Mihin tietoja käytetään ja miten niitä säilytetään?

Käsittelemme kerättyjä tietoja palvelun kehittämiseen ja mahdollisten väärinkäytösten havainnointiin ja estämiseen. Palautelomaketiedot säilytetään tarpeellisen ajan Palkeiden sähköpostilaatikossa.

Säilytämme käyttäjän yksilöityjä tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen, voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Snoobi Analytics -palvelulla kerätyt anonyymit tiedot säilytetään Snoobi Analytics -työkalussa. Snoobi Analyticsin keräämät, tallentamat ja analysoimat tiedot eivät sisällä henkilön tunnistamisen mahdollistavia tietoja. Lisäksi Snoobi hallinnoi näitä tietoja tietosuojakäytäntönsä mukaisesti. Lisätietoja on Snoobi Analyticsin verkkosivuilla.

Tietojen käsittely ja luovutus kolmansille osapuolille

Tietojen käsittely tapahtuu Palkeiden työntekijöiden toimesta, henkilötietojen käsittelyä ohjaavan lainsäädännön mukaisesti. Palkeet pidättää oikeuden ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään henkilötietojen käsittelyä ohjaavan lainsäädännön mukaisesti.

Palkeet ei siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Emme myy, vuokraa tai luovuta käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille. Voimme kuitenkin luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

Evästeiden käyttö

Käytämme sivustollamme evästeitä kerätäksemme ja analysoidaksemme sivuston suorituskykyä ja käyttöä. Sivusto lähettää evästeen Snoobi Analytics -palveluun, jotta kävijöiden ja vierailujen määrä voidaan selvittää. Sivujen käytöstä tilastoidaan käyttäjämäärä, käyttömaa, käyttöaika ja käytetty selain.

Googlen reCAPTCHA-evästeitä käytetään sivustollamme lomakkeiden lähettämistä varten.

Oikeus tietojen tarkastukseen sekä evästeiden käytön estäminen

Käyttäjällä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Käyttäjä voi tarkastaa henkilötietonsa ottamalla yhteyttä Palkeisiin (kirjaamo@palkeet.fi). Tarkistusoikeus on voimassaolevan lainsäädännön mukainen.

Käyttäjällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia selainvalmistajan ohjeiden mukaisesti sekä tyhjentää mahdolliset evästeet selaimen välimuistista. Evästeiden tyhjentäminen ei lopeta mahdollista tiedon keruuta.

Miksi käsittelemme tietojasi?

Tietojasi tallennetaan asiakaspalvelun toimivuuden ja sujuvuuden todentamiseksi, sekä koulutuskäyttöön asiakaspalvelun parantamiseksi. Kerromme sinulle puhelun alussa, mikäli puhelu tallennetaan. Puhelutallenteen lisäksi tallennetaan muistiinpanoja palvelutapahtumaan liittyen. Koulutuskäyttöä varten käytetyt henkilötiedot anonymisoidaan kohtuullisin keinoin.

Mitä tietoja tallennamme?

Puhelutallenteeseen ja mahdollisiin muistiinpanoihin tallennetaan ja niissä käsitellään niitä henkilötietoja, jotka meille ilmoitat, ja jotka ovat tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi asiakkaan tunnistamiseen, palkanmaksuun ja laskutukseen liittyvät tiedot. Rekisteriin tallentuu puhelutallenteen lisäksi puheluajankohta, kesto, soittajan ja vastaajan puhelinnumero, asian käsittelyä varten tarvittavat tiedot sekä asiakaspalvelijan nimi.

Emme siirrä henkilötietojasi eteenpäin

Lähtökohtaisesti emme luovuta tietojasi eteenpäin. Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa tai rekisterinpitäjän suostumuksella. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tuhoamme puheluun liittyvät tiedot 31 vuorokauden kuluttua

Rekisterin tietoja säilytetään 31 vuorokautta, jonka jälkeen ne poistetaan.

Suojaamme henkilötietojesi käsittelyä mm. seuraavin keinoin

Kaikista aineistoa käsittelevistä henkilöistä on tehty suojelupoliisin toimesta vähintään perusmuotoinen turvallisuusselvitys. Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.

Mahdollisuus omien tietojen tarkastukseen

Sinulla on mahdollisuus tarkastaa oman puhelusi tiedot toimittamalla pyyntö rekisterinpitäjälle. Puhelintallenteen kuunteleminen tapahtuu rekisterinpitäjän työvälineillä ja valvomana. Jäljennös puhelutallenteista voidaan myös toimittaa sinulle kirjallisessa muodossa litteroituna.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että henkilötietojasi käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet
PL 49, 80101 Joensuu, puhelinvaihde 0295562000

Rekisterinpitäjän edustaja Juha Pennanen, sähköposti: juha.pennanen@palkeet.fi
Tietosuojavastaava, sähköposti: tietosuojavastaava@palkeet.fi

Rekisterin nimi

Palkeiden asiakastiedotteiden ja sidosryhmäuutiskirjeen tilaajarekisteri

Rekisterinpitäjä

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet), Kauppakatu 40, 80100 Joensuu
Puhelinvaihde: 02955 62000
Rekisterinpitäjän edustaja: Anna Kelho, anna.kelho@palkeet.fi
Tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@palkeet.fi

Käsittelyn tarkoitus

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon asiakastiedotteiden ja sidosryhmäuutiskirjeen
lähettämiseen tarkoitettujen henkilötietojen hallinnointi. Asiakastiedotteiden lähettämiseen
liittyvien henkilötietojen käsittely on tarpeen lainsäädännön velvoittaman asiakkuuden
täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröidyn työnantaja on osapuolena. Käsittely perustuu
tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artikla c alakohtaan, jonka mukaan käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (Laki Valtion talous- ja
henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta 8.2.2019/179 1 §, 2 §).

Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

• palvelun toteuttaminen
• kutsut asiakastapahtumiin
• asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen.

Sidosryhmäuutiskirjeen henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus, jonka hän antaa tilatessaan uutiskirjeen (tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artikla a).

Rekisteröidyllä on mahdollisuus perua suostumus peruuttamalla uutiskirjeen tilaus. Tällöin
henkilötietojen käsittely lopetetaan ja rekisteröidyn henkilötiedot poistetaan kuten kohdassa ”Eri tietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat” on kuvattu.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Asiakastiedottamiseen liittyen rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• arvo tai työrooli.

Palkeiden sidosryhmäuutiskirjeen Palkeiden verkkosivujen kautta (www.palkeet.fi) tilanneiden sähköpostituslista. Etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, asiakasvirasto (mikäli asiakas), tilaajarooli (taloushallinto ja/tai henkilöstöhallinto).

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan

Erillisellä sopimuksella on sovittu Palkeiden roolista rekisterinpitäjänä ja Koodiviidakko oy:n
roolista Henkilötietojen käsittelijänä. Koodiviidakko oy käsittelee Henkilötietoja Palkeiden
puolesta ja lukuun tuottaessaan asiakas- ja sidosryhmäuutiskirjeiden lähettämää palvelua.

Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja
sallimissa rajoissa. Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus tai Koodiviidakko eivät voi luovuttaa uutiskirjeen tilaajarekisterin tietoja muille osapuolille markkinointi- tai muihin tarkoituksiin. Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus vastaa rekisterinpitäjänä henkilötietojen asetuksenmukaisesta käsittelystä.

Henkilötietojen siirtäminen kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Eri tietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat

Palkeiden asiakas- ja sidosryhmäuutiskirjeen tilaajarekisterin sisältämien henkilötietojen
käsittely alkaa tilatessa ja henkilötietojen käsittely asiakas- ja sidosryhmäuutiskirjeiden
hallinnointiin päättyy välittömästi tilaajan peruttua uutiskirjeen. Uutiskirjeen peruuttaneiden
henkilötiedot poistuvat järjestelmästä 6 kuukauden välein.

Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Aineistoa käsitellään ainoastaan digitaalisessa muodossa. Asiakas- ja sidosryhmätietoja sisältämän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä tietoja. Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti Suomessa. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.

Tietolähteet silloin kun tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä

Asiakastiedottamista varten yhdistetään asiakkaan antamat yhteystiedot sekä työrooli ja
palvelusopimuksesta asiakkaan käytössä olevat palvelut ja järjestelmät. Sidosryhmäuutiskirjeen ainoana tietolähteenä toimii rekisteröity itse.

Oikeutesi rekisteröitynä

Sidosryhmäuutiskirjeen liittyvien henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseen, sinulla on oikeus:

• saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
• saada pääsy tietoihin
• tietojen oikaisemiseen
• tietojen poistamiseen
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• saada tieto henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoitusta koskevista ilmoituksista
• lisäksi sinulla oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojasääntelyä.
  Tietosuojavaltuutetun toimisto.
  Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
  Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
  Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
  Puhelinvaihde: 029 566 6700
  Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777

Asiakastiedottamiseen liittyen sinulla on edellä mainitut oikeudet, lukuun ottamatta:

• Oikeutta tietojesi poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”).
• Oikeutta siirtää tietojasi järjestelmästä toiseen.

Käsittelyn perustuessa rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen Yleisen
tietosuoja-asetuksen artikla 17 ja 20 mukaan kahta edellä mainittua rekisteröidyn oikeutta ei
sovelleta.

Rekisterinpitäjä

Valtion virasto, johon olet tekemässä palkkio- tai matkalaskua, toimii tämän palvelun
yhteisrekisterinpitäjänä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen kanssa.
Yhteisrekisterinpitoon liittyvät vastuut on määritelty Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon
palvelukeskuksesta annetussa laissa, sen mukaan:

• Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) vastaa tehtävien ja
  palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta ja siihen
  liittyvistä asioista, mm. käytettävyydestä, tietojen eheydestä, suojaamisesta ja
  säilyttämisestä.
• Valtion virasto, johon olet tekemässä palkkio- tai matkalaskua, vastaa muista
  rekisterinpitäjälle kuuluvista vastuista kuten sinun informoimisestasi ja toimimme
  yhteyspisteenäsi, kun haluat käyttää rekisteröidylle kuuluvia oikeuksia, esimerkiksi oikaista tietojasi tai tietää mitä tietoja sinusta käsitellään.

Valtion viraston, johon olet tekemässä matka- tai kululaskua, tietosuojavastaavan ja
rekisterinpitäjän yhteystiedot löydät kyseisen viraston verkkosivuilta.

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen yhteystiedot löydät osoitteesta
www.palkeet.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus palveluissa

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (jäljempänä tässä tekstissä: Palkeet)
muille valtion virastoille ja laitoksille tuottamissa lakisääteisissä talous- ja henkilöstöhallinnon
palveluissa käsitellään henkilötietoja valtiohallinnon ulkopuolisten henkilöiden palkkioiden,
matkakustannusten, päivärahojen ja matkakorvausten käsittelyyn liittyen. Palkeet toimii
asiakasvirastojensa kanssa yhteisrekisterinpitäjinä. Valtion virasto, jolle olet tekemässä palkkio- tai matkalaskua, toimii toisena yhteisrekisterinpitäjänä palvelussa.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Palkeiden tuottamissa palveluissa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen (Laki Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta 8.2.2019/179 1 § 2, jonka mukaan palvelukeskuksen tehtävänä on tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja).

Valtion viraston, jolle olet tekemässä palkkio- tai matkalaskua, henkilötietojesi käsittelyperuste on myös lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (mm. Valtion virkaehtosopimuslaki 6.11.1970/664 § 2, Työehtosopimuslaki 7.6.1946/436, Laki valtion talousarviosta 13.5.1988/423 § 14, Asetus valtion talousarviosta 11.12.1992/1243 § 44).

Käsiteltäviin henkilötietoihin ei kohdisteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Käsiteltävät henkilötiedot

Tässä palvelussa käsitellään henkilötietojasi palkkio- tai matkalaskuihin liittyen. Käsiteltäviä tietoa ovat:

etunimet ja sukunimi, henkilötunnus, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, puhelinnumero, sähköpostiosoite, pankkitili, verotustiedot, palkkioon ja kuluun sekä matkaan liittyvät tiedot.

Palvelussa käytettävä tieto on peräisin tunnistautumiseen käytettävästä Suomi.fi palvelusta ja tähän palveluun syöttämistäsi tiedoista.

Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille. Maksatukseen liittyviä tietoja siirretään maksajan ja saajan pankkiin. Henkilölle maksetuista palkkioista ja korvauksista tehdään ilmoitus tulorekisteriin jokaisen maksatuksen jälkeen. Lisäksi tietoja luovutetaan Visma Enteriprise Oy:lle M2 Blue matka- ja kuluhallinnan palvelujärjestelmän ylläpitoon ja tukeen liittyvien palveluiden tuottamiseksi. Käsiteltäviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen käsittelyn tekniset ja organisatoriset turvatoimet

Palvelussa henkilötietoja käsittelevät ainoastaan Palkeiden ja Palkeiden asiakasvirastojen
henkilöstötietojen suojaustasoa vastaavassa ympäristössä, ja kaikista Palkeissa tietojen
käsittelyyn osallistuvista henkilöistä on tehty Suojelupoliisin toimesta vähintään perusmuotoinen turvallisuusselvitys. Tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella ja pääsy järjestelmiin perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti EU- tai ETA-alueella. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään lisäksi hallinnollisia kontrolleja.

Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, jossa määritellään kirjanpitoaineiston säilytysajat. Pääsääntöisesti säilytysaika on kuusi tai kymmenen vuotta. Niiden tietojen osalta, jota tallentuvat lomakepohjaan uudelleen käytettäväksi on poistoaika kuusi kuukautta.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyn oikeudet vaihtelevat henkilötietojen käsittelyperusteen mukaan. Koska tässä palvelussa henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen, kuvataan rekisteröidyn oikeudet tässä selosteessa kyseisen oikeusperusteen mukaisesti.

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Tietosuoja-asetuksen artiklan 12 mukaan henkilötietojen käsittelyn tulee olla läpinäkyvää ja
rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä. Tällä selosteella kuvataan palvelussa tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä.

Oikeus saada pääsy tietoihin (Oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot)

Tietosuoja-asetuksen artikla 15 mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus päästä tarkastelemaan omia henkilötietojaan. Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä kohtuullisessa ajassa vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään, tai että niitä ei käsitellä, ja jos henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy näihin henkilötietoihin.

Ellei rekisteröidyllä itsellään ole mahdollisuutta päästä tarkastelemaan käsiteltäviä henkilötietojaan, voi rekisteröity tehdä tarkastuspyynnön sille virastolle, jolle on tekemässä kulu- tai matkalaskua. Yhteystiedot löydät kyseisen viraston verkkosivuilta. Jos edellisestä rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut aikaa vähemmän kuin yksi vuosi, voi rekisterinpitäjä periä tietojen antamisesta aiheutuvan, hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun (artikla 12 [5]).

Oikeus tietojen oikaisuun

Tietosuoja-asetuksen artiklan 16 mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää
oikaisemaan ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset
henkilötiedot. Osoita oikaisupyyntö sille virastolle, johon olet tekemässä kulu- tai matkalaskua.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Tietosuoja-asetuksen artiklan 18 mukaan rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä
rajoittaa käsittelyä, jos:

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan
  ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
• rekisterinpitäjänä enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta
  rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai
  puolustamiseksi.

Mikäli rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, rajoitetaan niiden käsittelyä ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Rekisteröity osoittaa pyynnön perusteluineen rekisterinpitäjän edustajalle jolloin Palkeet rajoittaa henkilötietojen käsittelyä tietojärjestelmässä. Käsittelyä rajoitetaan estämällä henkilötietojen käyttö käyttöoikeuksia rajaamalla.

Ilmoitusvelvollisuus henkilötietojen oikaisusta, poistosta tai käsittelyn rajoittamisesta

Tietosuoja-asetuksen artiklan 19 mukaan rekisterinpitäjällä on ilmoitusvelvollisuus kaikista artikloiden 16 ja 18 perusteella tehdyistä henkilötietojen oikaisuista, poistoista tai käsittelyn rajoituksista jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu, paitsi jos tämä osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta vaivaa. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle näistä vastaanottajista, jos rekisteröity sitä pyytää. Rekisteröidyn halutessa tiedon vastaanottajista tulee hänen tehdä pyyntö rekisterinpitäjän edustajalle (virasto jolle olet tekemässä palkkio- tai kululaskua).

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Tietosuoja-asetuksen artiklan 22 mukaan rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi. Tässä palvelussa tämä rekisteröidyn oikeus toteutuu lähtökohtaisesti, koska käsiteltäviin henkilötietoihin ei kohdisteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi.

Yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 02956 66700
Faksi: 02956 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Rekisterinpitäjä

Valtion virasto, jolta saadulle laskulle olet täyttämässä maksuaikalomaketta, toimii tämän palvelun yhteisrekisterinpitäjänä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen kanssa. Yhteisrekisterinpitoon liittyvät vastuut on määritelty Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta annetussa laissa, sen mukaan:

• Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta ja siihen liittyvistä asioista, mm. käytettävyydestä, tietojen eheydestä, suojaamisesta ja säilyttämisestä.
• Valtion virasto, jonka laskulle haet maksuaikaa, vastaa muista rekisterinpitäjälle kuuluvista vastuista kuten sinun informoimisestasi ja toimii yhteyspisteenäsi, kun haluat käyttää rekisteröidylle kuuluvia oikeuksia, esimerkiksi oikaista tietojasi tai tietää mitä tietoja sinusta käsitellään.

Valtion viraston, jonka lähettämälle laskulle haet maksuaikaa, tietosuojavastaavan ja rekisterinpitäjän edustajan yhteystiedot löydät kyseisen viraston verkkosivuilta.

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen yhteystiedot löydät osoitteesta
www.palkeet.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus palveluissa

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (jäljempänä tässä tekstissä: Palkeet) muille valtion virastoille ja laitoksille tuottamissa lakisääteisissä talous- ja henkilöstöhallinnon palveluissa käsitellään henkilötietoja valtiohallinnon ulkopuolisten henkilöiden laskujen käsittelyyn liittyen. Käsiteltäviin henkilötietoihin ei kohdisteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Palkeiden tuottamissa palveluissa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen (Laki Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta 8.2.2019/179 1 § 2, jonka mukaan palvelukeskuksen tehtävänä on tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja).

Valtion viraston, jonka laskulle haet maksuaikaa, henkilötietojesi käsittelyperuste on myös lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (mm. Laki valtion talousarviosta 13.5.1988/423 § 14, Asetus valtion talousarviosta 11.12.1992/1243 § 44).

Käsiteltävät henkilötiedot

Tässä palvelussa käsitellään henkilötietojasi laskun käsittelyyn liittyen. Käsiteltäviä tietoa ovat:

Etunimet ja sukunimi, henkilötunnus, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sekä laskun tiedot.

Palvelussa käytettävä tieto on peräisin tunnistautumiseen käytettävästä Suomi.fi palvelusta ja tähän palveluun syöttämistäsi tiedoista.

Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille. Maksatukseen liittyviä tietoja siirretään maksajan ja saajan pankkiin. Käsiteltäviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen käsittelyn tekniset ja organisatoriset turvatoimet

Palvelussa henkilötietoja käsittelevät ainoastaan Palkeiden ja Palkeiden asiakasvirastojen henkilöstötietojen suojaustasoa vastaavassa ympäristössä, ja kaikista Palkeissa tietojen käsittelyyn osallistuvista henkilöistä on tehty Suojelupoliisin toimesta vähintään perusmuotoinen turvallisuusselvitys. Tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella ja pääsy järjestelmiin perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti EU- tai ETA-alueella. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään lisäksi hallinnollisia kontrolleja.

Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, jossa määritellään kirjanpitoaineiston säilytysajat. Pääsääntöisesti säilytysaika on kuusi tai kymmenen vuotta. Niiden tietojen osalta, jotka tallentuvat lomakepohjaan uudelleen käytettäväksi poistoaika on kuusi kuukautta.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyn oikeudet vaihtelevat henkilötietojen käsittelyperusteen mukaan. Koska tässä palvelussa henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen, kuvataan rekisteröidyn oikeudet tässä selosteessa kyseisen oikeusperusteen mukaisesti.

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Tietosuoja-asetuksen artiklan 12 mukaan henkilötietojen käsittelyn tulee olla läpinäkyvää ja
rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä. Tällä selosteella kuvataan palvelussa tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä.

Oikeus saada pääsy tietoihin (Oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot)

Tietosuoja-asetuksen artikla 15 mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus päästä tarkastelemaan omia henkilötietojaan. Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä kohtuullisessa ajassa vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään, tai että niitä ei käsitellä, ja jos henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy näihin henkilötietoihin.

Ellei rekisteröidyllä itsellään ole mahdollisuutta päästä tarkastelemaan käsiteltäviä henkilötietojaan, voi rekisteröity tehdä tarkastuspyynnön sille virastolle, jonka laskulle hän on hakemassa maksuaikaa. Yhteystiedot löydät kyseisen viraston verkkosivuilta. Jos edellisestä rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut aikaa vähemmän kuin yksi vuosi, voi rekisterinpitäjä periä tietojen antamisesta aiheutuvan, hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun (artikla 12 [5]).

Oikeus tietojen oikaisuun

Tietosuoja-asetuksen artiklan 16 mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää
oikaisemaan ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset
henkilötiedot. Osoita oikaisupyyntö sille virastolle, jonka lähettämälle laskulle haet maksuaikaa.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Tietosuoja-asetuksen artiklan 18 mukaan rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä
rajoittaa käsittelyä, jos:

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan
  ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
• rekisterinpitäjänä enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta
  rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai
  puolustamiseksi.

Mikäli rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, rajoitetaan niiden käsittelyä ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Rekisteröity osoittaa pyynnön perusteluineen rekisterinpitäjän edustajalle jolloin Palkeet rajoittaa henkilötietojen käsittelyä tietojärjestelmässä. Käsittelyä rajoitetaan estämällä henkilötietojen käyttö käyttöoikeuksia rajaamalla.

Ilmoitusvelvollisuus henkilötietojen oikaisusta, poistosta tai käsittelyn rajoittamisesta

Tietosuoja-asetuksen artiklan 19 mukaan rekisterinpitäjällä on ilmoitusvelvollisuus kaikista artikloiden 16 ja 18 perusteella tehdyistä henkilötietojen oikaisuista, poistoista tai käsittelyn rajoituksista jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu, paitsi jos tämä osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta vaivaa. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle näistä vastaanottajista, jos rekisteröity sitä pyytää. Rekisteröidyn halutessa tiedon vastaanottajista tulee hänen tehdä pyyntö rekisterinpitäjän edustajalle (virasto, jonka laskulle olet hakemassa maksuaikaa).

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Tietosuoja-asetuksen artiklan 22 mukaan rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi. Tässä palvelussa tämä rekisteröidyn oikeus toteutuu lähtökohtaisesti, koska käsiteltäviin henkilötietoihin ei kohdisteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi.

Yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 02956 66700
Faksi: 02956 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi