Tilauksesta perintään -prosessin eri osa-alueiden automatisointia on aloitettu Palkeissa jo vuonna 2019. Viimeisimpänä toteutettiin myyntilaskuraportin käsittelyn automatisointi, mikä mahdollisti sen, että ensimmäistä kertaa koko myyntilasku voi olla alusta loppuun saakka automaatiolla käsitelty. Perinnän puolelta on automatisoitu koko julkisoikeudellisten saatavien perintäprosessi.

”Tilauksesta perintään -prosessissa selkeitä automatisoitavia osuuksia ovat alusta alkaen olleet myyntilaskutuksen sekä saatavien valvonnan ja perinnän osa-alueet. Esimerkiksi myyntilaskutuksen prosessi koostuu useammasta eri työvaiheesta, joten näimme tässä mahdollisuuden laajemman kokonaisuuden automatisointiin pistemäisen sijaan”, kertoo palvelupäällikkö Satu Pentikäinen.

Myyntilaskutuksen automatisointi rakentuu vaiheittain

Myyntilaskutuksen automatisointia on tehty osissa useamman vuoden ajan. Muutoksiakin on matkan varrella tehty, esimerkiksi valtion taloushallinnon kehittämishanke Ässän myötä muutoksia tuli useille roboteille. Koko prosessia ei ole ollut mahdollista automatisoida kerralla, koska myyntitilauksia voi toimittaa useilla eri kanavilla, esimerkiksi liittymillä tai tallentamalla suoraan järjestelmään.

Nykyään myyntilaskutuksen prosessissa työskentelee kuusi eri robottia. Viimeisimpänä automatisoitiin prosessin loppupäästä laskuraportin käsittely, joka saatiin tuotantoon alkuvuonna 2025. ”Automaatio on meillä aito työkaveri ja sujuvoittaa päivittäistä työskentelyä. Suuri osa myyntitilauksista laskutetaan kokonaan automaattisesti, jos virheitä ei tapahdu. Manuaalista tekemistä on vielä jonkin verran asiakkaan myyntitilausliittymän kautta tulleiden aineistojen käsittelyssä, koska talousasiantuntija tallentaa aineiston robotille käsiteltäväksi”, kuvailee palvelukoordinaattori Antti Nuolikoski.

Saatavien valvonnan ja perinnän prosessi tehostuu ja manuaalityö vähenee

Myyntilaskutuksen lisäksi myös saatavien valvonnan ja perinnän prosessia on saatu tehostettua merkittävästi. Ässä-hankkeen yhteydessä tehtiin Valtiokonttorin kanssa prosessi- ja toimintatapamuutos, joka mahdollistaa automatisointien tehokkaamman hyödyntämisen. Maksukehotusten lähetyksen kokonaisuus oli automatisoitu jo ennen Ässä-hanketta.
”Ennen näitä muutoksia perinnän prosessi oli täysin manuaalista työtä ja ulosottohakemuksen jokainen kohta tai tieto tallennettiin käsin – nopeimmillaan hakemus taidettiin tehdä noin kymmenessä minuutissa”, muistelee Antti. Nykyisin perinnässä painopiste on siirtynyt mahdollisten virheiden käsittelyyn, esimerkiksi robotin tuottamien tarkastuslistojen perusteella. ”Tarkistusten jälkeen sadat tapahtumat siirtyvät hetkessä Ulosottolaitokseen jatkokäsittelyyn, eikä turhia viivästyksiä aiheudu”, Antti jatkaa. Muutamille asiakkaille tehdään perinnässä vielä manuaalista käsittelyä, mutta tavoitteena on saada nämäkin tapahtumat ulosottoliittymään yhteistyössä asiakkaiden kanssa.

Automatisointi helpottaa työtehtäviä ja parantaa kustannustehokkuutta

Talouspalveluissa koetaan, että automatisointi on helpottanut työtehtäviä. Rutiiniluontoiset tehtävät ovat hävinneet ja painopiste on siirtynyt asiantuntijatyöhön sekä virheiden selvittämiseen. ”Esimerkiksi myyntireskontran hoitoon heijastuu yleinen talouden tilanne, jonka seurauksena konkurssit, velkajärjestelyt, yrityssaneeraukset ja maksusuunnitelmat ovat lisääntyneet. Näiden selvittely on aikaa vievää ja vaatii hyvää substanssiosaamista”, pohtii Antti.

Automatisointi on tuonut mukanaan uusia asioita, jotka asiantuntijoiden tulee omassa työssään ottaa huomioon. ”Uusien automatisointikohteiden toimintalogiikan omaksuminen ja hyödyntäminen on nykyään osa perustehtäväämme. Talousasiantuntijan on uskallettava luottaa robotin tekemiseen. Mielestäni automatisoinnit on otettu hyvin vastaan, ja talousasiantuntijat ovat omaksuneet hienosti uudet toimintatavat”, iloitsee Satu.

Prosessien automatisointi on näkynyt myös palvelujen tuottavuuden ja kustannustehokkuuden paranemisena, mikä on edistänyt valtionhallinnon säästötavoitteiden toteuttamista. ”Myyntitilausten, saatavien valvonnan ja perinnän osa-alueet ovat sellaisia, joista on löytynyt selkeitä ja kannattavia kohteita automatisoinnille. Valmiiksi ei ole vielä tulojen maailmaakaan saatu, vaan olemassa olevien kohteiden jatkokehityksessä riittää töitä”, sanoo Antti. Automatisointikohteita on toteutettu myös laadullisesta näkökulmasta, esimerkiksi Valtiontalouden tarkastusviraston antamien havaintojen pohjalta.