Ensimmäinen koko valtionhallinnon henkilöstöstrategia Työtä Suomen parhaaksi julkaistiin noin vuosi sitten. Sen tavoitteena on parantaa johtamista ja tuottavuutta sekä yhtenäistää valtion organisaatioiden toimintakulttuuria.

Henkilöstöstrategian toimeenpanoa varten valtiovarainministeriö (VM) suunnitteli yhteistyössä virastojen kanssa vuosille 2024–2025 yksitoista eri toimenpidettä, joista seitsemää lähdettiin toteuttamaan poikkihallinnollisissa työryhmissä. Työryhmiin haettiin mukaan valtion kehittäjiä ja muita aiheesta kiinnostuneita. Loput toimenpiteistä VM tai esimerkiksi Palkeet tekee virkatyönä.

”Strategian toimeenpano on lähtenyt käyntiin todella hyvin ja edennyt odotusten mukaisesti”, kertoo finanssineuvos Juha Madetoja VM:n Valtionhallinnon kehittämisosaston Henkilöstöpolitiikkayksiköstä. ”Työryhmät ovat toki vähän eri vaiheissa, mutta olemme saaneet jo konkreettisia onnistumisia, kuten se, että valtion vertaismentorointi on käynnistynyt ja eOppivassa on julkaistu valtion työnantajakuvaa ja työtehtävien houkuttelevuutta parantava Työtä Suomen parhaaksi – katsaus valtionhallinnon toimintaan ja työpaikkoihin -koulutus”, hän jatkaa. Konkreettisten tulosten lisäksi tärkeää on ollut myös yhteinen keskustelu henkilöstöjohtamisen ilmiöistä.

Tavoitteena on, että toimenpiteet saadaan valmiiksi vuoden 2025 loppuun mennessä. Vuoden 2025 aikana alkaa myös strategian seuraavan toimeenpanovaiheen 2026–2027 suunnittelu.

Henkilöstöhallinnon prosessien yhteiskehittäminen käynnistyy

Yksi henkilöstöstrategian merkittävimmistä toimenpiteistä on Palkeiden koordinoima toimenpiteen 11, Yhtenäistämme HR-prosesseja, toteutus. ”Tämäkin on lähtenyt hyvin käyntiin huolellisen valmistelun jälkeen. Olen tyytyväinen, että Palkeet on hankkeistanut toimenpiteen ja osoittanut siihen resursseja. Uskon, että toteutuksessa saadaan paljon aikaiseksi”, Juha iloitsee. Yhtenäistämme HR-prosesseja -hanke jatkuu koko kuluvan vuosikymmenen aina vuoteen 2030 asti.

Hankkeessa aloitetaan vuoden 2025 aikana valtion henkilöstöhallinnon prosessien läpikäynti yhdessä virastojen asiantuntijoiden kanssa. Tavoitteena on tunnistaa prosesseista sellaiset osa-alueet, joissa tehdään mahdollisesti päällekkäistä tai tarpeetonta työtä ja toisaalta löytää myös niitä prosessin osia, joihin ollaan tyytyväisimpiä. ”Osin voi olla perusteltuja syitä tehdä prosesseja eri tavalla, mutta paljon on myös sellaisia eroavaisuuksia, jotka johtuvat vain totutuista tavoista tehdä asioita. HR on kuitenkin lähtökohdiltaan aika samankaltaista valtion eri virastoissa ja yhtenäistämisessä on iso potentiaali”, Juha pohtii. ”Toivon virastoille ja meille kaikille rohkeutta ja ennakkoluulottomuutta. Lähdetään rohkeasti miettimään, mikä olisi mahdollista ja mitä hyötyjä voisimme prosessien yhtenäistämisellä saavuttaa”, hän kiteyttää.

Kustannussäästöjä ja asiakastyytyväisyyttä keskittämällä

Prosessien yhtenäistämisen lisäksi hankkeen yhtenä tavoitteena on, että vuonna 2030 operatiiviset HR-tehtävät tuotettaisiin suurimmaksi osin Palkeissa. ”Operatiiviset HR-tehtävät pystytään tekemään palvelukeskuksessa pääosin tehokkaammin kuin yksittäisessä virastossa”, Juha sanoo. ”Kun tehtäviä siirtyy Palkeisiin enemmän, on niihin helpompi hyödyntää automaatiota ja saada lisää säästöjä sitäkin kautta”, hän jatkaa. Virastoissa keskittäminen mahdollistaa sen, että operatiivisiin HR-tehtäviin käytettyjä resursseja voidaan kohdistaa uudelleen esimerkiksi sellaisiin tehtäviin, jotka tukevat paremmin viraston substanssijohtamista ja -toimintaa. ”Kustannussäästöjen lisäksi uskon, että myös asiakastyytyväisyys paranee”, Juha lisää.

Juha painottaa myös aktiivisen suunnittelun merkitystä prosessien yhtenäistämisessä ja tehtävien keskittämisessä. Lähivuosien tilannetta on hyvä tarkastella viraston oman henkilöstösuunnittelun kautta. Esimerkiksi henkilöstön luonnolliset poistumat ja viraston sisäiset urakehitysmahdollisuudet mahdollistavat tehtävien siirtoja Palkeisiin. ”Tällaisia tilanteita hyödyntäen virasto voisi siirtyä kohti Palkeiden kokonaispalvelua. Monet ovat jo toimineetkin näin ja olleet tyytyväisiä siihen polkuun”, Juha kuvailee.