Digi- ja väestötietovirasto (DVV) otti HRM-kokonaispalvelun käyttöön alkuvuodesta 2026. Päätöksen taustalla olivat valtiovarainministeriön suositukset ja viraston oma tavoite kehittää henkilöstöhallintoa strategisempaan suuntaan.

“Meillä oli ihan oma halu siirtää operatiivista tekemistä pois virastosta ja kehittää toimintaamme strategisemmaksi. Tavoitteena on panostaa enemmän osaamisen vahvistamiseen ja mahdollistaa keskittyminen viraston kannalta oleellisiin tehtäviin”, kertoo DVV:n erityisasiantuntija Mari Kallio.

HRM-kokonaispalvelun käyttöönoton myötä henkilöstöhallinnon tehtäviä on pystytty keskittämään ja järjestämään uudelleen. Osa työajasta on kohdennettu kokonaan uusiin vastuualueisiin, kuten HR-raportoinnin ja rekrytointien kehittämiseen sekä työsuojelutehtäviin. Samalla kehittämisote on vahvistunut. “Kehittäminen ei enää jää arjen työn jalkoihin. Työnkuvat ovat muuttuneet enemmän asiantuntijatyön suuntaan, vaikka operatiivista tekemistä on toki edelleen jonkin verran”, Mari kuvailee.

Hyvä suunnittelutyö ja vuorovaikutus varmistivat mutkattoman käyttöönoton

HRM-kokonaispalvelun käyttöönottoa edelsi huolellinen valmistelu. DVV:ssä käytiin läpi, millaisia tarpeita virastolla on, ja mihin henkilöstöasiantuntijoiden työaikaa olisi tarve panostaa. Lisäksi henkilöstöyksikön kanssa keskusteltiin siitä, millaisia toiveita itse kullakin on omaan tehtäväkuvaansa. Myös muun muassa päätöspohjat valmisteltiin sellaisiksi, että niiltä löytyvät suoraan tarvittavat tiedot, joiden pohjalta Palkeissa voidaan toteuttaa päätöksen mukaiset muutokset.

Itse käyttöönottoprosessi koettiin DVV:llä hyvin sujuvaksi. ”Saimme syksyllä ennakkotiedon, että pidämme ennen käyttöönottoa Palkeiden kanssa muutaman palaverin, joissa käymme työohjeen yhdessä läpi”, Mari kertoo. ”Ajattelin, että kuulostaa vähän liian helpolta, mutta noin se oikeasti meni”, hän naurahtaa.

Käyttöönoton jälkeen DVV ja Palkeet pitivät alkuvaiheessa viikoittaisia seurantakokouksia, jotka harventuivat myöhemmin kuukausittaisiksi. Virastossa koetaankin, että aktiivinen vuorovaikutus puolin ja toisin oli tärkeää käyttöönoton onnistumisessa.

Kehitysehdotuksia ja toiveita tulevaan

Kehityskohteena DVV:ssä on tunnistettu tarve vielä selkeyttää esihenkilöille sitä, mitkä asiat hoituvat Palkeiden kautta ja mitkä viraston omassa henkilöstöhallinnossa. Tätä varten laaditaan parhaillaan lisäohjeistusta. ”Muutos on esihenkilöille kuitenkin aika merkittävä. Heille tulee myös hieman eri aikoihin tarve henkilöstöhallinnon palveluille, joten kaikkia ei ole mahdollista perehdyttää uusiin käytäntöihin yhdellä kertaa”, Mari kertoo.

Lisäksi virastosta toivotaan aktiivisempaa viestintää Palkeista asiakkaan suuntaan silloin, jos palvelun määräajat jostain syystä poikkeavatkin sovitusta. ”Esimerkiksi palvelussuhteen tai sopimuksen tallentamisen aikatauluksi on sovittu viisi päivää, mutta se ei välttämättä aina ole pitänyt”, Mari sanoo. ”Toivoisimme, että tällaisista tilanteista viestittäisiin meille selkeämmin”, hän jatkaa.

Vaikka HRM-kokonaispalvelu on jo sujuvoittanut henkilöstöhallinnon työtä DVV:ssä, on virastossa korkeat odotukset myös tulevalle HR Master -järjestelmän uudistamiselle. Toiveissa on nykyaikaisempi ja käyttäjäystävällisempi järjestelmä, joka tukisi liittymiä muun muassa virastojen omiin asianhallintajärjestelmiin. ”Olisi hyvä, jos järjestelmä ohjaisi käyttäjää nykyistä enemmän, esimerkiksi niin, ettei lomia olisi mahdollista hakea väärin. Lisäksi esihenkilöille voisi tulla herätteitä palvelussuhteiden määräaikaisten muutosten päättymisestä”, Mari pohtii.

Kokonaisuutena DVV:ssä on oltu HRM-kokonaispalveluun erittäin tyytyväisiä. Palvelu on tukenut suunniteltua muutosta kohti strategisempaa henkilöstöhallinnon työtä. Lisähyödyksi on koettu se, että Palkeiden kautta DVV:ssä on saatu aiempaa enemmän näkyvyyttä ja vertailutietoa muiden virastojen käytännöistä. “Usein mietitään, että miten tämä asia on muualla ratkaistu. Nyt olemme saaneet siihen aiempaa enemmän tietoa, ja se helpottaa myös omaa päätöksentekoa”, Mari sanoo.

HRM-kokonaispalvelu mahdollistaa asiakkaalle operatiivisten HRM-tehtävien siirtämisen Palkeisiin. Saat asiantuntevaa, ajantasaista ja kustannustehokasta palvelua henkilöstöhallintoon ja palkanlaskentaan liittyvissä asioissa.

Tämä uutinen on osa Asiakastarinat-juttusarjaamme.