Ulkoministeriö oli mukana vuonna 2025 alkaneessa Tilaamisen palvelun pilotoinnissa, jonka jälkeen palvelu otettiin ministeriössä käyttöön. Ulkoministeriön (UM) Kiinteistö- ja hankintahallintoyksiköstä hankinta-asiantuntija Vesa Leino ja ulkomaan edustustojen sisustustiimin vetäjä Elina Kangas-Kauppinen kertovat UM:n kokemuksista pilotoinnista ja palvelun käyttöönotosta.

Tilaamisen palvelun hyödyntämiseen päädyttiin UM:ssä, kun pohdittiin vaihtoehtoja tilaamisen keskittämiselle ja mietittiin myös viraston omien resurssien käyttöä. ”Teemme tilauksia todella paljon. Niissä tarvitaan erityistä osaamista ja tämä on selkeä kokonaisuus hankkia palveluna”, taustoittaa Vesa palvelun käyttöönottoa. Aiemmin tilaamisessa ei UM:ssä ollut sijaisjärjestelyjä, mikä saattoi tuoda omat haasteensa esimerkiksi lomien aikana. ”On hyvä, että palvelu on aina saatavilla, kun on tarve tilata. Asioita saatiin myös hoitamaan siihen erikoistuneet osaajat”, lisää Elina.

Tilaamisen palvelu tarjoaa Palkeiden asiakasvirastoille kattavaa tukea sähköisen tilausprosessin eri vaiheisiin. Palvelupäällikkö Mari Kaari kertoo: ”Palvelumme yltävät neuvonnasta aina puolesta tekemiseen ja sisältö on räätälöitävissä asiakkaan tarpeen mukaan. Asiakas maksaa vain käytetystä palvelusta, eli se on kustannustehokas vaihtoehto osaksi ostotiimiä.”

Palvelu apuna tilaamisen laajassa kokonaisuudessa

Esimerkkinä UM:n sisustustiimin tilaustarpeista on remontoitu edustustokohde, johon toimitetaan kontillinen tai parikin konttia tavaraa. On sähköpöytiä, tarvikkeita ja paljon muuta tavaraa, joita tarvitaan kohteen varustamiseen. Isoissa tavaramäärissä riittää runsaasti koordinoitavaa, eikä olisi kiva huomata, että esimerkiksi jonkin maan edustustosta jäikin puuttumaan tarvittavat työtuolit.

Valmiiksi kilpailutetut tuotteet ja puitesopimukset helpottavat asioita ja koetaan hyviksi, mutta UM:n sisustamisen projekteissa lähtee lukuisia tilauksia eri toimittajille. Voi myös olla, että yhdelle toimittajalle tehdään tilauksia useista tuotteista. Tilausten ja toimittajien hallinnointi olisikin varsin työlästä hoitaa itse, esimerkiksi sähköpostilla, jonka runsauteen voi hävitä tärkeää tietoa. ”Siksi on hienoa, että meillä on olemassa tämä palanen, eli palvelu, josta saamme paljon tukea prosessiin”, sanoo Vesa.

UM:ssä hyödynnetään Tilaamisen palvelua sisustusprojektien lisäksi muissakin soveltuvissa hankinnoissa. Yhteistyö Palkeiden kanssa on UM:ssä koettu toimivaksi, laadukkaaksi ja luotettavaksi. Sisustustiimissä toiminnan pihvi ei ole tuotteiden tilaaminen, vaan ydintä on sisustamisen suunnittelu ja toteutus edustustoja varten. ”On hienoa, että meillä on Palkeissa tukenamme huippuammattilaiset, jotka taatusti osaavat ratkaista kaikki tilaamisen ongelmakohdat sekä hoitaa Handissa tiliöinnit ja uusien toimittajien perustamisen”, sanoo Elina. Vesa lisää tähän: ”Tiedämme, että asiat Palkeissa hoituvat ajallaan, eikä itse tarvitse kantaa huolta mahdollisista prosessivirheistä.”

Yhteistä suunnittelua pilotoinnissa ja käyttöönotossa

UM:n tarpeista tilaamiseen liittyen käytiin Palkeiden kanssa keskustelua jo vuonna 2024, ennen pilotointia. Kun palvelua alettiin tuotteistaa ja mahdollisuus pilotointiin tuli, Vesa kertoo UM:n ilmoittautuneen siihen heti innokkaasti mukaan. Palvelua muotoiltaessa tehtiin yhteistyötä. ”Pilotoinnin aikana tavallaan suunnittelimme samalla palvelukonseptia vuoropuhelussa Palkeiden kanssa”, kertoo Elina.

Käyttöönoton suunnittelussa Elina mainitsee tärkeäksi, että asiakas kuvaa erittäin tarkasti oman toimintansa logiikan ja reunaehdot, jolloin Palkeissa osataan heti ehdottaa hyviä ja oikeanlaisia vaihtoehtoja. ”On myös tärkeää käydä prosessi alusta loppuun läpi ja dokumentoida eri vaiheet, jolloin asiakkaankin on helppo tarkistaa esimerkiksi, mitä tietoja meiltä missäkin vaiheessa tilausprosessia tarvitaan”, sanoo Elina.

Teamsia hyödynnettiin tehokkaasti palvelun käyttöönottoa suunniteltaessa, mutta UM ja Palkeet tapasivat kerran myös läsnäpalaverissa. Vesan ja Elinan mukaan tapaaminen saman pöydän ääressä edisti hyvää asiakaskokemusta UM:n käyttöönotossa. ”Tultiin paremmin tutuiksi, jolloin asioita on mukava yhdessä työstää”, Vesa mainitsee.

Tuotteiden eri arvonlisäverokannat voivat olla mutkikkaita ja tässä voitaisiin nähdä kehityskohteita. ”Kun palvelu on ollut jonkin aikaa käytössä, on hyvä säännöllisin väliajoin pohtia yhdessä, mitä voitaisiin vielä parantaa ja sujuvoittaa”, Elina toteaa.

Monipuolinen palvelu valtion hankintojen tukena

UM:ssä pidetään hyvänä asiana palvelun räätälöintimahdollisuutta ja sitä, että tavaroiden hankinnan lisäksi hyvin onnistuu myös erilaisten palvelujen tilaaminen. Handista saatavan tilaamisen datan hyödyntämismahdollisuus tuo sujuvuutta tulevien hankintojen suunnitteluun.

Palvelu on UM:n näkemyksen mukaan kustannustehokas, kun virastossa ei kulu omia resursseja ja työaikaa tilausten käytännön asioiden hoitamiseen. Tilaamisen palvelu nähdään UM:ssä hyödyllisenä koko valtionhallintoa ajatellen – eri alojen toimijat voivat keskittyä vastuualueilleen kuuluviin ydintehtäviin. ”Monessa virastossa ja laitoksessa tilataan myös erikoistuotteita ja laitteita. Jokaiselle tuotteelle on tiedettävä omat koodinsa, eivätkä ne aina ole selkeitä kaikille”, sanoo Vesa. ”Koko valtiota ajatellen on ehdottoman järkevää, että tilaukset hoitaa se, jolla on paras tietämys tähän”, toteaa Elina.

Tilaamisen palvelu koostuu kahdesta osa-alueesta: katalogien ylläpidosta sekä hankintapyynnön puolesta tekemisestä. Palvelun sisältö suunnitellaan yhdessä asiakkaan tarpeita vastaavaksi.

Palvelu mahdollistaa Handin toiminnallisuuksien tehokkaamman käytön ja vapauttaa työaikaa muihin ydintehtäviin.

Tämä uutinen on osa Asiakastarinat-juttusarjaamme.