Palkeiden asiakastyössä tärkeitä painopisteitä ovat luotettava kumppanuus ja palvelujen kehittäminen yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Tavoitteena on jatkuva keskustelu ja sujuva yhteistyö, jossa yhteydenpito onnistuu matalalla kynnyksellä. Yksi asiakastyön yhteistyömuoto on teemakokoukset, joita järjestetään asiakkaiden kanssa sekä säännöllisesti sovittuina ajankohtina että joustavasti tarpeen mukaan.

Teemakokouksissa asiakkaan ja Palkeiden asiantuntijat kokoontuvat keskustelemaan tietystä palvelusta tai aiheesta. Kokoukset tarjoavat mahdollisuuden keskustella avoimesti arjen asioista: onnistumisista, haasteista, kehitystarpeista ja ajankohtaisista muutoksista.

Yhteistä ymmärrystä ja sujuvampaa arkea

Geologian tutkimuskeskuksessa (GTK) teemakokoukset nähdään erityisen tärkeinä palvelussuhdeasioissa, mutta säännöllisiä tapaamisia järjestetään myös matkustamisen palveluista. “Teemakokouksissa on hyvä käsitellä esimerkiksi vireillä olevia asioita, jotka vaativat selvittelyä tai laajempaa keskustelua. Myös haastavat ja epäselvät tilanteet on parempi käydä läpi keskustellen kuin palvelupyynnöillä”, pohtii HR-asiantuntija Sanna Kurki. Matkustamisen puolella säännölliset kokoukset aloitettiin matkustusprosessin kehittämisprojekti MatkustusPro:n myötä. ”Olemme käyneet läpi muun muassa valtion virka- ja työehtosopimuksiin liittyviä tulkintoja sekä pohtineet toimintatapojen ja ohjeiden tarkennuksia”, kertoo HR-asiantuntija Emmi Kataja.

Myös Tilastokeskuksessa on koettu, että teemakokoukset tuovat ryhtiä ja rytmiä tekemiseen. “Kokoukset auttavat varaamaan aikaa yhteiselle tekemiselle ja edistävät sitä, että molemmat osapuolet ovat samalla sivulla”, kuvailee suunnittelija Tarja Kanervo. ”Kun pääsee keskustelemaan avoimesti, ei tarvitse miettiä kirjoitettujen viestien sävyä ja sitä, ymmärtääkö vastaanottaja varmasti oikein”, hän jatkaa. Tilastokeskuksessa säännöllisiä tapaamisia pidetään rekrytointipalveluun liittyen 3–4 kertaa vuodessa. HRM-palveluissa kokouksia on järjestetty tarpeen mukaan, jos jokin tietty aihe on noussut esiin.

Tutut kasvot madaltavat kynnystä yhteydenpitoon

Sekä Tilastokeskus että GTK nostavat esiin sen, että teemakokoukset helpottavat Palkeiden ja asiakkaan tutustumista ja vuorovaikutusta. Kun tiedetään, keitä linjojen toisessa päässä on, kynnys yhteydenpitoon ja palautteen antamiseen madaltuu. “Jos Tilastokeskuksessa tai Palkeissa on vaihtunut useampi tekijä, olemme järjestäneet jopa niin sanottuja ’aikuisten tet-päiviä’, eli hieman pidempiä teemakokouksia, joissa on voitu tutustua sekä viraston toimintaan että asiantuntijoihin puolin ja toisin. Kun kerran istuu alas vähän pidemmäksi aikaa, on asiointi jatkossa helpompaa ja joustavampaa”, kertoo Tarja.

Valmistautuminen parantaa kokousten vaikuttavuutta

Tilastokeskuksessa ja GTK:ssa teemakokouksiin valmistaudutaan huolellisesti. Osallistuvat asiantuntijat ovat mukana ennakkovalmisteluissa, ja kysymyksiä sekä keskusteluteemoja kootaan asialistalle hyvissä ajoin ennen tapaamista. Tämä mahdollistaa sen, että molemmat osapuolet voivat valmistautua keskusteluun, jolloin asioita saadaan edistettyä tehokkaasti. ”Meillä koko HRM-tiimi vie asioita yhteiselle asialistalle sitä mukaa, kun niitä tulee vastaan. Näin ne pysyvät paremmin mielessä, jos seuraavaan teemakokoukseen on vielä jonkin aikaa”, vinkkaavat Sanna ja Emmi.

GTK:ssa asialistojen avulla seurataan myös aiemmin käsiteltyjen asioiden etenemistä. ”Asialistan avulla voimme palata edellisessä kokouksessa selviteltäviksi jääneisiin asioihin ja tarkistaa, onko kaikkeen saatu vastaus”, kertoo Sanna.

Teemakokoukset kehittämistyön tukena

Asiakkaat toivovat Palkeilta teemakokouksiin aktiivista roolia myös kehittämisnäkökulmasta. Kehitysehdotuksia voisi nostaa esille rohkeammin, sillä Palkeilla on kokonaisnäkymä eri valtion organisaatioiden toimintatavoista. ”Palkeista voitaisiin nostaa esille enemmänkin asioita, jotka GTK:ssa ehkä tehdään vaikeammin tai tehottomammin kuin muualla. Virastolle itselleen ei välttämättä aina hahmotu se, että oma prosessi on hankala”, pohtivat Sanna ja Emmi.

Tilastokeskuksessa ollaan samoilla linjoilla. Palkeiden näkemykset koetaan tärkeiksi esimerkiksi silloin, jos asiakas pohtii muutosta omiin toimintatapoihinsa tai prosesseihinsa. ”Toinen vaihtoehto olisi soitella muita kumppanivirastoja läpi ja benchmarkata, mutta Palkeilla tämä kokonaiskuva on helposti saatavilla”, lisää Tarja.