Ulkoministeriö otti käyttöön Palkeiden matkapalvelun maaliskuussa 2024. Alun perin palvelu oli tarkoitus ottaa käyttöön jo muutama vuosi sitten, mutta korona-aikana matkustaminen väheni merkittävästi ja käyttöönottoa siirrettiin.

Matkustaminen liittyy tiiviisti monen ulkoministeriön virkamiehen tehtäviin. He ovat aiemmin saaneet tukea esimerkiksi matkalaskujen tekemiseen ja muihin matkustamiseen liittyviin asioihin omasta matkahallinnon tiimistä.  ”Meitä oli aiemmin kaksi henkilöä tässä tiimissä, ja kun kollegani jäi eläkkeelle kesän alussa, Palkeiden palvelulle todellakin tuli tarvetta”, kertoo asiantuntija Anne Artell ulkoministeriön matkahallinnosta.

Tukea ja neuvontaa laajasti

Matkapalvelun käyttö on vähentänyt huomattavasti yhteydenottoja ulkoministeriön omiin matkayhteyshenkilöihin. Vuonna 2023 heille tuli 921 eri kysymystä liittyen matkustamiseen ja matkalaskujen tekemiseen, kun taas tänä vuonna niitä on elokuun loppuun mennessä tullut 331.

Matkapalvelu on Annen mukaan tukenut erityisesti henkilöitä, jotka matkustavat harvoin tai eivät ole käyttäneen matka- ja kulunhallintajärjestelmää paljon. ”Palvelu on parantanut matkustamisten hallintaa ja matkustajat ovat saaneet nopeasti apua kysymyksiinsä Palkeista. Henkilöstö on ollut tyytyväinen muutokseen”, Anne sanoo. Ulkoministeriössä valtaosa työntekijöistä vaihtaa säännöllisesti tehtäviä, joten ohjeistuksen saavutettavuus ja oikea-aikaisuus on erittäin tärkeää. ”On hienoa, kun Palkeiden matkapalvelu on onnistunut tehtävässä. Suosittelen lämpimästi matkapalvelun käyttöä, meillä on tästä vain hyvää sanottavaa,” toteaa Anne.

Matkapalvelun käytöllä ulkoministeriössä ennakoidaan myös mahdollisia tulevia eläköitymisiä ja vastataan hallitusohjelman mukaisiin säästötavoitteisiin.  

Henkilökohtaista palvelua

Matkapalvelun kautta asiakkaat saavat neuvontaa ja tukea matkustamiseen liittyviin kysymyksiin sekä ennen että jälkeen matkan. Palvelun käyttöönotossa tehtiin tiivistä yhteistyötä Palkeiden matkustuspalvelun tiimin ja ulkoministeriön välillä. Ohjeistus ja ohjeiden tulkinta tulevat edelleen ulkoministeriöltä ja matkapalvelun työntekijät neuvovat ja opastavat sen mukaan.

”Kävimme etukäteen asiakkaan kanssa läpi, minkälaiset asiat ja tilanteet erityisesti herättävät kysymyksiä matkustajissa. Tällaisia ovat esimerkiksi muuttomatkat, eri lentoluokkien käyttö, loma- ja virkamatkan yhdistäminen ja muut ulkomaanedustukseen liittyvät erityispiirteet”, kertoo palveluasiantuntija Tarja Liukkonen Palkeiden matkustuspalvelusta.

”Työmme on monipuolista ja vaihtelevaa. Neuvomme ja opastamme henkilökohtaisesti esimerkiksi matka- ja kululaskujen laatimisessa” kuvailee Tarja. ”Kysymyksiä tulee paljon myös matka- ja kuluhallintajärjestelmän käytöstä. Matkustamisen monipuolisuus ja kysymykset monilta eri aihealueilta kasvattavat osaamistamme ja teemme tiivistä yhteistyötä asiakkaan yhteyshenkilöiden kanssa myös palvelun käyttöönoton jälkeen.”

Palkeiden matkapalvelu tarjoaa asiakkaille neuvontaa ja tukea matkustamiseen liittyvien asioiden hoitamiseen ja apua matkustukseen liittyviin kysymyksiin sekä ennen että jälkeen matkan.

Matkapalvelu on käytössä 15:lla asiakasvirastolla. Tänä vuonna elokuun loppuun mennessä palvelun kautta on hoidettu lähes 2700 palvelupyyntöä.