Dataskydd

Användning av webbplatsen samt dataskyddsutlåtande

Användaren accepterar villkoren i denna dataskyddsutlåtande när hen använder webbplatsen www.palkeet.fi.

Vad slags upplysningar om användaren insamlas?

Vi samlar in relevanta personuppgifter om användaren för respektive syften, om användaren ger uppgifterna själv på formuläret för respons.

Givna personuppgifter förmedlas med formuläret i fråga på webbplatsen till Palkeets e-postadress. Inga personuppgifter sparas på webbplatsen. Uppgifterna som användaren ger eller som identifierar hen personligen syns på formuläret. Specifika upplysningar kan t.ex. vara personens namn, e-postadress, telefonnummer, eventuellt innehåll i ett e-brev samt datumet och tiden då e-brevet skickades.

Det samlas även in anonyma uppgifter på webbplatsen, för webbanalys i Snoobi Analytics.

Till vad används upplysningarna och hur lagras de?

De insamlade uppgifterna använder vi sakligen till att utveckla servicen och att observera och förhindra eventuella missbruk. Uppgifterna på formuläret sparas en relevant tid i Palkeets e-postlåda.

Vi sparar specifik information om användare endast så länge som nödvändigt och enligt gällande lagstiftning.

Upplysningarna som samlas in av Snoobi Analytics förvaras i verktyget Snoobi Analytics. Uppgifterna som Snoobi Analytics samlar in, lagrar och analyserar innehåller inte några data där en person kan identifieras. Därtill hanterar Snoobi uppgifterna i enlighet med sin praxis för dataskydd. Det finns mer information på Snoobi Analytics webbplats (på finska).

Hantering av uppgifter och överlåtelse av dem till tredje part

Uppgifterna hanteras av de anställda hos Palkeet och enligt lagstiftningen som reglerar hanteringen av personuppgifter. Palkeet förbehåller rätten att utkontraktera hanteringen av personuppgifter till tredje part, och då garanterar vi genom avtalsarrangemang att uppgifterna hanteras enligt lagstiftningen som reglerar hanteringen av personuppgifter.

Palkeet överför inte uppgifter till länder utanför EU eller EES.

Vi varken säljer, hyr eller överlåter personuppgifter till någon tredje part. Vi kan dock i enlighet med krav från behöriga myndigheter eller andra parter överlåta uppgifterna om en person, i enlighet med aktuell lagstiftning, som reglerar hanteringen av personuppgifter.

Användning av kakor (cookies)

Webbplatsen skickar en kaka till Snoobi Analytics så att antalet besökare respektive besök kan analyseras. Det förs statistik för webbplatsen över användarantal, användningsland, användningstid och nyttjad webbläsare.

Googles reCAPTCHA-cookies används på vår webbplats för att skicka formulär.

Rätt till insyn över data, och att spärra användningen av kakor (cookies)

Användare har rätt till insyn över personuppgifter som lagrats om denne. Användaren kan granska sina personuppgifter genom att kontakta Palkeet (kirjaamo@palkeet.fi). Granskningsrätten följer gällande lagstiftning.

Användaren kan spärra användningen av kakor genom att ändra inställningarna i sin webbläsare enligt dess tillverkares anvisningar samt radera eventuella kakor ur cacheminnet. Radering av kakor stoppar inte eventuell datainsamling.

Varför behandlar vi dina uppgifter?

Vi uppger i början av samtalet om vi spelar in samtalet. Samtal spelas in för att säkerställa att kundtjänsten fungerar och är smidig samt för utbildningssyften för att förbättra kundtjänsten. För utbildningssyften strävar man med rimliga metoder efter att anonymisera de personuppgifter som används.

Vilka uppgifter sparar vi?

Under samtalet spelar man in och behandlar de personuppgifter som du uppger för oss och som behövs för att uppfylla personuppgiftsansvariges lagstadgade rättigheter och skyldigheter. Sådana uppgifter är till exem-pel uppgifter med anknytning till kundens identifiering, löneutbetalning och fakturering. I registret sparas för-utom samtalsinspelningen, samtalsriktningen (inkommande/utgående eller internt), tidpunkten för samtalet, varaktighet, uppringarens och mottagarens telefonnummer samt kundrådgivarens namn.

Vi överlåter inte dina personuppgifter vidare

I regel lämnar vi inte ut dina personuppgifter. Uppgifter kan endast lämnas ut inom de ramar som gällande lagstiftning kräver och tillåter eller med den personuppgiftsansvariges samtycke. Uppgifterna överförs inte till länder utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Vi förstör uppgifter med anknytning till samtalet efter 31 dygn

Uppgifterna i registret sparas i 31 dygn, varefter de försvinner automatiskt från systemet.

Vi skyddar behandlingen av dina personuppgifter bland annat på följande sätt

Säkerhetspolisen har gjort minst en grundläggande säkerhetsutredning av samtliga personer som behandlar personuppgifter. Registeruppgifterna är skyddade mot obehörig insyn, ändring och radering. Skyddet består av användarverifiering, tekniskt skydd av databaser och servrar, fysiskt skydd av lokaler, passerkontroll, data-kommunikationsskydd samt säkerhetskopiering av uppgifterna. Behörighet för åtkomst och hantering beviljas utifrån arbetsuppgifterna. Åtkomst till systemet grundar sig på personliga användaruppgifter. För övervakning av verksamhetens korrekthet tillämpas administrativa kontroller.

Möjlighet till att kontrollera sina egna uppgifter

Du har möjlighet att kontrollera uppgifterna för ditt samtal genom att skicka en begäran till personuppgiftsan-svarige. Lyssnandet på det inspelade samtalet sker med personuppgiftsansvariges arbetsredskap och under hens tillsyn. En kopia av inspelade samtal kan även skickas till dig transkriberade i skriftligt format.

Rätt att lämna in besvär till tillsynsmyndigheten

Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med dataskyddsförordningen, har du rätt att lämna in besvär till tillsynsmyndigheten. Dataombudsmannens kontaktuppgifter:

Dataombudsmannens byrå
PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Telefonväxel: 029 566 6700

Personuppgiftsansvariges kontaktuppgifter

Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet
PB 49, 80101 Joensuu, telefonväxel 0295562000
Personuppgiftsansvariges representant Juha Pennanen, e-post: juha.pennanen@palkeet.fi
Dataskyddsansvarig, e-post: tietosuojavastaava@palkeet.fi

Registrets namn

Palkeets prenumerantregister för kundmeddelanden och intressentgruppers nyhetsbrev

Personuppgiftsansvarig

Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet), Kauppakatu 40, 80100 Joensuu
Telefonväxel 02955 62000
Den personuppgiftsansvariges representant: Anna Kelho, anna.kelho@palkeet.fi
Dataskyddsansvarig: tietosuojavastaava@palkeet.fi

Syftet med behandlingen

Administration av personuppgifterna som är avsedda för sändning av Statens ekonomi- och personalförvaltningens kundmeddelanden och intressentgruppers nyhetsbrev. Behandling av personuppgifter med anknytning till sändning av kundmeddelanden är nödvändigt för att verkställa en kundrelation som förutsätts av lagen, i vilken den registrerades arbetsgivare är en av parterna. Behandlingen baseras på artikel 6, underpunkt c i dataskyddsförordningen (EU 2016/679), enligt vilken behandlingen krävs för att uppfylla personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet (lagen om Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning 8.2.2019/179 1 §, 2 §).

Kundens personuppgifter kan behandlas i följande syften:

• genomförande av tjänsten
• inbjudningar till kundevenemang
• vård och utveckling av kundrelationen
• utveckling av kundtjänst och affärsverksamhet.

Utgångspunkten för behandlingen av personuppgifter för intressegruppernas nyhetsbrev är den registrerades samtycke, vilket hen lämnar vid prenumerationen av nyhetsbrevet (artikel 6 a i dataskyddsförordningen (EU 2016/679)).

Den registrerade kan återkalla sitt samtycke genom att avsluta prenumerationen av nyhetsbrevet. Då avslutas behandlingen av personuppgifterna och den registrerades personuppgifter raderas såsom beskrivits i punkten ”Planerade tidpunkter för radering av olika uppgiftskategorier”.

Beskrivning av kategorier av registrerade respektive personuppgifter

Med anknytning till informering av kunden kan registret innehålla följande information:

• kontaktuppgifter, som namn, adress, telefonnummer, e-postadress
• *titel eller arbetsroll.

E-postlista av dem som prenumererat på Palkeets intressentgruppers nyhetsbrev genom Palkeets webbplats (www.palkeet.fi). För- och efternamn, e-postadress, kundämbetsverk (om prenumeranten är en kund), beställarroll (ekonomiförvaltning och/eller personalförvaltning).

Kategorier av mottagare av personuppgifter till vilka personuppgifter har lämnats ut eller ska lämnas ut

Med ett separat avtal har det avtalats om Palkeets roll som personuppgiftsansvarig och Koodiviidakko Oy:s roll som Personuppgiftsbiträde. Koodiviidakko Oy behandlar Personuppgifterna för Palkeet när Koodiviidakko producerar tjänsten som sänts i kunders och intressentgruppers nyhetsbrev.

Uppgifter kan endast lämnas ut inom de ramar som gällande lagstiftning kräver och tillåter. Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning eller Koodiviidakko kan inte utlämna uppgifterna i nyhetsbrevets prenumerantregister till andra parter eller i marknadsförings- eller andra syften. Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning ansvarar som personuppgiftsansvarig för personuppgifternas författningsenliga behandling.

Överföring av personuppgifter till ett tredje land eller internationella organisationer

Uppgifterna överförs inte till länder utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Planerade tidpunkter för radering av olika uppgiftskategorier

Behandling av personuppgifterna i prenumerantregistret av Palkeets kunders och intressegruppers nyhetsbrev inleds vid prenumerationen, och behandling av personuppgifterna för administrering av kunders och intressentgruppers nyhetsbrev avslutas genast när prenumeranten har avslutat prenumerationen av nyhetsbrevet. Personuppgifter om dem som har avslutat prenumerationen av nyhetsbrevet raderas från systemet med 6 månaders mellanrum.

Beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

Materialet behandlas endast i digital form. Bara de anställda som på tjänstens vägnar har behörighet att behandla informationen är behöriga till användning av systemet som innehåller information om kunder och intressentgrupper. Registeruppgifterna är skyddade mot obehörig insyn, ändring och radering. Skyddet består av användarverifiering, tekniskt skydd av databaser och servrar, fysiskt skydd av lokaler, passerkontroll, datakommunikationsskydd samt säkerhetskopiering av uppgifterna. Behörighet för åtkomst och hantering beviljas utifrån arbetsuppgifterna. Åtkomst till systemet grundar sig på personliga användaruppgifter. Apparatlokalerna och uppgifterna finns fysiskt i Finland. För övervakning av verksamhetens korrekthet tillämpas administrativa kontroller.

Datakällorna då uppgifterna inte har fåtts från den registrerade

Kontaktinformationen som kunden gett samt arbetsrollen och från tjänsteavtalet de tjänster och system som kunden har tillgång till sammansätts för kundinformering. Som en enda informationskälla för intressegruppers nyhetsbrev fungerar den registrerade själv.

Dina rättigheter som registrerad

När behandlingen av personuppgifter med anknytning till intressegruppernas nyhetsbrev baseras på samtycke, har du rätt:

• att få information om behandlingen av dina personuppgifter
• att få tillgång till dina egna uppgifter
• att få rättelse av dina egna uppgifter
• att få dina egna uppgifter raderade
• att begränsa behandling av dina egna uppgifter
• att få information om rättelser eller begränsningar av behandling av personuppgifter
• dessutom har du rätt att göra en överklagan till tillsynsmyndigheten om du anser att behandlingen av dina personuppgifter bryter mot dataskyddsbestämmelserna.
  Dataombudsmannens byrå
  Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
  Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
  E-post: tietosuoja(at)om.fi
  Telefonväxel: 029 566 6700
  Allmän rådgivning till privatpersoner: 029 566 6777

Med anknytning till kundinformering har du ovan nämnda rättigheter, bortsett från:

• Rätt till radering av dina personuppgifter (rätten att bli bortglömd).
• Rätt till överföring av dina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

När behandlingen baseras på uppfyllande av personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet, tillämpas inte den registrerades två ovan nämnda rättigheter, i enlighet med artikel 17 och 20 i den allmänna dataskyddsförordningen.

Personuppgiftsansvarig

Det statliga ämbetsverk till vilket du håller på att skapa en arvodes- eller reseräkning fungerar som gemensamt personuppgiftsansvarig för denna tjänst tillsammans med Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning. Om ansvar relaterade till upprätthållandet av det gemensamma registret finns bestämmelser i lagen om Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning, enligt lagen:

• Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet) ansvarar för den tekniska funktionen för de informationssystem som behövs för att producera uppgifterna och tjänsterna och därtill hörande saker, bland annat användbarhet och integritet, skydd och bevarande av informationen.
• Det statliga ämbetsverk till vilket du håller på att skapa en arvodes- eller reseräkning ansvarar för ytterligare förpliktelser som till exempel att informera dig och vi verkar som en kontaktpunkt när du vill utöva dina rättigheter som registrerad, till exempel rätta dina uppgifter eller få tillgång till de behandlade uppgifterna.

Kontaktuppgifter till det statliga ämbetsverk till vilket du håller på att skapa en arvodes- eller reseräkning, dataskyddsansvarige och personuppgiftsansvarige hittar du på webbplatsen för respektive ämbetsverk.

Kontaktuppgifter till Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning hittar du på www.palkeet.fi.

Syftet med behandlingen av personuppgifter i tjänsterna

I de lagstadgade ekonomi- och personalförvaltningstjänster som Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (hädanefter Palkeet) producerar för statens övriga ämbetsverk och inrättningar behandlas personuppgifter med anknytning till behandling av arvoden, resekostnader, dagpenningar och reseersättningar för personer utanför statsförvaltningen. Palkeet fungerar som gemensamt personuppgiftsansvarig för sina kundämbetsverk. Det statliga ämbetsverk till vilket du håller på att skapa en arvodes- eller reseräkning fungerar som den andra gemensamt personuppgiftsansvarige i tjänsten.

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter

I de tjänster som Palkeet producerar grundar sig lagenligheten för behandlingen av personuppgifter i enlighet med artikel 6, punkt 1 c i dataskyddsförordningen på personuppgiftsansvariges skyldighet (Lagen om Statens ekonomi- och personaladministrationens servicecenter 8.2.2019/179 1 § 2, enligt vilken servicecentrets uppgift är att producera tjänster inom ekonomi- och personalförvaltning). Principen för behandling av dina personuppgifter av det statliga ämbetsverk till vilket du håller på att skapa en arvodes- eller reseräkning omfattar också efterlevnad av den lagstadgade skyldigheten (bl.a. § 2 i lagen om statens tjänstekollektivavtal 6.11.1970/664, lagen om kollektivavtal 7.6.1946/436, § 14 i lagen om statsbudgeten 13.5.1988/423, § 44 i förordningen om statsbudgeten 11.12.1992/1243).

Automatiskt beslutsfattande och profilering tillämpas inte på personuppgifterna som behandlas.

Personuppgifter som behandlas

I denna tjänst behandlas dina personuppgifter med anknytning till arvodes- och reseräkningar. Uppgifter som behandlas omfattar:

Förnamn och efternamn, personnummer, utdelningsadress, postnummer, postadress, land, telefonnummer, e-postadress, bankkonto, skatteuppgifter samt uppgifter med anknytning till arvoden, kostnader och resor.

Uppgifterna som används i tjänsten kommer från tjänsten Suomi.fi, som används för autentisering, och uppgifterna som du anger i denna tjänst.

Överföring eller utlämnande av personuppgifter

Personuppgifter utlämnas i regel inte till utomstående. Utbetalningsrelaterade uppgifter överförs till betalarens och mottagarens bank. Om de arvoden och ersättningar som utbetalats till personen görs en anmälan till inkomstregistret efter varje utbetalning. Dessutom lämnas uppgifterna ut till Visma Enterprise Oy, för produktion av tjänster med anknytning till underhåll och support för rese- och kostnadshanteringssystemet M2 Blue. Personuppgifter som behandlas överförs inte till länder utanför EU eller EES.

Tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för behandling av personuppgifter

I tjänsten behandlas personuppgifter endast i en miljö som motsvarar skyddsnivån för personuppgifter inom Palkeet och Palkeets kundämbetsverk, och åtminstone en grundläggande säkerhetsutredning har gjorts av Skyddspolisen för alla personer som är inblandade i behandlingen av uppgifterna. Uppgifterna är skyddade mot obehörig granskning, ändring och radering. Skyddet består av användarverifiering, tekniskt skydd av databaser och servrar, fysiskt skydd av lokaler, passerkontroll, datakommunikationsskydd samt säkerhetskopiering av uppgifterna. Behörighet för åtkomst och hantering beviljas utifrån arbetsuppgifterna och tillgång till systemen grundar sig på personliga användaruppgifter. Apparatlokalerna och uppgifterna finns fysiskt inom EU eller EES. För övervakning av verksamhetens korrekthet tillämpas dessutom administrativa kontroller.

Lagring av personuppgifter

Lagringstiderna för personuppgifter baseras på lagstiftningen, i vilken lagringstiderna för bokföringsmaterial fastställs. I regel är lagringstiderna sex eller tio år. Beträffande de uppgifter som sparas i blankettmallen för återanvändning är raderingstiden sex månader.

Den registrerades rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen varierar den registrerades rättigheter beroende på grunden till behandlingen av personuppgifterna. Eftersom den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter i denna tjänst är lagstadgad, beskrivs den registrerades rättigheter i denna beskrivning i enlighet med den rättsliga grunden.

Rätt till att få information om behandlingen av sina personuppgifter

Enligt artikel 12 i dataskyddsförordningen måste behandlingen av personuppgifter vara transparent och den registrerade har rätt att få information om behandlingen av sina personuppgifter. I denna dataskyddsbeskrivning beskrivs den behandling av personuppgifter som förekommer i tjänsten.

Rätt till tillgång till uppgifterna (Rätt att granska de uppgifter som gäller en själv)

Enligt artikel 15 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få tillgång till att granska sina egna personuppgifter. Den registrerade har rätt att inom rimlig tid få bekräftelse av personuppgiftsansvarige på huruvida personuppgifter som berör hen behandlas, eller inte behandlas, och om personuppgifterna behandlas, få tillgång till dessa personuppgifter.

Om inte den registrerade själv har möjlighet att kontrollera sina personuppgifter som behandlas, kan den registrerade göra en kontrollbegäran till det ämbetsverk för vilket hen är i färd med att skapa en kostnads- eller reseräkning. Kontaktuppgifterna hittar du på webbplatsen för det ifrågavarande ämbetsverket. Om det har gått mindre än ett år sedan den registrerade senast utnyttjade sin kontrollrätt, har personuppgiftsansvarige rätt att debitera en avgift som täcker de administrativa kostnaderna för överlämnandet av uppgifterna (artikel 12 [5]).

Rätt till korrigering av uppgifterna

I enlighet med artikel 16 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att kräva att personuppgiftsansvarige utan ogrundat dröjsmål korrigerar otydliga och felaktiga personuppgifter om den registrerade. Adressera begäran om korrigering till det ämbetsverk för vilket du är i färd med att skapa en kostnads- eller reseräkning.

Rätt att begränsa behandlingen

Enligt artikel 18 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen om:

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan
  ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
• rekisterinpitäjänä enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta
  rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai
  puolustamiseksi.

Om den registrerade bestrider personuppgifternas riktighet, begränsas behandlingen av uppgifterna under en tid som ger den personuppgiftsansvarige möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är riktiga. Den registrerade ska lämna in en kontrollbegäran och dess motivering till representanten för den personuppgiftsansvarige, varvid Palkeet ska begränsa behandlingen av personuppgifterna i datasystemet. Behandlingen begränsas genom att förhindra användning av personuppgifterna med hjälp av att begränsa användarbehörigheter.

Skyldighet att underrätta om korrigering, radering eller begränsning av behandlingen av personuppgifter

Enligt artikel 19 i dataskyddsförordningen har den personuppgiftsansvarige skyldighet att underrätta varje mottagare till vilken personuppgifterna har lämnats ut om eventuella rättelser eller radering av personuppgifter eller begränsningar av behandling som skett i enlighet med artiklarna 16 och 18, om inte detta visar sig vara omöjligt eller medför en oproportionell ansträngning. Den personuppgiftsansvariga ska informera den registrerade om dessa mottagare på den registrerades begäran. Om den registrerade vill vara informerad om mottagarna, ska hen lämna in en begäran till representanten för den personuppgiftsansvarige (ämbetsverket för vilket du är i färd med att skapa en arvodes- eller kostandsräkning).

Rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande

Enligt artikel 22 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande. I denna tjänst genomförs denna rätt för den registrerade som utgångspunkt, eftersom de personuppgifter som behandlas inte är föremål för automatiskt beslutsfattande eller profilering.

Rätt att lämna in besvär till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har alltid rätt att få lagligheten av behandlingen av personuppgifter granskade av Dataombudsmannen.

Kontaktuppgifter:
Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Bangårdsvägen 9, vån. 6, 00520 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00521 Helsingfors
Växel: 02956 66700
Fax: 02956 66735
E-post: tietosuoja(at)om.fi