Hankintavaihe on tärkeä osa valmistelua, ja hyvin suunniteltu ja toteutettu hankinta on edellytys hankkeen onnistumiselle. Julkisella sektorilla hankintalaki asettaa omat vaatimuksensa, mutta näen hankintavaiheen yhtä tärkeänä myös yksityisellä puolella. Hankintaa ei tule jättää hankintayksikön yksin toteutettavaksi, vaan valmistelussa tulee hankepäällikön lisäksi olla mukana avainhenkilöitä niin liiketoiminnasta kuin IT-puolelta. Tällä varmistetaan, että hankkeen tavoitteet ohjaavat hankintaa eikä hankintaa toteuteta irrallisena kokonaisuutena.

Hankinnan pohjalla on hyvin määritelty strategia

Hankinta alkaa hankintastrategian määrittelystä. Hankintastrategian tavoitteena on selventää hankintaan liittyviä kysymyksiä (miksi, mitä, miten ja missä), jotka ohjaavat hankintaa ja sen toteuttamismallia. Palkeissa aloitimme hankintastrategian määrittelyn hankkeen tavoitteista. Hankkeen tavoitteet olimme kirkastaneet jo aikaisemmin tavoitetilan määrittelyn yhteydessä ja hankintavaiheessa määrittelimme myös niihin liittyvät vaikuttavuusmittarit. Konkreettisten mittareiden määrittely on tärkeää, jotta voidaan aidosti mitata saavuttaako hanke sille asetetut tavoitteet.

Hankintastrategiaa määritellessämme johdimme toimittajalle asetetut tavoitteet hankkeen tavoitteista ja niille asetetuista mittareista. Meille oli hyvin selkeää, että olimme hankkimassa nimenomaan lopputulosta emme henkilöresursseja, ns. body shoppingia.

”Olen sitä mieltä, että transformaatiohankkeissa kannattaa hankkia juuri lopputulosta eikä yrittää määritellä jokaisen hankittavan asiantuntijan profiilia etukäteen.”

Transformaatiohankkeissa tarvitaan eri tasoisia tekijöitä ja osaajia, ja kokeneet toimittajat pystyvät itse parhaiten määrittämään minkälainen tiimi tarvitaan lopputuloksen toteuttamiseen. Tämä ei tarkoita, että asiantuntijoilla ei ole merkitystä – selitän alempana, miten vaadittava asiantuntijuus pystytään varmistamaan.

Hankinnan tavoitteita määritellessä on tärkeää ymmärtää myös vallitseva markkinatilanne, koska tämä tulee huomioida hankintastrategiassa. S/4HANA-hankkeita on Suomessa toteutettu vielä verrattain vähän ja se asettaa omat haasteensa hankinnalle, kun halutaan varmistaa laadukas toteutus. Palkeissa toteutimme lyhyen markkinakartoituksen ennen hankintaa, jotta saimme käsityksen toimittajien kokemuksesta ja yleisestä markkinatilanteesta.

Tavoitteiden määrittelystä kohti hankintakokonaisuutta ja hinnoittelua

Hankinnan tavoitteiden ja markkinatilanteen lisäksi on tärkeää määrittää myös itse hankintakokonaisuus. Hankittavan kokonaisuuden täytyy olla realistinen ja yksiselitteinen – liika laajuus vaarantaa koko hankkeen onnistumisen, ja jos hankintakokonaisuudessa on tulkinnan varaa, on tarjousten vertailu todella haastavaa. Hankintakokonaisuuden epäselvyys johtaa usein myös turhiin ja aikaa vieviin keskusteluihin toteutusvaiheessa.
Palkeissa määrittelimme hankittavan kokonaisuuden tavoitetilan pohjalta.

”Kun kuvataan mitä hankitaan, on tärkeää kuvata myös hankkeen tausta ja nykytila tarkalla tasolla, jotta toimittajille annetaan yhtenäiset mahdollisuudet tehdä hyvä tarjous.”

Myös hankkeen resursointi (hankkivan organisaation osalta), roolit ja vastuut kannattaa kuvata. Kun toimittajilla on hyvä käsitys hankkeesta ja nykytilasta, he pystyvät myös paremmin arvioimaan hankkeeseen sisältyvän riskin ja hinnoittelemaan tämän tarjouksessa tarkemmin.

Hankinnan tavoitteet, hankintakokonaisuus ja markkinatilanteen ymmärrys luovat pohjan hinnoittelumallin ja hankintakriteerien määrittelyyn. Palkeissa jaoimme hankintakokonaisuuden seitsemään osa-alueeseen, jotka tuli hinnoitella tarjouksessa erikseen. Tämä antoi meille mahdollisuuden joustavampaan hinnoittelumalliin, jossa hyödynsimme niin kiinteähintaisia kokonaisuuksia kuin T&M-pohjaista hinnoittelua. Esimerkiksi itse tekninen konversio tuli tarjota kiinteähintaisena, kun taas uusien toiminnallisuuksien osalta oli käytössä T&M-pohjainen hinnoittelu.

”Käyttämällä joustavaa hinnoittelumallia varmistimme, että hankkeen toimitusriski jakautuu Palkeiden ja toimittajan kesken eikä kohdistu vain toiseen osapuoleen.”

Laatu hankinnan prioriteettina

Toimituksen laatuun kohdistuvaa riskiä voidaan vähentää myös hankintakriteerien ja niille määriteltyjen painoarvojen kautta. Mielestäni S/4HANA-hankkeissa, ja isoissa transformaatiohankkeissa yleensäkin, toteutuksen laadun varmistamisen pitäisi olla prioriteetti hankintavaiheessa, koska kokenut toimittaja ja laadukas toteutus helpottavat hankkeen läpivientiä ja vähentävät epäonnistumisen riskiä. Tämä on erityisen tärkeää nykyisessä markkinatilanteessa, koska Suomessa kokeneita S/4HANA-toimittajia on vielä verrattain vähän.

Palkeissa käytimme hankintakriteereinä laatua ja hintaa ja painotimme hankinnassa nimenomaan laatua. Laatua arvioimme seuraavien kriteerien kautta:

• Projektisuunnitelma: Onko projektisuunnitelma realistinen ja esittää selkeästi, miten hankkeen tavoitteet saavutetaan? Tätä arvioimme kuuden eri kriteerin kautta.
• Muutosjohtamisen suunnitelma (Change Management Plan): Palkeissa painotimme muutoksen johtamista ja läpivientiä alusta lähtien, joten meille oli tärkeää saada hankkeeseen kumppani, joka pystyy myös tarjoamaan meille tukea muutoksen läpiviennissä. Muutosjohtamisen suunnitelmaa arvioimme neljän eri näkökulman kautta.
• Asiantuntijoiden haastattelut: Hankkeeseen avainrooleihin kiinnitetyillä asiantuntijoilla on tärkeä rooli hankkeen onnistumisen kannalta ja halusimme hankintavaiheessa varmistua, että saisimme kokeneet asiantuntijat vetämään hankkeen eri osa-alueita. Määrittelimme viisi avainroolia, joihin toimittajan piti nimetä asiantuntija. Hankinnan yhteydessä haastattelimme nämä asiantuntijat ja pisteytimme heidän kokemuksensa ennalta määriteltyjen kriteerien perusteella. Kriteerit olivat roolikohtaisia ja pisteytys tapahtui pelkästään haastattelujen perusteella. Olimme toki pyytäneet asiantuntijoiden CV:t mutta nämä eivät olleet osa pisteytystä. Haastattelut ottivat aikaa (yht. 20h), mutta suosittelen panostamaan tähän. Asiantuntijoiden osaamisesta saa aivan eri käsityksen haastatteluiden kautta kuin pelkästään CV:tä arvioimalla. Juniorikonsulttien osalta varmistamme laatua sopimusehtojen kautta eli meillä on oikeus haastatella kaikki hankkeeseen mukaan tulevat asiantuntijat, mikäli koemme sen tarpeelliseksi.   

Toimitusmallin määrittelijänä toimittaja

Lopuksi vielä muutama sana toimitusmallista. Itse näen, että nearshore/offshore-mallia kannattaa hyödyntää, jos se on mahdollista.

”Hankintaa varten on tärkeää määritellä toimitusmallin reunaehdot, mutta jättäisin itse toteutuksen toimitusmallin määrittelyn toimittajalle.”

Kuten hanketiimin kohdalla, toimittajalla on paras näkemys myös toimitusmallista ja siitä, miten he voivat hyödyntää omia nearshore/offshore-keskuksiaan hankkeen toteutuksessa asiakkaan etujen mukaisesti.

Kaiken kaikkiaan hankintavaihe vaatii panostusta ja hankintatiimin täytyy toimia tiiviisti yhdessä, jotta hankinta tukee hankkeen tavoitteiden saavuttamista ja antaa parhaat mahdolliset valmiudet hankkeen onnistuneeseen toteutukseen.

Tämän blogisarjan tarkoituksena on käsitellä taloushallinnon transformaation kannalta kriittisiä asioita sekä jakaa käytännön neuvoja ja kokemuksia transformaation läpivientiin liittyen. Blogisarja jakautuu seuraaviin osiin:

1. Hankkeen valmistelu
2. Hankinta – mitä pitää huomioida hankintavaiheessa?
3. Toteutuksen kannalta kriittiset asiat
4. Muutoksen johtaminen

Blogin kirjoittaja Suvi Allan työskenteli taloushallinnon kehityspäällikkönä ja toimi projektipäällikkönä taloushallinnon kehittämisen S/4HANA- eli Ässä-hankkeessa.