Suomen Akatemia otti Palkeiden laajemmat HR-palvelut käyttöön vuoden 2026 alussa. Keskeinen syy käyttöönottoon oli viraston omien HR-resurssien väheneminen eläköitymisten kautta.

Yhteistyössä kohti uusia toimintamalleja

Käyttöönotto vaati melko paljon työtä virastossa, ja kevään aikana toimintamallit hakivat vielä muotoaan. Muun muassa prosesseja, linjauksia ja toimintamalleja tarkennettiin yhteistyössä Palkeiden kanssa. ”Käyttöönotto edellytti HR-tiimiltä merkittävää ajallista investointia, mutta pidemmällä aikavälillä selkeä työnjako tuo ajansäästöä ja tehokkuutta”, Ilona kuvailee. ”Tilanteessa, jossa omat resurssimme vähenevät, tämä on ollut toimiva tapa varmistaa, että välttämättömät henkilöstöhallinnon tehtävät saadaan hoidettua”, hän jatkaa.

Suomen Akatemiassa huomattiin, että viraston omien HR-prosessien kuvaaminen tarkemmin olisi sujuvoittanut käyttöönottoa. ”Keväällä jäi eläkkeelle henkilö, joka oli työskennellyt organisaatiossa lähes 30 vuotta. Samalla kävi ilmi, että osa toimintatavoistamme perustui hiljaiseen tietoon ja kokemukseen, jota ei ollut dokumentoitu”, Ilona kertoo. Tämän vuoden aikana virastossa onkin kuvattu tarkemmin HR-prosesseja, palvelukokonaisuuksia sekä tiimiläisten rooleja ja vastuita niin Palkeiden kanssa tehtävää yhteistyötä kuin Akatemian omaa käyttöä varten. ”Dokumentoidut toimintamallit lisäävät toimintavarmuutta ja vähentävät henkilöriippuvuutta”, Ilona tiivistää.

Käyttöönoton tueksi Suomen Akatemiassa laadittiin esihenkilöille ohjeistus, johon kuvattiin tehtävät ja vastuut erilaisissa työntekijöiden palvelussuhteita koskevissa prosesseissa. ”Ohjeessa kerrotaan esimerkiksi, milloin esihenkilön tulee olla suoraan yhteydessä Palkeisiin ja milloin omaan HR:ään”, Ilona sanoo. ”Olisimme toivoneet valmista pohjaa tällaiselle ohjeelle jo käyttöönoton yhteydessä, ja jaamme mielellämme oman mallimme muiden virastojen käyttöön”, hän jatkaa. Palkeistakin kannustetaan laajempien HR-palvelujen käyttöönottajia jakamaan hyviä käytänteitä, jotta toimiviksi havaitut ratkaisut hyödyttäisivät mahdollisimman laajasti koko valtionhallintoa.

Aikaa strategisempaan HR-työhön

Kokemukset Palkeiden laajemmista HR-palveluista ovat tähän mennessä olleet myönteisiä, vaikka käyttöönottoon on liittynyt muutoksenhallintaa ja uuden opettelua. Palvelut ovat tuoneet hyötyjä esimerkiksi toimintavarmuuden ja saatavilla olevan osaamisen näkökulmasta. ”Näen myös, että henkilöstöasiantuntijoiden työ muuttuu jatkossa enemmän prosessien ohjaukseen, laadun varmistamiseen ja strategiseen HR-työhön. Palkeiden palvelut mahdollistavat tällaisen painopisteen siirtymisen pienessä organisaatiossa”, Ilona kuvailee.

Ensimmäinen vuosi nähdään Akatemiassa pitkänä siirtymävaiheena. ”Haluamme käydä koko vuosikellon läpi esihenkilöiden kanssa, jotta erilaiset tilanteet tulevat vastaan ainakin kerran. Näin varmistamme, että toimintamallit ovat sujuvia ja kaikki oppivat käyttämään palveluja eri tilanteissa”, Ilona kertoo. Toimintatapojen muutos on kuitenkin otettu henkilöstön keskuudessa vastaan hyvin, ja Akatemiassa koetaan, että esihenkilöiden vastuut ja työnjako ovat palvelujen myötä selkeytymässä.

HRM-kokonaispalvelu mahdollistaa asiakkaalle operatiivisten HRM-tehtävien siirtämisen Palkeisiin. Saat asiantuntevaa, ajantasaista ja kustannustehokasta palvelua henkilöstöhallintoon ja palkanlaskentaan liittyvissä asioissa.

Tämä uutinen on osa Asiakastarinat-juttusarjaamme.