Palkeiden älykkään automaation palvelut tukevat asiakkaita esimerkiksi prosessien ja tehtävien automatisoinnin esiselvityksissä ja erilaisten automatisointien toteutuksessa. Automatisoinnit tehostavat prosesseja ja tehtäviä vähentäen manuaalityötä ja parantamalla laatua ja riskienhallintaa. Palkeet on toteuttanut automatisointeja muun muassa Digi- ja väestötietovirastolle ja ELY-keskusten ja TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus KEHA:lle

Hyvä pohjatyö takaa onnistuneen automatisoinnin

Automatisointiprojekteja tehdään tiiviissä yhteistyössä asiakkaan ja Palkeiden asiantuntijoiden välillä. Työnjako Palkeiden ja asiakkaiden kesken automatisointiprojekteissa on ollut selkeä: asiakkaan edustajat hoitavat pääosin automatisoitavan kohteen nykytilan kuvauksen ja määrittelyn ja Palkeet keskittyy automatisoinnin toteutukseen.  

”Asiakkaat tuntevat oman substanssinsa, joten on tärkeää, että he itse kartoittavat ja kuvaavat automatisoitavan tehtävän mahdollisimman pitkälle”, sanoo tuotepäällikkö Markku Naumanen. Palkeiden automatisointiasiantuntijat hoitavat toteutuksen, ja siinä auttaa selkeä kuva itse automatisoitavasta tehtävästä. ”Tehtävien automatisointiin liittyy kiinteästi myös päästä päähän -prosessien tarkastelu ja niiden kehittäminen”, hän jatkaa.

Kehittämispäällikkö Lasse Pynnönen Digi- ja väestötietovirastosta on ollut mukana useissa automatisointiprojekteissa. ”Epäselviä tehtäviä ei voi automatisoida, koska robotti tekee vain sen, mitä sille on käsketty. Hyödyt pitää pystyä määrittelemään, mittaamaan ja todentamaan, vaikkakin automatisointi on tehty sen hetkisillä tiedoilla. Tarkoituksena on kuitenkin kasvattaa kustannustehokkuutta”, sanoo Lasse.  

Palkeiden automaatioasiantuntijat Samuli Vento ja Jusu Nevalainen kiittelevät mahdollisuutta olla mukana asiakkaiden automatisointiprojekteissa. ”Yhdellä automatisointiasiantuntijalla on kokonaisvastuu yhdestä asiasta. Me kehittäjätkin opimme matkan varrella ja saamme perehtyä eri tekniikoihin”, kertoo Jusu.

Toteutusvaiheessa yhteydenpito on tiivistä ja asiakkaat voivat olla suoraan yhteydessä Palkeiden asiantuntijaan. ”Yhteiset pelisäännöt on sovittu, ja kehitys- ja ylläpitovaiheessa yhteydenpito tapahtuu ketterästi Teamsilla”, jatkaa Samuli.

Robotit hoitavat rutiinitöitä

DVV on tehnyt yhteistyötä Palkeiden automatisointitiimin kanssa jo kahden vuoden ajan. Aluksi ajatuksena oli vain kokeilla, miten automatisointia heillä voisi hyödyntää.

”Käytimme sisäisesti runsaasti aikaa eri työvaiheiden ja prosessin läpikäyntiin. Kun ensimmäinen robotti eteni pilotointiin, totesimme sen toimivaksi ja siirsimme sen pilottikäytöstä tuotantoon saman tien”, Lasse kertoo. Ensimmäinen, nyt jo eläköitynyt robotti hoiti Holhoustilien laskujen luonnin ja lähetykset asiakkaille. DVV:n käytössä olevat robotit ovat muun muassa niin sanottuja kirjausrobotteja, jotka hakevat tietoja eri järjestelmistä liittymärajapintojen kautta ja tuottavat muun muassa sukuselvityksiin ja avioehtoihin liittyviä laskuja. Tällä hetkellä DVV:llä on 12 toiminnassa olevaa robottia.

KEHA päätti automatisoida siviilipalvelusta suorittavien henkilöiden koulutusjakson kulukorvausten sekä täydennyspalveluspalkkojen maksatuksen. Siviilipalvelusvelvollisia on neljän viikon koulutusjaksolla useita vuodessa. Maailman turvallisuustilanne taas on vaikuttanut siihen, että täydennyspalveluspalkkoja maksetaan aiempaa huomattavasti enemmän, kun henkilöitä on siirtynyt puolustusvoimien reservistä siviilipalvelusvelvollisiksi.

”Tavoitteena oli vähentää manuaalista tallennustyötä. Kun Palkeet aloitti ePalkkion kehittämisen, samassa yhteydessä päätettiin edistää tätä asiaa”, kertoo johtava talousasiantuntija Viola Malmberg Siviilipalveluskeskuksesta. Aiemmin maksatukseen liittyi paljon manuaalista tallennustyötä, mutta robotin avulla päivärahojen perustiedot siirtyvät suoraan liittymän kautta Siwariwebistä M2-järjestelmään. Robotin käyttämä aineisto muodostuu Siwariwebissä, josta on rajapinta Suomi.fi-palveluun ja M2:seen. Robotti noutaa tiedot ja syöttää ne M2-järjestelmään sekä raportoi mahdolliset virheet. ”Asiatarkastus ja hyväksyminen eivät ole muuttuneet, mutta nyt meidän ei tarvitse miettiä tehtävien hajauttamista pienessä tiimissä, jotta esimerkiksi tietojen tallentaja ei toimi asiatarkastajana”, Viola sanoo.

Hyötyjä sekä työpanokseen että järjestelmien elinkaariin

Automatisoinneista saadaan tehokkuutta erilaisiin rutiininomaisiin työtehtäviin. Ne voivat tuoda taloudellista hyötyä ja parantaa asiakastyytyväisyyttä tai työtyytyväisyyttä sekä laatua.  Automatisointien avulla voidaan pidentää olemassa olevien vanhojen järjestelmien elinkaarta. Näin ollen robotit osallistuvat myös työtehtävien siirtoon uusien järjestelmien käyttöönotoissa.  Tarvittaessa robotti eläköityy, kun sen hoitamat tehtävät siirtyvät uuteen järjestelmään. Robotit ovat oikein määriteltyinä nopeita ja ketteriä toimimaan, eivätkä tee kirjoitusvirheitä. Automatisointien hyöty tulee pystyä laskemaan ennen toteutusta. Joskus taas esiselvityksen ja määrittelyn jälkeen todetaan, että robottia ei kannata tehdä, jos hyödyt jäävät pienemmiksi kuin toteutuksen ja ylläpidon kustannukset.

Siviilipalveluspäivärahojen ja täydennyspalvelupalkkojen asiatarkastaminen ja hyväksyminen eivät ole muuttuneet, mutta itse tallennus on. Maksatusprosessia on myös tehostettu sekä asiakkaalla että Palkeissa. Robotti käsittelee noin 350 laskua kuukaudessa ja sillä menee noin kaksi minuuttia yhden laskun tallentamiseen.

”Tavoitteena oli, että käsin tehtävä tallennustyö vähenee sekä meillä että Palkeissa, ja siinä onnistuttiin. Ainoa haaste automatisoinneissa tähän mennessä on ollut, että robotti työskentelisi kyllä vielä nopeammin, mutta se joutuu joskus odottelemaan M2-järjestelmää ”, toteaa tiiminvetäjä Niina Klemola KEHA-keskuksesta. ”Talousyksikössämme kartoitetaan jatkuvasti mahdollisia tehtäviä, joissa robottia voisi hyödyntää”, hän jatkaa.

DVV:llä on menossa laaja asianhallintajärjestelmäuudistus. Toistaiseksi osa muutoksista on voitu hoitaa kevyemmällä robottiratkaisulla ennen isompaa uudistusta. Esimerkiksi tiedot laskutusjärjestelmään haetaan järjestelmästä, jota ei enää kehitetä ja josta ei ole kustannustehokkaasti järkevää tehdä integraatiota muihin järjestelmiin. Vanhoihin järjestelmiin tehdyistä automatisoinneista on luovuttu sitä mukaa, kun järjestelmäuudistus on edennyt.

”Robotteja tarvitaan jatkossakin sekä väliaikaisiin että pidempiaikaisiin ratkaisuihin. Pieneltäkin tuntuvat automatisoidut asiat tai tehtävät voivat merkittävästi helpottaa asiantuntijoiden työtä ja vapauttaa heidän aikaansa muihin tehtäviin”, sanoo Lasse.

DVV:llä jaetaan vuosittain sisäisesti Vuoden digiteko -tunnustus ryhmälle tai toiminnolle, joka on edistänyt digitalisaation hyödyntämistä viraston toiminnan, prosessien, palveluiden tai sisäisen yhteistyön kehittämisessä. Koko henkilöstö saa ehdottaa palkinnon saajaa, jonka pääjohtaja sitten valitsee. Vuonna 2023 laskutusrobotit saivat tämän tunnustuksen. ”Meidän henkilöstömme oli huomannut, että robotti on oikeasti työkaveri ja helpottaa työntekoa. Automatisoinnit ovat sujuneet hyvin, kun oma väkemme on innolla osallistunut projekteihin”, toteaa Lasse.

Sekä Lasse, Niina että Viola kiittelevät sujuvaa yhteistyötä Palkeiden kanssa. Yhteistyö samojen henkilöiden kanssa on luonut jatkuvuutta ja yhdessä oppimista.

Palkeiden älykkään automaation palvelut tukevat asiakkaita esimerkiksi prosessien ja tehtävien automatisoinnin esiselvityksissä ja automatisointien toteutuksessa. Palveluun sisältyy myös automaatiokohteiden toiminnan raportointi ja jatkokehitys. Tällä hetkellä Palkeet ylläpitää yli 60:ta ohjelmistorobotiikalla toteutettua automaatioratkaisua 18:sta asiakasvirastolle ja ”eläkkeellekin” on jo päässyt lähes 30 robottia.

Tämä uutinen on osa Asiakastarinat-juttusarjaamme.