Aloituspalaverissa sovimme asiakkaan kanssa kolmen-neljän kuukauden prosessista, jossa yhteistyö on tiivistä. Lomaketta toteutetaan Osaava-tiimissä parin viikon jaksossa, jonka jälkeen on yhteinen katselmointi asiakkaan kanssa. Katselmoinnissa käydään sen hetkinen toteutus läpi ja sovitaan muutostarpeista. Yhteyttä pidetään katselmointien välilläkin Pointin kautta, jossa täydennetään vaikkapa tekstejä ja ohjeistuksia. ”Tämä malli mahdollistaa yhteisen näkemyksen mukaisen toteutuksen, nopean reagoinnin sekä ajantasaisen tiedonkulun osapuolten välillä”, toteaa palvelukoordinaattori Piia Kokkonen. ”Lomakkeen valmistuttua pidämme asiakkaan kanssa päätöspalaverin, jossa käymme läpi onnistuneita asioita sekä havaittuja kehityskohteita, joilla prosessin sujuvuutta voidaan entisestään parantaa”, summaa Piia toteutusta.

Valteri-koulussa ollaan tyytyväisiä yhteisen tekemisen malliin

Henkilöstösuunnittelija Heli Arola on ollut mukana Valteri-koululle toteutetussa suoriutuvuuden arviointilomakkeen rakentamisessa. ”Olemme olleet tyytyväisiä Osaavan käyttäjiä, joten suoriutuvuuden arviointilomakkeen käyttöönotossa olimme erittäin mielellämme mukana”, Heli kertoo. Aiemmin heillä ei ole ollut suoritusarviointeihin minkäänlaista järjestelmää, ja nyt oli hyvä mahdollisuus saada tilanteeseen parannus.
Suoriutuvuuden arviointilomakkeen toteutuksessa Heli kertoo heidän olleen erittäin tyytyväisiä Palkeiden osaamiseen ja toimivan konseptin rakentamiseen. Kokouksia oli sopivasti ja asiakkaita kuunneltiin. ”On tärkeää, että joku johtaa teknisesti kokonaisuutta ja huolehtii, että tarpeelliset asiat tulee järjestelmän näkökulmasta hoidettua”, hän sanoo.

Vinkkinä muille Heli sanoo, että lomakkeen kulun miettimiseen Osaavassa kannattaa varata aikaa. Jos tätä kohtaa ei ole mietitty huolella, se saattaa aiheuttaa turhaa hallinnollista työtä, jos esimerkiksi hyväksyntäketjut ovat kovin monimutkaisia. ”Me teimme tietoisen ratkaisun, kun otimme mukaan muun muassa laatupäällikkömme. Hänen avullaan lomakkeen kierrosta tuli sujuvaa”, Heli sanoo. ”Lomakkeen testaamiseen ja ohjeistukseen kannattaa varata myös reilusti aikaa”, hän jatkaa. Näin varmistetaan, että henkilöstö pääsee käyttämään lomaketta mahdollisimman sujuvasti.

Valterille on tulossa käyttöön kaksi eri suoriutuvuuden arviointilomaketta: yksi opetushenkilöstölle ja toinen muulle kuin opetushenkilöstölle. Opettajien suoriutuvuuden arviointi on tehty tehdään Osaavassa jo nyt marraskuussa ja muun henkilöstön vuoro on keväällä 2023. Pilottivuoden jälkeen tilannetta tarkastellaan uudelleen ja tehdään tarvittavat korjaukset järjestelmään, jos niitä vuoden aikana ilmaantuu.

Asiakastilaisuuksissa ajatustenvaihto tuo arvokkaita kokemuksia

Sari Hoffrén työskentelee Verohallinnossa HR Johtamisen yksikössä henkilöstöasiantuntijana ja hänen työtehtävänsä koostuvat Hallinnolliset sovellukset -tuotetiimin Osaavan pääkäyttäjätehtävistä. Sari kiittelee Osaavaan liittyviä asiakastilaisuuksia: ”Näissä tilaisuuksissa asiakkaat saavat tietää missä mennään, mitä on tehty ja mitä on tulossa. Samalla voi esittää omia tarpeitaan ja kuulee myös muiden asiakkaiden toiveista”. Välillä keskusteluun nousee myös asioita, joita jollakin asiakkaalla ollaan vasta suunnittelemassa ja tällöin muiden kokemukset ovat erittäin arvokkaita. Kaikki hyötyvät jo tehdyistä toteutuksista, kun tieto ei jää vain yhden viraston osaamiseksi. Samoin voi kysyä, mitä mieltä uusista ideoista muut asiakkaat ovat. Näin myös Palkeissa huomataan ja ymmärretään mitä kohti kehitystoimenpiteiden kanssa on hyvä mennä. ”Onhan se kiva kuulla myös muidenkin asiakkaiden fiiliksiä ja kuulumisia”, Sari jatkaa.

Vuoden ensimmäisessä asiakastilaisuudessa Palkeet voisi esitellä koko vuoden tiekartan Osaavan kehittämisestä, näin asiakkailla olisi tiedossa koko vuoden kehittämisen painopisteet”, Sari ideoi. Myös yhteiset tapaamiset kasvokkain muiden Osaavaa käyttävien asiakkaiden kanssa olisivat kivoja esimerkiksi työpajojen muodossa.