Transformaatiohankkeen toteutusvaiheessa päästään vihdoin itse asiaan – toteuttamaan määriteltyä tavoitetilaa. Toteutuksen alkaessa hankkeen toimittaja ottaa usein vetovastuun teknisen toteutuksen edistämisestä. Tämä ei tarkoita, että hankkeen tilannut organisaatio voi vain katsella sivusta toteutuksen etenemistä. Pikemminkin päinvastoin, toteutusvaihe vaatii aktiivista hallintaa hankkeen tilanneen organisaation hankepäällikön toimesta, jotta eteneminen sovitussa aikataulussa voidaan varmistaa.

Hankkeen toteutusvaiheen alussa on tärkeää yhdessä hanketoimittajan kanssa tarkentaa projektisuunnitelma ja sitouttaa kaikki osapuolet tähän. Kaikilla hankkeeseen osallistuvilla henkilöillä ja hankkeen sidosryhmillä tulee olla selkeä käsitys hankkeen tavoitteista, aikataulusta, tehtävistä ja kriittisestä polusta sekä eri hankkeiden välisistä riippuvuuksista. Hankkeen sidosryhmien tunnistamiseksi on hyvä tehdä sidosryhmäkartta. Tämä auttaa varmistamaan, että viestintää toteutetaan tarpeeksi laajasti. Sidosryhmäkartta toimii myös muutoksen jalkauttamisen perustana. Muutoksen läpivientiä käsittelen blogisarjani viimeisessä osassa.

Seuranta, hallinta ja resursointi

Kun projektisuunnitelma on viimeistelty ja hyväksytty hankkeen ohjausryhmässä, tulee sen toteutumista seurata aktiivisesti ja ennakoivasti pyrkiä ratkomaan eteen tulevia haasteita. Myös tässä hyvä yhteistyö asiakkaan ja toimittajan hankepäälliköiden välillä on avainasemassa. Kaikissa isoissa transformaatiohankkeissa nousee esiin asioita ja haasteita, joita ei ole osattu ennakoida. Se miten niitä ratkotaan, on toteutuksen kannalta kriittistä. Tavoitteena on olla mahdollisimman ratkaisukeskeinen, ei keskittyä siihen miksi näin on tapahtunut. Tämä ei tarkoita, etteikö tapahtumaa tule käydä läpi ja ottaa opit, jotta jatkossa vältytään samanlaisilta haasteilta, mutta toteutuksen etenemisen kannalta asioiden edistäminen tulee priorisoida. Toteutumisen seurantaa varten toteutimme Palkeissa myös Power BI -työpöydän, jonka kautta hankkeen etenemisestä saa ajantasaista tietoa.

Toinen tärkeä asia on hankkeen laajuuden (scope) hallinta. Kun hankkeen toteutus lähtee etenemään, on hyvin yleistä, että hankkeen tilanneen organisaation ymmärrys toteutuksesta ja järjestelmän tarjoamista mahdollisuuksista kasvaa ja sitä kautta nousee esiin uusia vaatimuksia. Hankkeen onnistumisen ja aikataulun kannalta on tärkeää varmistaa, että hankkeen laajuus ei kasva liian suureksi. Tätä muutosesitysten, ja siten hankkeen laajuuden, hallintaa varten on hyvä määritellä virallinen prosessi, jota hanke noudattaa. Palkeissa otimme hanketta varten käyttöön kolmiportaisen hyväksynnän mallin. Hyväksynnän eri tasot on kiinnitetty muutosesitysten laajuuteen – tällä varmistamme, että päätöksiä voidaan tehdä sujuvasti, mutta kontrolloidusti ja kokonaisuus ei kasva liikaa.

Toteutusvaiheessa tulee kiinnittää huomiota myös hankkeen resursointiin. Liian usein näkee, että hankkeen tilannut organisaatio ei kiinnitä hankkeeseen riittäviä resursseja vaan odotetaan, että hanketyöt hoituvat muiden töiden ohessa.

Isot transformaatiohankkeet ovat työläitä toteuttaa ja jos oman organisaation avainhenkilöille ei varata riittävästi aikaa keskittyä hanketehtäviin, tämä näkyy hyvin nopeasti aikataulussa ja etenemisessä. Palkeissa kiinnitimme hankkeeseen 8 henkilöä täyspäiväisesti ja lisäksi hankkeessa on mukana useita asiantuntijoita, joiden osalta on varmistettu, että he pystyvät priorisoimaan hanketehtäviä päivittäisessä työssään. Hanketiimissämme jokaisella on oma nimetty vastuualueensa, jonka toteuttamisesta he vastaavat yhdessä toimittajan avainhenkilöiden kanssa. Täyspäiväisestä hanketiimistä on etua myös kokonaisuuden hallinnassa. Hanketiimillä on hyvä käsitys toteutuksesta ja täten he pystyvät tukemaan hankepäällikköä mm. muutosesityksiä koskevissa päätöksissä ja varmistamaan myös omalta osaltaan hankkeen tavoitteiden toteutumista. Hankkeen resurssoinnissa tulee huomioida myös eri hankkeiden väliset riippuvuudet ja näitä tulee hallita aktiivisesti, jotta riippuvuuksista johtuvat riskit pystytään minimoimaan.

Isoissa transformaatiohankkeissa on usein mukana useita toimittajia. Tämä monitoimittajaympäristön hallinta on hankkeen tilanneen organisaation hankepäällikön yksi tärkeimpiä tehtäviä. Tätä hallintaa auttaa selkeästi määritellyt roolit ja vastuut, jotka on hyvä käydä läpi yhdessä kaikkien osapuolten kanssa heti hankkeen toteutuksen käynnistyessä. Palkeissa määrittelimme eri toimittajien vastuut jo hankintavaiheessa ja tämä vastuutaulukko oli osa tarjouspyyntöä. Selkeä vastuutaulukko on yksi tärkeimmistä keinoista vähentää toimittajien välistä vastuun pakoilua. Meillä on myös ohjausryhmässä edustajat kaikilta avaintoimittajilta. Tätä kautta pystymme sitouttamaan kaikkia toimijoita hankkeen yhteisiin tavoitteisiin.

Osaava ohjausryhmä ja laatukatselmoinnit varmistavat laadun

Lopuksi vielä muutama sana ohjausryhmätyöskentelystä ja laadun varmistuksesta. Ohjausryhmällä on tärkeä rooli isoissa hankkeissa. Tämän vuoksi ohjausryhmän kokoonpano tulisi miettiä huolella. Ohjausryhmään tulee valita henkilöitä, joilla on riittävä ja relevantti kokemus, ja jotka pystyvät oman roolinsa puitteissa varmistamaan hankkeen onnistumista. Ohjausryhmässä tulisi myös olla edustus tärkeimmistä sidosryhmistä.

Hyvä ohjausryhmätoiminta on erittäin tärkeää hankkeen onnistumisen kannalta ja henkilöiden huolellisen valinnan lisäksi ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa on hyvä käydä läpi myös ohjausryhmän tehtävät ja työskentely.

Tämä jää monessa hankkeessa pienemmälle huomiolle, mutta hyvin toimiva ohjausryhmä parantaa selkeästi hankkeen onnistumisen mahdollisuuksia.

Toinen tapa varmistaa hankkeen onnistumista ovat kolmannen osapuolen toteuttamat laatukatselmoinnit. Moni toimittaja toteuttaa itse omaa laadunvarmistusta läpi hankkeen, mutta itse näen, että kolmannen osapuolen tekemät laatukatselmoinnit ovat hyvä keino varmistaa hankkeen onnistumista. Palkeissa toteutamme kolme ulkopuolisen arvioijan tekemää laatukatselmointia. Näistä ensimmäinen tehtiin jo hankintavaiheessa, jotta pystyimme varmistamaan, että meillä on valmiudet käynnistää hanke. Toinen laatukatselmointi tehtiin hankkeen toteutuksen alkuvaiheessa ja siinä tavoitteena oli varmistaa, että hankkeen perusta on kunnossa. Kolmas laatukatselmointi toteutetaan ennen käyttöönottoa ja tuon viimeisen laatukatselmoinnin tavoitteena on varmistaa käyttöönoton onnistumista. Laatukatselmointien tulokset on hyvä käydä läpi kaikkien toimittajien kanssa. Tätä kautta parannetaan läpinäkyvyyttä hankkeen tilasta ja samalla pystytään yhdessä tekemään toimintasuunnitelma esiin nostettujen asioiden ratkaisemiseksi.

Toteutusvaihe on usein haastava ja esiin nousee asioita, joita täytyy pystyä ratkomaan tiukassa aikataulussa. Tässä hyvä yhteistyö, ratkaisukeskeisyys sekä läpinäkyvyys kaikkien hankkeen toimijoiden kesken auttaa onnistuneeseen lopputulokseen.

Tämän blogisarjan tarkoituksena on käsitellä taloushallinnon transformaation kannalta kriittisiä asioita sekä jakaa käytännön neuvoja ja kokemuksia transformaation läpivientiin liittyen.

Blogin kirjoittaja Suvi Allan työskenteli taloushallinnon kehityspäällikkönä ja toimi hankepäällikkönä taloushallinnon kehittämisen S/4HANA- eli Ässä-hankkeessa.