Taloushallinnon järjestelmien uusiminen johtaa helposti laajempiin transformaatiohankkeisiin ja itse näen, että laajempi transformaatio on jopa kriittinen, jotta uusia järjestelmiä saadaan hyödynnettyä tehokkaasti. Järjestelmät ovat selkeästi kehittyneet vuosien saatossa ja monet tarjoavat nykyään sisäänrakennettuina ominaisuuksina niin robotiikkaa kuin tekoälyäkin.

Prosessien siirtäminen uudelle teknologia-alustalle ilman tarkempaa tarkastelua on hukkaan heitetty mahdollisuus erityisesti, kun järjestelmähankkeilla usein on melko korkea hintalappu.

Transformaation onnistunut toteuttaminen ei kuitenkaan ole itsestäänselvyys – pikemminkin päinvastoin. Suurin osa transformaatiohankkeista ei saavuta niille asetettuja tavoitteita.

Järjestelmän elinkaareen liittyvät korvausinvestoinnit nähdään usein IT-vetoisina hankkeina, joissa liiketoiminnan vaatimukset pahimmassa tapauksessa ohitetaan kokonaan. Tämä on erityinen vaara S/4HANA-teknologiaan siirryttäessä, koska SAP mahdollistaa nykyisten toimintojen siirron S/4HANA-teknologia-alustalle ilman suurempia muutoksia ns. konversiomenetelmällä. Tämä niin sanottu ”lift and shift” lähestymistapa on usein kustannustehokkaampi lyhyellä aikavälillä ja voidaan toteuttaa lähes pelkästään IT:n toimesta. Tämä lähestymistapa jättää kuitenkin huomioimatta mahdollisuuden tehostaa nykyprosesseja ja vähentää järjestelmän räätälöintejä sekä valmistautumisen taloushallinnon tulevaisuuden tarpeisiin. Tämän vuoksi on kriittistä, että IT ja liiketoiminta ovat molemmat vahvasti mukana hankkeen suunnittelussa alusta lähtien ja suunnittelussa otetaan huomioon kaikki sidosryhmät, joihin hanke vaikuttaa.

Valmistelu alkaa esiselvityksestä ja tavoitetilan määrittelystä

S/4HANA-hankkeen valmistelun tulisi alkaa esiselvityksellä, jossa arvioidaan nykyisten taloushallinnon prosessien ja järjestelmän soveltuvuus taloushallinnon tulevaisuuden tarpeisiin ja huomioidaan mahdollisuudet parantaa prosesseja niin tehokkuus- kuin laatunäkökulmasta. Jos nykyjärjestelmä itsessään on vielä sopiva, mutta prosesseja halutaan kehittää edelleen, on konversio varteenotettava vaihtoehto.

Hankkeen valmisteluvaiheessa on kriittistä määritellä taloushallinnon tavoitetila. Ideaalitilanteessa taloushallinnon nykytilasta tehdään kypsyysarviointi, joka kattaa prosessit, järjestelmät, datan sekä ihmiset – miten toiminta on organisoitu sekä niin sanottu osaamis-/kyvykkyysnäkökulma. Samalla määritellään myös tavoiteltu kypsyystaso. Kun organisaatiolla on selkeä näkemys nykyisestä kypsyystasosta sekä tavoitetellusta kypsyystasosta, pystytään määrittelemään toimenpiteet, joilla tavoiteltu kypsyystaso saavutetaan. Tämän pohjalta voidaan sitten määritellä taloushallinnon tavoitetilan prosessit.

Taloushallinnon tavoitetilan prosessien määrittely on tärkeää useammasta syystä:

1. Organisaatiolla on selkeä käsitys mihin hankkeessa pyritään. Tämä yhteinen tavoitetila ohjaa organisaation toimintaa koko hankkeen ajan ja luo pohjan kilpailutukselle.
2. Tavoitetilan prosessien pohjalta voidaan määritellä vaatimukset, jotka hankkeen täytyy pystyä toteuttamaan. Tämä selkeyttää hankkeen laajuutta ja hankittavaa kokonaisuutta.
3. Tavoitetilan kirkastaminen auttaa vaikuttavuustavoitteiden määrittelyssä. On ensiarvoisen tärkeää, että hankkeelle asetetaan selkeät vaikuttavuustavoitteet, joita mitataan systemaattisesti. Vaikuttavuustavoitteiden määrittelyssä voidaan huomioida useita eri näkökulmia, kuten laatu-, tehokkuus- ja osaamisnäkökulma.

Palkeissa määrittelimme taloushallinnon tavoitetilan prosessikohtaisesti. Kävimme nykyprosessit läpi huomioiden erityisesti manuaaliset työtehtävät sekä prosessikohtaiset haasteet ja kipupisteet. Tavoitteenamme oli vähentää räätälöintejä ja manuaalista työtä laadun vahvistamiseksi. Halusimme myös hyödyntää uusia S/4HANA-toiminnallisuuksia ja robotiikkaa mahdollisimman paljon, jotta prosessien tehokkuus samalla paranee. Prosessimäärittelyjen osalta on tärkeää huomioida, että ne tehdään tarpeeksi tarkalla tarkkuustasolla, jotta järjestelmämuutostarve näkyy.

Konversiossa muistettava myös järjestelmän valmistelu

Mikäli toteutustavaksi valitaan konversio, on tavoitetilan määrittelyn lisäksi kiinnitettävä huomiota myös järjestelmän valmisteluun. Palkeissa toteutimme useita järjestelmäanalyyseja SAPin Readiness Checkistä, räätälöityjen toiminnallisuuksien (custom code) ja käyttövaltuushallinnan analyysiin. Toteutimme myös analyysin taloushallinnon datan laadusta. Nämä analyysit antoivat meille selkeän käsityksen mitä järjestelmätoimenpiteitä meidän pitää toteuttaa ennen konversiota, esim. räätälöidyn koodin korjaus ja datan puhdistus, jotta minimoimme konversioon liittyvät tekniset haasteet. Osana nykyjärjestelmän valmistelua toteutimme myös Business Partner -toiminnallisuuden (CVI-konversio) käyttöönoton sekä arkistoimme taloushallinnon historiallista dataa.

Hankkeen valmistelu on aikaa vievää ja vaatii selkeää panostusta resurssien suhteen, mutta tämä on vaihe, jossa ei kannata oikaista.

Sanotaan, että hyvin valmisteltu on puoliksi tehty ja tämä pitää paikkansa myös S/4HANA-hankkeissa. Hyvin tehty valmistelu luo vahvan pohjan hankkeen onnistumiselle.

Tämän blogisarjan tarkoituksena on käsitellä taloushallinnon transformaation kannalta kriittisiä asioita sekä jakaa käytännön neuvoja ja kokemuksia transformaation läpivientiin liittyen. Blogisarja jakautuu seuraaviin osiin:

1. Hankkeen valmistelu
2. Hankinta – mitä pitää huomioida hankintavaiheessa?
3. Toteutuksen kannalta kriittiset asiat
4. Muutoksen johtaminen

Blogin kirjoittaja työskentelee taloushallinnon kehityspäällikkönä ja toimii projektipäällikkönä taloushallinnon kehittämisen S/4HANA- eli Ässä-hankkeessa.