Julkisten työvoimapalveluiden järjestämisvastuu siirtyi valtion työ- ja elinkeinotoimistoilta kunnille ja kuntien muodostamille työllisyysalueille 1.1.2025. TE-palvelut 2024 -uudistuksen myötä valtiolta kuntiin siirtyi noin 4200 henkilötyövuotta (htv). Valtion sisäiset muutokset koskettivat noin 400 htv:ta, joista noin 60 siirtyi Maahanmuuttovirastoon ja loput 335 olivat ELY-keskusten ja KEHA-keskuksen sisäisiä siirtoja. Samassa yhteydessä KEHA-keskuksessa tehtiin organisaatiomuutos.

Laaja kokonaisuus haastoi miettimään erilaisia ratkaisuja

Palkeet ja KEHA-keskus aloittivat muutokseen valmistautumisen jo vuoden 2023 puolella. Projektin mittakaava selvisi vähitellen ja yhteisissä läpikäynneissä tunnistettiin esimerkiksi eroja valtion ja kuntapuolen palvelussuhdetiedoissa. ”Yhdessä löysimme ratkaisuja siihen, miten tarvittava tieto voidaan koota käytössä olevien tietojen pohjalta ja toimittaa kootusti eteenpäin”, kertoo Palkeiden projektipäällikkö Tanja Vatanen.

”Työ aloitettiin hyvissä ajoin kuuden suurimman kaupungin kanssa. Tarkoituksena oli luoda yhteinen ymmärrys siitä, mitä tietoja liikkeenluovutuksessa siirtyy, millä tavalla ja missä aikataulussa sekä määritellä varasuunnitelma sen varalta, että kaikki ei sujuisikaan suunnitellusti.  Helsinki, Espoo, Vantaa, Oulu, Tampere ja Turku pääsivät siis määrittämään projektin toteutustapaa”, kuvailee KEHA-keskuksen henkilöstöjohtaja Taina Vuorinen.

Erityisesti projektin alkuvaiheessa kehitettiin työkaluja ja menetelmiä tietojen siirtoon, mikä mahdollisti yli 4000 työntekijän palvelussuhdetietojen siirron. Manuaalisen työn määrää pyrittiin vähentämään esimerkiksi salatun sähköpostin käytöllä, kun nimikirjaotteita lähetettiin siirtyville työntekijöille.

”Palkeiden rooli projektissa oli muun muassa toimittaa kaikki tarvittava palvelussuhteisiin ja palkanmaksuun liittyvä tieto valtiolta siirtyvistä henkilöistä KEHA-keskukselle, joka toimitti niitä edelleen uusille työnantajille”, kertoo Tanja.

”Vuodenvaihteessa 2023–2024 käytyjen keskustelujen ja tarkentavan tiedonvaihdon jälkeen testattiin vielä esimerkkitiedostojen tiedonsiirto, jotta vastaanottavat kunnat ja kaupungit pystyivät rakentamaan omiin järjestelmiinsä tarvittavia sisäänlukuautomaatiota”, Tanja jatkaa.

Viestintä keskiössä

Projektin aikana viestintä oli keskeisessä roolissa erityisesti erilaisten toimijoiden välisessä tiedonkulussa. KEHA-keskus viesti erikseen kunkin työntekijäryhmän tarpeisiin, kuten esihenkilöille ja virastojen johdolle. Esimerkiksi YT-prosessissa lähettävien virastojen hallintojohtajat olivat keskeisessä roolissa linkkinä valtion ja kuntien välillä.

”Viestintätilanne oli meidän kannaltamme ainutlaatuinen, kun kyseessä oli 55 uutta työnantajaa, joille kaikille piti saada viestittyä asiat samalla tavalla. Vaikka kyse on julkisen puolen toimijoista, meidän piti varmistaa, että puhumme sellaisilla termeillä, jotka kaikki osapuolet ymmärtävät samalla tavalla. Esimerkiksi palvelussuhteiden tietojen ja niihin liittyvien tulkintakysymysten kanssa piti olla tarkkana”, kertoo Taina.

Projekti oli erityisen laaja sekä Palkeiden että KEHA-keskuksen näkökulmasta ja viestintää tehtiin eri suuntiin. ”Meidän oli erikseen mietittävä, mitä viestitään valtion sisällä siirtyville ja mitä kuntapuolelle siirtyville työntekijöille ja eri henkilöstöryhmille, kuten esihenkilöille ja virastojen johdolle”, sanoo KEHA-keskuksen henkilöstöyksikön yksikönpäällikkö Heli Määttänen.

KEHA-keskus tiedotti henkilöstöä aktiivisesti muutoksesta ja kehotti henkilöstöä tarkistamaan järjestelmästä omat tietonsa ja tekemään tarvittavat korjaukset. Näin varmistettiin tietojen oikeellisuutta ja laatua.

Yhteistyö ja valmistelu ratkaisivat

Projektin onnistumisen taustalla oli pitkäjänteinen valmistelu, selkeät vastuualueet ja tiivis yhteistyö eri toimijoiden kesken. Kaikki osapuolet sitoutuivat projektiin ja joustivat tarvittaessa, mikä oli erityisen tärkeää kiireisen aikarajan vuoksi. Tärkeintä oli saada siirrettyä palkkaukseen ja lomiin liittyvät tiedot oikein, jotta palkanmaksu onnistui uusilta työnantajilta heti tammikuun 2025 alussa.

”Yhteistyö Palkeiden kanssa oli sujuvaa, ja minusta oli hienoa, että esiinnyimme yhteisenä rintamana työllisyysalueille päin”, Taina toteaa. ”Palkeiden palvelutuotanto pystyi reagoimaan tarvittaessa nopeasti, selvittämään esiin tulleita ongelmia ja ratkaisemaan ne. Näin pysyimme hyvin aikataulussa”, Heli sanoo.

Ratkaisevassa roolissa olivat myös koko projektiryhmä sekä KEHA-keskuksen henkilöstöasiantuntijat. Henkilöstöasiantuntijat huolehtivat muun muassa henkilöstön palvelussuhdetietojen oikeellisuudesta koko muutosprosessin ajan, ja vieläpä loppuvuotta 2024 kohden pienentyneillä resursseilla. Kun vuosi vaihtui ja oli ensimmäisen palkanmaksun aika siirtyneille henkilöille, voitiin todeta, että kaikki sujui hyvin.  

Onnistuminen oli pitkäjänteisen työn tulos. ”Hyvä suunnittelu ja aikataulutus varmistivat, että kaikki YT-prosessin aloituksesta palvelussuhdetietojen siirtoon ja palkanmaksuun meni suunnitellusti”, toteavat Taina ja Heli. ”Tärkeimpänä tekijänä oli ajantasaiset palvelussuhdetiedot. Jos näissä olisi ollut puutteita, se olisi heijastunut lopputulokseen”, Heli jatkaa.

”Tämä projekti loi uusia toimintatapoja esimerkiksi tiedonsiirtoon vastaavissa tilanteissa. Näitä oppeja ja ratkaisuja voidaan varmasti hyödyntää myös muissa projekteissa, kuten tulevassa aluehallintouudistuksessa”, toteavat Taina, Heli ja Tanja lopuksi.