Ledning av förändringar i teknologiprojekten får ofta mindre uppmärksamhet. I många organisationer tänker man att utbildning och kommunikation just före ibruktagandet räcker för att implementera förändringen. Detta leder ändå inte till det önskade resultatet och projektets effektivitetsmål uppnås inte.

I Palkeet beaktade vi hanteringen av förändringar redan från och med projektets planeringsfas. Redan i planeringsfasen säkerställde vi att vi har expertstöd för hanteringen av förändringar redan från början av projektet, och planen för hantering av förändringen var en del av upphandlingens kvalitetsbedömning. Eftersom vi inte hittade en lämplig sakkunnig i vår egen organisation, tog vi med expertstödet för hanteringen av förändringen som del av upphandlingshelheten. Utöver den externa projektledaren för hantering av förändringar fick vi stöd även från vår egen organisations kommunikations- och utbildningsenheter.

De fyra pelarna i hantering av förändringen

1. Styrning av förändringar: Detta delområde täckte hanteringen av olika intressentgrupper samt byggandet och hanteringen av nätverket för förändringsagenter. Dessutom placerade sig förändringshanteringens effektivitetsmätning i detta delområdes uppgifter.
2. Kommunikationen täckte utveckling av kommunikationskonceptet, medieplanen och genomförandet av kommunikationen.
3. Utbildning: Detta delområde täckte definieringen av utbildningsplanen, beredningen av utbildningsmaterialen, beredningen och genomförandet av själva utbildningarna samt effektivitetsmätningen av utbildningar.
4. Hantering av förändringen efter ibruktagandet säkerställer kontinuiteten i implementering av förändringen efter ibruktagandet. Till detta delområde hör även effektivitetsmätningen av implementering av förändringen.

Vid förändringsstyrning är det kritiskt att identifiera alla intressentgrupper redan i projektets planeringsfas, för att man kan beakta alla intressentgrupper i planen för förändringshanteringen samt definiera nätverket för förändringsagenterna som tillräckligt omfattande.

Nätverket som hjälp i förändringen

Det är viktigt att nätverket för förändringsagenterna omfattar alla personer som omfattas av förändringens konsekvenser. Detta kan säkerställas bara genom att identifiera alla intressentgrupper och förändringseffekterna som riktas mot dem.

I Palkeet identifierade och dokumenterade vi olika intressentgrupperna och förändringseffekterna som riktades mot dem redan i planeringsfasen. Vi delade denna kunskap vid upphandlingsfasen med leverantörerna som var med, för att även de skulle få en bra uppfattning om förändringens omfattning. Vi började implementeringen av förändringen genom att bygga ett omfattande nätverk för förändringsagenterna genast i början av projektet. Vi grundade en samarbetsgrupp för hantering av förändringen som omfattade alla statens bokföringsenheter. Gruppens representanter kom från ekonomiförvaltningsorganisationen. Dessutom identifierade vi våra egna förändringsagenter i Palkeets organisation. För att nätverket för förändringsagenterna skulle fungera på ett önskat sätt, var det viktigt att säkerställa att förändringsagenterna förstod sina egna roller i hantering av förändringen.

I projektet säkerställde vi saken genom att gå igenom projektplanen, förändringseffekterna (måltillståndet) och förändringen i representanternas roll i genomdrivandet med samarbetsgruppen redan i vårt första möte. Med tanke på hur implementering av förändringen ska lyckas var det viktigt att förändringsagenterna förband sig till projektet och förde förändringen aktivt framåt.

Flerkanalig kommunikation i projektet

Det sägs att kommunikation är en teknikgren, och detta erkänns säkert av många.

Vid transformationsprojekten är det viktigt att säkerställa att man med kommunikationen når ut till riktiga målgrupper och att kommunikationen riktas in till intressentgruppens behov.

I Palkeet gjorde vi medieplanen redan i planeringsfasen och i samband med igångsättningen av projektets genomförandefas uppdaterade vi medieplanen för att möta målen i genomförande- och ibruktagningsfaserna. Kommunikationskonceptet byggde vi med hjälp av modellen för flerkanalig kommunikation. Vi skapade egna sidor för projektet, med hjälp av vilka man får information om projektets framskridande, förändringseffekter, utbildningarnas tidtabeller samt man hittar utbildningsmaterial och arbetsinstruktionerna. Projektet har även en egen videokanal som vi utnyttjar mycket aktivt, bland annat alla systemdemonstrationer och inspelningar av utbildningar kan ses via videokanalen. Med detta ville vi säkerställa att vi kan erbjuda information om projektet i så stor utsträckning som möjligt.

För kommunikationen utnyttjar vi även Teams-kanalen, via vilken vi kommunicerar med samarbetsgruppen, samt den mer traditionella e-postkommunikationen. Vi har också organiserat olika evenemang under projektet. Evenemangen har planerats efter varje målgrupps behov, så att man med kommunikationen når den eftersträvade verkan. Eftersom det är viktigt att säkerställa att effektiviteten av kommunikationen är önskad, har vi genomfört flera enkäter, med vilka vi mätte effektiviteten av kommunikationen. Själva mätningen räcker inte, så vi har genomfört önskade åtgärder på basis av feedbacken som fåtts.

Flera utbildningsmodeller tryggar delning av kunnandet

Utbildningen bildar den tredje pelaren i helheten av hantering av förändringen.

I stora transformationsprojekt riktas förändringseffekterna ofta mot en mycket stor grupp, och därför är det viktigt att börja planeringen av utbildningarna i så god tid som möjligt.

I Palkeet gjorde vi en preliminär utbildningsplan, i vilken vi definierade utbildningskonceptet redan i början av projektets definieringsfas. Denna preliminära utbildningsplan presenterades till representanterna av projektets samarbetsgrupp och slutfördes på basis av deras kommentarer. Det är mycket rekommendabelt att ta med i planeringen förändringsagenter, eftersom detta förstärker förändringsagenternas bindning till målen i implementeringen av förändringen och ger även en värdefull syn på centralstyrd planering.

Före utbildningarna är det även viktigt att mäta den nuvarande nivån på kursdeltagares kunnande. När man förstår den nuvarande nivån och möjliga utmaningar, är det möjligt att bearbeta utbildningsplanen och minimera verkningarna av bristerna på kunnandet i nuläget till utbildningarna och inlärningen. I Palkeet gjorde vi en enkät för personerna i omfattning av förändringens verkan, med som vi kartlade nuläget av kunnandet.

Beträffande själva utbildningarna r det viktigt att säkerställa att det finns tillräckligt av utbildningar och att de är av god kvalitet. I utbildningarna kan man utnyttja såväl självstudium, virtuella utbildningar som klassrumsutbildningar. I Palkeet byggde vi utbildningarna på självstudier och virtuella utbildningar. I omfattningen av projektets förändringseffekt finns drygt 2000 personer som placerar sig runt Finland, varför det skulle ha varit mycket utmanande att organisera klassrumsutbildningar. Vi genomförde utbildningarna mest med Train the Trainer-konceptet, men vi höll även direkta utbildningar för slutanvändarna. Utbildningsmodellen valdes ut efter antalet personal på ekonomiförvaltningen i organisationen. För att vi kunde försäkra oss om kvaliteten på utbildningarna, utnyttjade vi inlärningsinspelningar och stödmaterial utöver övningsuppgifterna, diskussionerna och fråga/svar-utrymmet. Efter varje utbildning gjorde vi en enkät, på basis av vilken vi kunde följa utbildningarnas effektivitet dvs. nivån på inlärningen.

Tillräckligt stöd även efter att projektet avslutats

Till slut ännu några ord om hantering av förändringen efter ibruktagandet. Med tanke på att möta målen för projektets effektivitet samt på hur arbetet går smidigt är det viktigt att erbjuda tillräckligt stöd i samband med ibruktagandet och efter det. I Palkeet stöder vi inlärning efter ibruktagandet genom att dagligen organisera stödkliniker som är öppen för alla under veckorna efter ibruktagandet. Stödklinikerna erbjuder användarna ett lätt sätt att få svar på frågorna som lyfts fram i och med ibruktagandet. För att säkerställa smidighet i arbetet och tillräckligt kunnande gör vi en enkät om kunnandet några månader efter ibruktagandet av projektet, och ifall det framkommer brister i kunnandet, organiserar vi efterutbildning eller annat stöd vid behov.

Syftet med denna bloggserie är att ta upp sådant som är kritiskt för en transformation av ekonomiförvaltningen samt att dela med sig av praktiska råd och erfarenheter gällande genomförandet av en transformation.

Skribenten arbetar som utvecklingschef för ekonomiförvaltningen och är projektchef för S/4HANA-projektet (Ässä-projektet) för utveckling av ekonomiförvaltningen.

Denna blogg har skrivits i samarbete med Niina Andersin, projektledare för hantering av förändringar i Ässä-projektet.

Bloggförfattare

Suvi Allan