Valtiontalouden tarkastusvirastossa (VTV) on ollut jo pitkään vahva ymmärrys siitä, että johdolle tuotetun raportoinnin avulla edistetään viraston tiedolla johtamisen perusteita. Raportointi tarjoaa johdolle tärkeää tietoa siitä, mihin virasto on menossa ja miten sen toimintaa voi kehittää. Tästä syystä VTV ottikin syksyllä 2024 ensimmäisenä asiakkaana käyttöön Palkeiden uudistetun tietomallin pohjalta kehitetyn Johdon raportointipalvelun.

Aikaisemmin VTV:n johdolle tuotettu raportointi perustui manuaaliseen työhön, jossa tietoja koottiin eri lähteistä. Prosessi oli aikaa vievä ja sisälsi riskin inhimillisille virheille. ”Näppäilyvirhe voi johtaa siihen, ettei johdolla olekaan oikeaa tietoa käytössä”, kertoo VTV:n talouspäällikkö Jenni Leppälahti. ”Halusimme mahdollisimman paljon automatisoitua tietoa, joka päivittyy lyhyellä syklillä. Talouspalveluissa meillä oli mahdollista tuottaa tietoa kvartaaleittain. Johdon raportointipalvelussa osa tiedoista päivittyy kerran vuorokaudessa, joten tässä suhteessa ero on huikea”, Jenni jatkaa.

VTV:ssä päädyttiin hankkimaan Johdon raportointipalvelu Palkeilta resurssisyistä; pienellä virastolla ei ollut mahdollisuutta rakentaa raportointia itse. Lisäksi esiin oli noussut tarve dynaamisemmille työpöydille, joista tietoihin voi porautua tarkemmin ja suodattaa niitä erilaisilla kriteereillä. Aiempi PowerPointiin kerätty data ei tätä mahdollistanut, mistä syystä Johdon raportointipalvelu tuli tarpeeseen. ”Pohdimme myös, että Palkeilla on jo käytössä valtionhallinnon yhteisistä järjestelmistä tuleva tieto, joten oli resurssiviisasta hankkia palvelu Palkeilta”, Jenni kertoo.

Johdon tarpeet lähtökohtana kehitykselle

Ennen palvelun hankintaa VTV:ssä tehtiin kysely esihenkilöille ja ylimmälle johdolle raportointitarpeiden kartoittamiseksi. Yksi palvelun suunnittelun avaintekijöistä olikin johdon aktiivinen osallistuminen kehitystyöhön. Johdon jäsenille tehtiin yksilöhaastattelut, ja he osallistuivat työpajaan, jossa keskityttiin tietotarpeiden priorisointiin. Lisäksi yksi ylimmän johdon jäsen oli jatkuvasti mukana kehitystyössä. ”Emme halunneet rakentaa palvelua valmiiksi ja vasta sitten kysyä johdolta, vastaako se heidän toiveitaan”, Jenni kertoo.

Kehitystyön yhteydessä huomattiin priorisoinnin ja sisällön rajaamisen tärkeys. ”Tietotarpeita sekä erilaisia näkökulmia ja toiveita on niin paljon kuin on ihmisiä, joilta niitä kysytään. Palvelusta oli kuitenkin tehtävä mahdollisimman selkeä ja enemmistön tietotarpeisiin vastaava, jotta sitä oikeasti käytetään”, Jenni pohtii. Tietotarpeet saattavat muuttua ajan myötä, kun esimerkiksi viraston tavoitteet muuttuvat, joten tästäkin syystä VTV:lle oli tärkeää tehdä palvelusta aikaa kestävä. Johdolta aiotaan myös kysyä säännöllisesti palautetta palvelusta, jotta sitä voidaan kehittää entistä toimivammaksi.

Ensimmäinen käyttöönotto toteutettiin syyskuun alussa 2024, ja se sujui hyvin. Palkeiden asiantuntijat olivat mukana käyttöönottotilaisuudessa vastaamassa käyttäjien kysymyksiin. ”Käyttöönottotilaisuus oli hyödyllinen ja oli hyvä, että Palkeet oli siinä mukana”, kiittelee Jenni. ”Olen ollut muutenkin tyytyväinen palveluun, ja yhteistyö Palkeiden kanssa on toiminut hyvin”, hän jatkaa.

Yhteistyö palvelun käyttöönoton parissa sujui hienosti myös Palkeiden näkökulmasta. Palkeissa koetaan, että VTV:n johto on ollut hyvin sitoutunut palvelun käyttöönottoon ja jalkauttamiseen. ”Haluan kiittää asiakasta hedelmällisestä yhteistyöstä ja siitä, miten käyttöönotto toteutettiin kokonaisprosessina”, sanoo tuotepäällikkö Elina Vainio. VTV:ssä palvelun sisältöä on johdettu viraston tulostavoiteseurannan pohjalta, ja tavoitteista ja tunnusluvuista on tehty omia työpöytänäkymiä voimavara- ja työhyvinvointitietojen lisäksi. ”Erinomaisesti ja oppikirjamaisesti toteutettu käyttöönotto asiakkaan puolelta”, Elina tiivistää.

Investointi tukee tiedolla johdettua tulevaisuutta

VTV:n johdolla on tällä hetkellä käytössä tiedolla johtamista tukeva palvelu, johon päivittyvät päivittäin muun muassa talouteen, henkilöstöön ja työaikoihin liittyvät avainluvut. Maaliskuussa 2025 tehtiin toinen käyttöönotto, joka sisältää enemmän viraston strategisten tavoitteiden toteutumisen seurantaan liittyvää tietoa. ”Jo ensimmäinen käyttöönotto on helpottanut arjen sisäistä työtä ja valvontaa sekä vähentänyt taloustiimiin tulevia tietopyyntöjä”, kuvailee Jenni. VTV on hyödyntänyt Johdon raportointipalvelua esimerkiksi tilinpäätökseen tarvittavien tietojen koostamiseen ja esittelyyn johdolle. ”Tiedän, että palvelulla on jatkossa suuri merkitys toiminnan johtamisen kannalta, ja se on investointi tulevaisuuteen”, Jenni tiivistää.

Kehitysehdotuksena VTV:ltä mainitaan, että Johdon raportointipalvelun hankintaa harkitseville asiakkaille olisi jo hankintavaiheessa hyvä olla tarjolla jonkinlaisia esimerkkejä tai standardiraportteja, jotta palvelun mahdollisuudet hahmottuvat paremmin. Palkeissa onkin alkuvuoden 2025 aikana työstetty asiakasesittelyissä hyödynnettävää demoa. ”Demo on jo käytössä ja täydennämme sitä jatkuvasti esimerkeillä erilaisista työpöytävaihtoehdoista. Jos olet kiinnostunut palvelun esittelystä, voit olla yhteydessä minuun tai virastonne asiakkuuspäällikköön”, Elina vinkkaa.

Lue myös Jennin kirjoittama blogi johdon raportoinnin kehittämistyöstä VTV:n verkkosivuilta.

Tämä uutinen on osa Asiakastarinat-juttusarjaamme.