Vid genomförandet av transformationsprojektet kommer vi äntligen till saken – att förverkliga den målbild som fastställts. Då genomförandet inleds, åtar projektets leverantör ofta sig att leda utvecklingen av det tekniska förverkligandet. Det innebär inte att den organisation som har beställt projektet kan inta en åskådarplats och bara följa hur projektet genomförs. Tvärtom kräver genomförandet snarare att projektchefen hos den organisation som har beställt projektet aktivt tar kontroll över förverkligandet så att det kan säkerställas att processen följer den överenskomna tidtabellen.

I början av projektets genomförande är det viktigt att tillsammans med projektaktören precisera projektplanen och engagera alla parter i den. Alla personer som deltar i projektet och projektets intressentgrupper ska ha en tydlig uppfattning om projektets mål, tidtabell, uppgifter och kritiska stig samt om projektets beroendeförhållanden. Det är bra att göra en intressentgruppskarta för att identifiera intressentgrupperna. Detta hjälper till att säkerställa att kommunikationen genomförs i tillräckligt vid utsträckning. Intressentgruppskartan fungerar även som grund för att sprida ändringen. Jag behandlar genomförandet av ändringen i sista delen av min bloggserie.

Uppföljning, hantering och resurssättning

Då projektplanen har finslipats och godkänts av projektets styrgrupp ska man aktivt följa upp hur den genomförs och på ett förutsägande sätt sträva efter att lösa utmaningar man stöter på. Även här är ett bra samarbete mellan kundens och leverantörens projektchefer viktigt. I alla stora transformationsprojekt framkommer det saker och utmaningar som man inte kunnat förutse. Det är kritiskt för genomförandet hur man löser dem. Målet är att vara så lösningsinriktad som möjligt, inte fokusera på varför något har inträffat.  Det innebär inte att man inte ska gå igenom händelsen och lära sig av den för att i fortsättningen kunna undvika likadana utmaningar, men för framskridandet av genomförandet måste man prioritera främjandet av saken. För att följa upp genomförandet genomförde vi även ett Power BI-arbetsbord i Palkeet via vilket man får uppdaterad information om hur projektet framskrider.  

En annan viktig sak är hanteringen av projektets omfattning (scope). Då projektets genomförande framskrider är det vanligt att organisationens förståelse för projektets situation och de möjligheter som systemet erbjuder ökar och att nya krav då kommer fram. För att projektet ska lyckas och för tidtabellens del är det viktigt att säkerställa att projektets omfattning inte blir för stor. För att hantera förändringsförslagen och därmed även projektets omfattning är det bra att fastställa en officiell process som projektet följer. I Palkeet tog vi i bruk en modell med godkännande i tre steg för projekten. Godkännandets olika nivåer är fästa till förändringsförslagens omfattning – på så sätt säkerställer vi att man kan fatta smidiga beslut på ett kontrollerat sätt så att helheten inte växer för mycket.

I genomförandefasen bör man även fästa uppmärksamhet vid projektets resurser. För ofta ser man att den organisation som beställt projektet inte fäster tillräckliga resurser vid projektet utan förväntar sig att projektarbetet sköts vid sidan av det övriga jobbet.

Stora transformationsprojekt är arbetsamma att genomföra och om man inte reserverar tillräckligt med tid för den egna organisationens nyckelpersoner att fokusera på projektuppgifterna syns det snabbt i tidtabellerna och i framskridandet. Vid Palkeet fäste vi åtta personer med full arbetstid till projektet och dessutom deltar flera experter i projektet. För deras del har vi säkerställt att de kan prioritera projektuppgifterna i sitt dagliga jobb. I vårt projektteam har alla ett utsett ansvarsområde för vars genomförande de ansvarar tillsammans med leverantörens nyckelpersoner.  Det är även en fördel att ha ett heltidsanställt projektteam med tanke på hanteringen av helheten. Projektteamet har en bra uppfattning om genomförandet och de kan således stöda projektchefen bl.a. i beslut som gäller förändringsförslag och de kan å egen del säkerställa att projektets mål uppfylls. I resurssättningen för projektet bör man även beakta beroendeförhållanden mellan olika projekt och de ska hanteras aktivt för att man ska kunna minimera risker som beror på beroendeförhållandena.

I stora transformationsprojekt deltar ofta flera leverantörer. Hanteringen av denna mångleverantörsmiljö är en av de viktigaste uppgifterna för projektchefen i beställarorganisationen. Hanteringen underlättas av tydligt fastställda roller och ansvar som man bör gå igenom tillsammans med alla parter genast då genomförandet av projektet inleds. Vid Palkeet fastställde vi leverantörernas ansvar redan vid anskaffningen och ansvarstabellen var en del av anbudet. En tydlig ansvarstabell är ett av de viktigaste metoderna att minska på ansvarsflykten mellan leverantörerna. Vi har även representanter för alla nyckelleverantörer i styrgruppen. På så sätt kan vi engagera alla leverantörer i projektets gemensamma mål.    

En kunnig styrgrupp och kvalitetsauditering säkerställer kvaliteten 

Till sist ännu några ord om styrgruppsarbetet och säkerställandet av kvaliteten. Styrgruppen spelar en viktig roll i stora projekt. Därför bör man noga överväga styrgruppens sammansättning. Till styrgruppen ska man välja personer med en tillräcklig och relevant erfarenhet som inom ramarna för sina roller kan säkerställa att projektet lyckas. I styrgruppen ska det även finnas representanter för de viktigaste intressentgrupperna.

En bra styrgruppsverksamhet är mycket viktig för att projektet ska lyckas och utöver ett noggrant val av personer är det bra att under styrgruppens första möte gå igenom styrgruppens uppgifter och arbete. 

Detta tänker man ofta inte på i mindre projekt, men en välfungerande styrgrupp förbättrar klart möjligheterna för projektet att lyckas.

Ett annat sätt att säkerställa att projektet lyckas är kvalitetsauditeringar utförda av tredje parter. Många leverantörer genomför själv sin kvalitetssäkring under projektet, men jag anser att i kvalitetsauditeringar utförda av tredje parter är ett bra sätt att säkerställa att projektet lyckas. Hos Palkeet genomför vi en kvalitetsauditering utförd av tre utomstående utvärderare. Den första utfördes redan vid anskaffningen för att säkerställa att vi har beredskap att inleda projektet. Den andra kvalitetsauditeringen gjordes i början av genomförandet av projektet med målet att säkerställa att grunden för projektet är i skick. Den tredje kvalitetsauditeringen utförs innan ibruktagandet och målet med den sista auditeringen är att säkerställa att ibruktagandet lyckas. Det är bra att gå igenom resultaten från kvalitetsauditeringen med alla leverantörer. På så sätt förbättrar man transparensen i projektets status och man kan tillsammans göra en verksamhetsplan för att lösa de saker som lyfts fram.

Genomförandefasen är ofta utmanande och det kommer fram saker som man måste kunna lösa i snäv tidtabell. Här hjälper det med ett gott samarbete, lösningsinriktat tänkesätt och transparens mellan alla projektleverantörer för att nå ett lyckat slutresultat.

Syftet med denna bloggserie är att ta upp sådant som är kritiskt för en transformation av ekonomiförvaltningen samt att dela med sig av praktiska råd och erfarenheter gällande genomförandet av en transformation.

Skribenten arbetar som utvecklingschef för ekonomiförvaltningen och är projektchef för S/4HANA-projektet (Ässä-projektet) för utveckling av ekonomiförvaltningen.

Bloggförfattare

Suvi Allan