Kansallinen audiovisuaalinen instituutti ja Taiteen edistämiskeskus yhdistyivät Taide- ja kulttuurivirastoksi (Kuvi) vuoden 2026 alussa. Kuvissa päätettiin heti alkuun laajentaa Palkeiden matkustamisen palvelujen käyttöä. Taustalla vaikuttivat sekä aiemmat hyvät kokemukset Palkeiden palveluista että tavoite yhtenäistää toimintatapoja uudessa virastossa.

Yhtenäiset käytännöt edistävät valtion henkilöstöstrategiaa

Kun kaksi virastoa yhdistyi yhdeksi organisaatioksi, haluttiin varmistaa, että Kuvissa on yhtenäiset matkahallinnon käytännöt ja palvelut. ”Palkeiden Maksukorttipalvelu oli jo ennestään tuttu, joten laajempien matkustamisen palveluiden käyttöönottoon lähdettiin innolla ja luottavaisin mielin”, kertoo Kuvin henkilöstöasiantuntija Anna-Mari Lihavainen.

Päätöstä tuki myös valtionhallinnon strateginen tavoite ottaa yhteisiä palveluita käyttöön entistä laajemmin. Matkustamisen palvelujen lisäksi Kuvi on alkanut hyödyntää enemmän myös esimerkiksi Palkeiden Rekrytointipalvelua. ”Fuusiotilanteessa on tärkeää yhdenmukaistaa käytäntöjä ja palvelujen käyttöä. Yhteiset toimintamallit helpottavat henkilöstön arkea ja ovat olleet tärkeänä tukena, kun olemme rakentaneet uutta organisaatiota”, sanoo Kuvin henkilöstöpäällikkö Suvi Juola.

Työaikaa vapautuu asiantuntijatyöhön

Matkustamisen palvelujen käyttöönoton vaikutukset ovat näkyneet Kuvissa erityisesti hallinnollisen työn vähenemisenä. Anna-Mari kertoo, että matkojen tilaamiseen ja matkalaskuihin liittyvä työ on Kuvissa keventynyt, ja Palkeista on saatu nopeasti apua erilaisiin kysymyksiin. Hyötyjä ja helpotusta työhön on saatu myös viraston ulkopuolisten matkustajien ja palkkionsaajien laskujen käsittelyssä.

Palvelun ansiosta hallinnon asiantuntijoiden aikaa on vapautunut muihin tehtäviin. ”Meille on tärkeää, että voimme käyttää työaikaamme entistä enemmän strategiseen tekemiseen. Olemme saaneet Palkeista matkustamisen asioihin selkänojaa yhteisten ohjeistusten ja käytänteiden myötä”, Suvi toteaa.

Muutokselle on tärkeää varata aikaa

Kuvin mukaan uusien palveluiden käyttöönotossa yleensäkin kannattaa varmistaa, että muutokselle on virastossa varattu riittävästi aikaa ja resursseja. Kun uusi virasto käynnistyi, oli työstettävänä samanaikaisesti paljon muitakin muutoksia, kuten ohjeistusten ja intranetin uudistamista sekä omien toimintaprosessien yhtenäistämistä. ”Vaikka Palkeiden palveluja saatiin heti sujuvasti käyttöön, uuden viraston käynnistämisessä oli samaan aikaan paljon muutakin valmistelua ja tekemistä. Käyttöönottoon olisi mielellään käyttänyt vielä enemmän aikaa”, pohtii Anna-Mari.

Palkeiden Kuvin henkilöstölle järjestämä infotilaisuus matkustamisen palveluista koettiin erinomaiseksi. Se auttoi varmistamaan, että uudet toimintatavat tulivat tutuiksi ja niihin sai perehtyä mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

Hyvin toimiva palvelu ja ennakointi tuovat varmuutta tekemiseen

Kuvissa palvelukokemukset ovat olleet erittäin myönteisiä. Erityisesti Palkeiden asiantuntijoiden tavoitettavuus ja yhteistyön sujuvuus saavat kiitosta.

Pieniä konkreettisia kehitysehdotuksia on myös tunnistettu esimerkiksi matkalaskuissa olevien tietojen tarkennuksiin. Laajempaa palautetta henkilöstöltä ei ole tullut, ja Suvi toteaakin, että usein se on merkki palvelun hyvästä toimivuudesta.

Kuvissa arvostetaan sitä, että Palkeiden asiantuntijoilta saa tarvittaessa nopeasti tukea ja sparrausta haastavampiinkin kysymyksiin ja tilanteisiin. Yhteistyötä Palkeiden kanssa on tehty myös ennakoivasti muun muassa matkustamiseen liittyvien viraston omien ohjeiden valmistelussa. Näin mahdolliset kompastuskivet on saatu pois ennen kuin ohjeet tulevat henkilöstön käyttöön. ”On hienoa, että Palkeista saa apua aina tarvittaessa. Vaikka kokemusta valtionhallinnon ohjeista olisi kuinka paljon, on tärkeää, että tarvittaessa saamme varmistusta asioihin. Se tuo varmuutta tekemiseen”, Anna-Mari sanoo.

Matka- ja kululaskujen tarkastuksen lisäksi Palkeet tarjoaa laajempia matkustamisen palveluita, joiden avulla asiakkaat saavat asiantuntevaa tukea ja neuvontaa matkahallinnon eri osa-alueisiin.

Palveluvalikoimaan sisältyvät MatkaPlus-palvelu ja Maksukorttipalvelu. Palvelut suunnitellaan yhdessä asiakkaan kanssa organisaation tarpeiden ja erityispiirteiden mukaisesti, jotta kokonaisuus tukee parhaalla mahdollisella tavalla asiakkaan toimintaa.

Palveluissa on nopeat toimitusajat ja palvelua saa useiden kanavien kautta.

Tämä uutinen on osa Asiakastarinat-juttusarjaamme.