Muutoksen johtaminen teknologiahankkeissa jää usein vähemmälle huomiolle. Monissa organisaatioissa ajatellaan, että koulutus ja viestintä juuri ennen käyttöönottoa riittävät muutoksen jalkauttamiseen. Tämä ei kuitenkaan johda toivottuun lopputulokseen ja hankkeen vaikuttavuustavoitteet jäävät saavuttamatta.

Palkeissa otimme muutoksen hallinnan huomioon hankkeen suunnitteluvaiheesta lähtien. Varmistimme jo suunnitteluvaiheessa, että meillä on muutoksen hallinnan asiantuntijatuki hankkeen alusta lähtien ja muutoksen hallinnan suunnitelma oli osa hankinnan laatuarviointia. Koska meiltä ei löytynyt tarvittavaa asiantuntijaa omasta organisaatiosta, sisällytimme muutoksen hallinnan asiantuntijatuen osaksi hankintakokonaisuutta. Ulkopuolisen muutoksen hallinnan projektipäällikön lisäksi saimme tukea myös oman organisaation viestintä- ja koulutusyksiköiltä.

Muutoksen hallinnan neljä pilaria

Rakensimme muutoksen hallinnan suunnitelman neljän pilarin päälle:

1. Muutoksen ohjaus: Tämä osa-alue kattoi eri sidosryhmien hallinnan ja muutosagenttiverkoston rakentamisen ja hallinnan. Sen lisäksi muutoksen hallinnan vaikutuksen mittaaminen sijoittui tämän osa-alueen tehtäviin.
2. Viestintä kattoi viestintäkonseptin kehittämisen, viestintäsuunnitelman ja viestinnän toteuttamisen.
3. Koulutus: Tämä osa-alue kattoi koulutussuunnitelman määrittelyn, koulutusmateriaalien valmistelun, itse koulutusten valmistelun ja toteutuksen sekä koulutusten tehokkuuden mittauksen.
4. Käyttöönoton jälkeinen muutoksen hallinta varmistaa muutoksen jalkauttamisen jatkuvuuden käyttöönoton jälkeen. Tähän osa-alueeseen kuuluu myös muutoksen jalkauttamisen tehokkuuden mittaus.

Muutoksen ohjauksessa on kriittistä tunnistaa kaikki eri sidosryhmät jo hankkeen suunnitteluvaiheessa, jotta muutoksen hallinnan suunnitelmassa voidaan huomioida kaikki sidosryhmät ja määritellä muutosagenttiverkosto tarpeeksi kattavaksi.

Verkosto apuna muutoksessa

On tärkeää, että muutosagenttiverkosto kattaa kaikki muutoksen vaikutuksen piirissä olevat henkilöt. Tästä voidaan varmistua vain tunnistamalla kaikki sidosryhmät ja heihin kohdistuvat muutosvaikutukset.

Palkeissa tunnistimme ja dokumentoimme eri sidosryhmät ja heihin kohdistuvat muutosvaikutukset jo suunnitteluvaiheessa. Jaoimme tämän tiedon mukana olleiden toimittajien kanssa hankintavaiheessa, jotta myös he saisivat hyvän käsityksen muutoksen laajuudesta. Muutoksen jalkauttamisen aloitimme rakentamalla kattavan muutosagenttiverkoston heti hankkeen alussa. Perustimme kaikki valtion kirjanpitoyksiköt kattavan muutoksen hallinnan yhteistyöryhmän, jonka edustajat tulivat taloushallinto-organisaatiosta. Tämän lisäksi tunnistimme Palkeiden oman organisaation muutosagentit. Jotta muutosagenttiverkosto toimi toivotulla tavalla, oli tärkeää varmistaa, että muutosagentit ymmärsivät oman roolinsa muutoksen hallinnassa.

Hankkeessa varmistimme tämän käymällä yhteistyöryhmän kanssa läpi hankesuunnitelman, muutosvaikutukset (tavoitetilan) ja edustajien roolin muutoksen läpiviennissä heti ensimmäisessä tapaamisessamme. Muutoksen jalkauttamisen onnistumisen kannalta oli tärkeää, että muutosagentit sitoutuivat hankkeen tavoitteisiin ja olivat aktiivisesti viemässä muutosta eteenpäin.

Hankkeen viestintää monikanavaisesti

Viestinnän sanotaan olevan taitolaji, ja tämän allekirjoittaa varmasti moni.

Transformaatiohankkeissa on tärkeää varmistaa, että viestintä tavoittaa oikeat kohderyhmät ja viestintä on kohdennettu sidosryhmän tarpeisiin.

Palkeissa teimme viestintäsuunnitelman jo suunnitteluvaiheessa ja hankkeen toteutusvaiheen käynnistyessä päivitimme viestintäsuunnitelman vastaamaan toteutus- ja käyttöönottovaiheiden tavoitteita. Viestintäkonseptin rakensimme monikanavaisen viestinnän mallilla. Teimme hankkeelle omat sivut, joiden kautta saa tietoa hankkeen etenemisestä, muutosvaikutuksista, koulutusten aikatauluista sekä löytää koulutusmateriaalit ja työohjeet. Hankkeella on myös oma videokanava, jota hyödynnämme hyvin aktiivisesti, esimerkiksi kaikki järjestelmä-demot ja koulutustallenteet ovat videokanavan kautta katsottavina. Tällä olemme halunneet varmistaa, että pystymme tarjoamaan tietoa hankkeesta mahdollisimman laajasti.

Viestinnässä hyödynnämme myös Teams-kanavaa, jonka kautta viestimme yhteistyöryhmän kanssa sekä perinteisempää sähköpostiviestintää. Lisäksi olemme järjestäneet useita erilaisia tilaisuuksia hankkeen aikana. Tilaisuudet on suunniteltu kunkin kohderyhmän tarpeista lähtien, jotta viestinnällä saavutetaan tavoiteltu vaikutus. Koska on tärkeää varmistaa, että viestinnän vaikuttavuus on toivottu, olemme toteuttaneet useita kyselyjä, joiden avulla mittasimme viestinnän vaikuttavuutta. Mittaaminen itsessään ei riitä, joten olemme tehneet toivottuja toimenpiteitä saatujen palautteiden pohjalta.

Useampi koulutusmalli varmistaa osaamisen jakamisen

Koulutus muodostaa kolmannen pilarin muutoksen hallinnan kokonaisuudessa.

Isoissa transformaatiohankkeissa muutosvaikutukset kohdistuvat usein hyvin laajalle joukolle ja siksi on tärkeää aloittaa koulutusten suunnittelu mahdollisimman ajoissa.

Palkeissa teimme alustavan koulutussuunnitelman, jossa määrittelimme koulutuskonseptin jo hankkeen määrittelyvaiheen alkupuolella. Tämä alustava koulutussuunnitelma esiteltiin hankkeen yhteistyöryhmän edustajille ja viimeisteltiin koulutussuunnitelman heidän kommenttiensa perusteella. Muutosagenttien ottaminen mukaan suunnitteluun on erittäin suositeltavaa, koska tämä vahvistaa muutosagenttien sitoutumista muutoksen jalkauttamisen tavoitteisiin ja tuo myös arvokasta näkemystä keskitetysti ohjattua suunnittelua varten.

Ennen koulutuksia on myös tärkeää mitata koulutettavien osaamisen nykytaso. Kun osaamisen nykytaso ja mahdolliset haasteet ymmärretään, on mahdollista muokata koulutussuunnitelmaa ja minimoida nykytilan osaamispuutteiden vaikutukset koulutuksiin ja oppimiseen. Palkeissa teimme muutoksen vaikutuksen piirissä oleville henkilöille kyselyn, jossa kartoitimme osaamisen nykytilaa.

Itse koulutusten osalta on tärkeää varmistaa, että koulutuksia on riittävästi ja ne ovat laadultaan hyviä. Koulutuksissa voi hyödyntää niin itseopiskelua, virtuaalikoulutuksia kuin luokkahuonekoulutuksia. Palkeissa rakensimme koulutukset itseopiskelun ja virtuaalikoulutusten varaan. Hankkeen muutoksen vaikutuksen piirissä on reilut 2000 henkilöä, jotka ovat sijoittuneet ympäri Suomea, joten luokkahuonekoulutusten järjestäminen olisi ollut todella haasteellista. Toteutimme koulutukset pääosin Train the Trainer -konseptilla, mutta pidimme myös suoria koulutuksia loppukäyttäjille. Koulutusmalli valikoitui organisaation taloushallinnon henkilöstön lukumäärän mukaan. Jotta pystyimme varmistumaan koulutusten laadusta, hyödynsimme koulutuksissa oppimistallenteita ja tukimateriaaleja harjoitustehtävien, keskustelun ja kysymys/vastaus -tilan lisäksi. Jokaisen koulutuksen jälkeen teimme kyselyn, jonka pohjalta pystyimme seuraamaan koulutusten vaikuttavuutta eli oppimisen tasoa.

Riittävä tuki myös hankkeen päätyttyä

Lopuksi vielä muutama sana käyttöönoton jälkeisestä muutoksen hallinnasta. Hankkeen vaikuttavuustavoitteiden saavuttamisen sekä töiden sujumisen kannalta on tärkeää tarjota riittävästi tukea käyttöönoton yhteydessä ja sen jälkeen. Palkeissa tuemme käyttöönoton jälkeistä oppimista järjestämällä kaikille avoimia tukiklinikoita päivittäin käyttöönoton jälkeisinä viikkoina. Tukiklinikat tarjoavat käyttäjille helpon tavan saada vastauksia käyttöönoton myötä esiin nouseviin kysymyksiin. Työn sujuvuuden ja riittävän osaamisen varmistamiseksi teemme osaamiskyselyn muutama kuukausi hankkeen käyttöönoton jälkeen, ja mikäli osaamispuutteita ilmenee, järjestämme tarvittaessa lisäkoulutuksia tai muuta tukea.

Tämän blogisarjan tarkoituksena on käsitellä taloushallinnon transformaation kannalta kriittisiä asioita sekä jakaa käytännön neuvoja ja kokemuksia transformaation läpivientiin liittyen.

Blogin kirjoittaja Suvi Allan työskenteli taloushallinnon kehityspäällikkönä ja toimi hankepäällikkönä taloushallinnon kehittämisen S/4HANA- eli Ässä-hankkeessa.

Tämä blogi on kirjoitettu yhteistyössä Ässä-hankkeen muutoksen hallinnan projektipäällikön Niina Andersinin kanssa.