Osana scrum-kummitoimintaa järjestetään pop up -sparrauksia, joissa tiimit pääsevät jakamaan kokemuksia, oppeja ja hyviä vinkkejä sekä kysymään ja ratkomaan mahdollisia arjen haasteita scrumin käytössä. Scrumia on hyödynnetty tiimien työskentelyssä hieman eri tavoin ja laajuudessa, ja yksi tärkeimpiä oppeja onkin ollut se, että menetelmä taipuu moneen tarpeeseen. Lisäksi toimintaa voi kehittää matkan varrella juuri oman tiimin ja työn tarpeisiin sopivaksi, eikä kaikkia työtapoja tarvitse ottaa käyttöön kerralla. ”Ketterien menetelmien käyttöönotto kannattaa tehdä kaikessa rauhassa ja malttaa edetä siinä pienin askelin palanen kerrallaan”, tiivistää scrum-kummi Milla Wiinikka.

Työrauhaa, kokeilukulttuuria ja tiiviimpää yhteistyötä

Palkat, palvelusajanlaskenta ja lomasuunnittelu oli ensimmäinen tiimi, jonka kanssa scrum-kummitoimintaa pilotoitiin heidän ketterän toimintamallinsa käyttöönotossa vuoden 2021 alussa. Noin vuoden kokemuksen perusteella työtapa on sopinut tiimille hyvin. ”Ketterän toimintamallin hyödyt näkyvät erityisesti suunnitelmallisuuden ja läpinäkyvyyden lisääntymisessä. Nämä kaksi asiaa lisäävät myös työrauhaa, kun tehtäviä ei tipu enää yllättäen työpöydälle”, kertoo erityisasiantuntija Tiina Nummela. Tiimissä tulevia työtehtäviä suunnitellaan ja päätöksiä tehdään yhdessä, joten kaikilla on ajantasainen tieto muutoksista ja muista meneillään olevista asioista.

Osaava-tiimissä ketterä toimintamalli on lisännyt kokeilukulttuuria ja opettanut sietämään epäonnistuneitakin kokeiluja. ”Sprintin lopussa toteutettavan toiminnan arvioinnin hyötyjä on, että jos kokeiltu toimintamalli osoittautuukin toimimattomaksi, niin voidaan palata vanhaan tai kokeilla jotakin muuta. Epäonnistuneet kokeilut ovat yhtä tarpeellisia oppimisen ja kehittymisen kannalta, kuin onnistuneetkin kokeilut”, toteaa palvelukoordinaattori Piia Kokkonen. Osaava-tiimi on kokenut ketterän toimintamallin helpottaneen myös yhteydenpitoa tiimin jäsenten kesken ja tiivistäneen yhteistyötä asiakkaiden ja toimittajien kanssa. 

Vaikka ketterä toimintamalli on osalla tiimeistä jo sujuvasti osana arkea ja toisilla hakee vielä muotoaan, on ketterien tiimien yhdistävänä tekijänä halu oppia uutta ja auttaa toisiaan onnistumaan. Niin scrum-kummit kuin -tiimitkin vierailevat tarvittaessa muiden tiimien palavereissa ja jakavat vinkkejä mallin toteuttamiseen käytännössä. ”Olen mukana scrum-kummitoiminnassa siksi, että haluan antaa tukea ja jakaa osaamista myös muille, jotka suunnittelevat toimintatapojen muuttamista. Oppiihan siinä myös itse samalla!” Tiina oivaltaa. 

Kevääseen 2022 mennessä scrum-kummit ovat olleet mukana tukemassa ketterien menetelmien käyttöönottoa jo 13 tiimissä ja projektissa, joista viimeisimpinä henkilöstöpalvelujen raportointitiimi ja viestintä.